Cabinet comptable · Comptes annuels
Établissement des comptes annuels
Établissez les comptes annuels de chaque client de la même façon, de la demande de clôture au dépôt, sans courir après les pièces ou les signatures par e-mail. Le client partage les pièces et approuve les comptes via un seul lien public, et rien n'est envoyé au client avant l'approbation de l'associé.
- Durée: 6 à 8 semaines
- Fréquence: Une fois par an pour chaque client
- Étapes: 9 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Les pièces de clôture arrivent pendant des mois, et le dossier s'arrête sans cesse.
Les comptes partent chez le client avant que l'associé les ait regardés.
Le dirigeant reçoit des comptes sans aucune explication.
Les comptes signés reviennent par courrier, ou ne reviennent pas.
Avec le modèle
Le client coche chaque pièce sur un seul lien, et les manques se voient avant le début des travaux.
Les comptes attendent au contrôle d'approbation de l'associé.
Un agent IA rédige une synthèse en langage simple, et le chef de mission la corrige.
Le dirigeant approuve via le lien public et y partage les comptes signés.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
L'exercice du client se termine. Le chef de mission lance une exécution avec le nom du client, la date de clôture et la date limite de dépôt.
- 1
Envoyer la demande de clôture
Semaine 1Chef de mission · Équipe
Envoyez au client la checklist de clôture adaptée à son activité avec le lien public de l'exécution, et convenez de la date à laquelle les pièces seront prêtes.
Checklist
- La checklist correspond à l'activité
- Lien public envoyé au dirigeant
- Comptes de l'an dernier au dossier
Champs à remplir
- Nom du client (obligatoire)
- Date de clôture (obligatoire)
- Date limite de dépôt (obligatoire)
- 2
Partager les pièces de clôture
Semaines 1 à 3Dirigeant du client · Lien public
Via le lien public, le client coche chaque pièce dès qu'elle est prête, partage un lien vers le dossier et répond aux questions de l'exercice sur l'entreprise.
Checklist
- Relevés bancaires et d'emprunts à la clôture
- Inventaire des stocks à la clôture
- Créances clients et dettes fournisseurs en cours
- Immobilisations achetées ou cédées dans l'année
Champs à remplir
- Lien vers les pièces de clôture (obligatoire)
- Changements dans l'entreprise cette année (obligatoire)
- 3
Établir le projet de comptes
Semaines 3 à 5Collaborateur comptable · Équipe
Passez les écritures de clôture, justifiez chaque compte de bilan et établissez le projet de comptes avec les feuilles maîtresses. S'il manque des pièces, marquez l'exécution comme bloquée et notez lesquelles.
Checklist
- Comptes de bilan justifiés
- Charges à payer, charges constatées d'avance et amortissements passés
- Stocks et en-cours évalués
- Comparatifs conformes à l'an dernier
Champs à remplir
- Lien vers le projet de comptes (obligatoire)
- Lien vers le dossier de travail (obligatoire)
- Résultat avant impôt (obligatoire)
- Estimations et ajustements clés (obligatoire)
- 4
Rédiger la synthèse pour le client
Semaine 5Rédacteur de synthèses · Agent IA
Le rédacteur de synthèses rédige une synthèse de l'exercice en langage simple : le résultat, les principaux changements par rapport à l'an dernier et les points à aborder.
Champs à remplir
- Brouillon de la synthèse (obligatoire)
Contrôle humain: Le chef de mission corrige la synthèse à l'étape 5, avant que l'associé approuve les comptes à l'étape 6.
- 5
Réviser les comptes
Masqué sur le lien publicSemaine 5Chef de mission · Équipe
Révisez les comptes, le dossier de travail et les estimations, levez les points de revue avec le collaborateur et corrigez la synthèse.
Checklist
- Points de revue levés avec le collaborateur
- Estimations étayées dans le dossier de travail
- Synthèse corrigée
Champs à remplir
- Points de revue
- 6
Approuver les comptes pour le client
Masqué sur le lien publicSemaine 6Associé · Équipe
Lisez les comptes et les points de revue, et approuvez les comptes avant leur envoi au client.
Checklist
- Comptes conformes au dossier de travail
- Annexe complète
- Continuité d'exploitation appréciée
Champs à remplir
- Notes de l'associé
Approbation: Les comptes ne partent pas chez le client tant que l'associé ne les a pas approuvés.
- 7
Présenter les comptes au client
Semaine 6Chef de mission · Équipe
Envoyez les comptes approuvés et la synthèse, parcourez-les avec le dirigeant lors d'un rendez-vous et notez ses questions.
Checklist
- Comptes et synthèse envoyés
- Rendez-vous tenu
Champs à remplir
- Date du rendez-vous (obligatoire)
- Questions du client
- 8
Approuver et signer les comptes
Semaines 6 à 7Dirigeant du client · Lien public
Via le lien public, le dirigeant confirme qu'il approuve les comptes envoyés par le chef de mission à l'étape 7, enregistre la date d'approbation et partage un lien vers les comptes signés et la lettre d'affirmation.
Champs à remplir
- Date d'approbation (obligatoire)
- Signé par (obligatoire)
- Lien vers les comptes signés (obligatoire)
- 9
Déposer les comptes et clôturer l'exercice
Semaine 7Collaborateur comptable · Équipe
Vérifiez les signatures, déposez les comptes là où le client y est tenu, reportez les soldes sur le nouvel exercice et archivez le dossier de travail.
Checklist
- Comptes signés vérifiés
- Comptes déposés si requis
- Soldes reportés
- Dossier de travail archivé
Champs à remplir
- Date de dépôt
- Référence du dépôt
Terminé quand
Le dirigeant a approuvé et signé les comptes, ils sont déposés là où c'est requis, et les soldes sont reportés sur le nouvel exercice.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Rédacteur de synthèses
Rédige une synthèse en langage simple des comptes annuels pour le client.
Ce qu'il fait
- Lit le résultat, les estimations et les changements saisis dans l'exécution
- Suit le format indiqué dans les instructions de son étape
- Rédige le brouillon de la synthèse dans son étape
- Termine son étape pour que la revue puisse commencer
Contrôle humain: Le chef de mission corrige la synthèse à l'étape 5, avant que l'associé approuve les comptes à l'étape 6.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Envoyez une checklist de clôture adaptée à l'entreprise, et laissez le client cocher et partager chaque pièce au même endroit. L'étape 1 envoie la checklist avec le lien public, et à l'étape 2 le client la complète et répond aux questions de l'exercice.
Séparez la revue détaillée du chef de mission de l'approbation de l'associé. À l'étape 5, le chef de mission lève les points de revue avec le collaborateur, et l'étape 6 est un contrôle d'approbation où l'associé approuve les comptes avant que le client ne les voie.
Enregistrez chaque approbation sur les comptes eux-mêmes, avec nom et date. L'étape 6 enregistre l'approbation de l'associé, et à l'étape 8 le dirigeant enregistre la date d'approbation, son nom et le lien vers les comptes signés.
Laissez l'IA rédiger une synthèse en langage simple à partir des chiffres et des estimations, et faites-la vérifier par une personne. À l'étape 4, le rédacteur de synthèses rédige le texte, et à l'étape 5 le chef de mission le corrige avant qu'il parte avec les comptes.
Menez la clôture de chaque client dans sa propre exécution, avec la date de clôture et la date limite de dépôt notées dès le premier jour. L'étape 1 enregistre les deux dates, et les exécutions montrent quels clients attendent des pièces, une revue ou la signature du dirigeant.
Faites des comptes signés une partie obligatoire de l'étape d'approbation du client. À l'étape 8, le dirigeant ne peut pas terminer l'étape sans le lien vers les comptes signés, et à l'étape 9 le collaborateur vérifie les signatures avant le dépôt.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.