Cabinet de recrutement · Conformité
Demande RGPD d'un candidat
Répondez à temps et complètement quand un candidat demande à accéder à ses données personnelles, à les rectifier ou à les effacer. Le candidat confirme via un lien public ce que couvre sa demande, chaque outil est fouillé, et rien n'est envoyé ni effacé avant que le délégué à la protection des données approuve la réponse.
- Durée: Jusqu'à un mois
- Fréquence: Pour chaque demande RGPD d'un candidat
- Étapes: 10 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Les demandes arrivent dans la boîte mail d'un recruteur et sont oubliées.
Quelqu'un fouille la base et passe à côté de vieux e-mails et de tableurs.
Des données sont effacées avant que quiconque vérifie ce qui doit être conservé.
Chaque réponse est rédigée en partant de zéro.
Avec le modèle
Chaque demande est enregistrée avec son échéance le jour où elle arrive.
La recherche couvre chaque outil et chaque client à qui le candidat a été présenté.
Rien n'est effacé avant que le délégué à la protection des données approuve la réponse.
Un agent IA rédige la réponse à partir des constats, et le délégué à la protection des données la vérifie.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Un candidat demande à accéder aux données personnelles que vous détenez sur lui, à les rectifier ou à les effacer. Le délégué à la protection des données lance une exécution avec la demande et sa date de réception.
- 1
Enregistrer la demande
Jour 1Délégué à la protection des données · Équipe
Notez qui fait la demande, de quel type elle est et quand elle est arrivée, fixez l'échéance de réponse et envoyez le lien public au candidat.
Checklist
- Réception confirmée au candidat
- Lien public envoyé au candidat
Champs à remplir
- Nom du candidat (obligatoire)
- Type de demande (obligatoire)
- Date de réception (obligatoire)
- Réponse due le (obligatoire)
- 2
Le candidat confirme sa demande
Jours 1 à 3Candidat · Lien public
Via le lien public, le candidat confirme ce que couvre sa demande et sous quelles adresses e-mail et quels numéros il peut figurer dans vos fichiers, pour que chaque donnée soit retrouvée.
Checklist
- Contenu de la demande confirmé
- Coordonnées pour la réponse confirmées
Champs à remplir
- Ce que couvre la demande (obligatoire)
- Adresses e-mail utilisées (obligatoire)
- Numéros de téléphone utilisés
- 3
Vérifier l'identité du candidat
Jours 2 à 4Délégué à la protection des données · Équipe
Assurez-vous que la personne qui demande est bien le candidat, si possible avec des informations que vous détenez déjà, avant toute recherche ou communication.
Checklist
- Identité confirmée avec les informations du dossier
- Pas plus de pièces d'identité demandées que nécessaire
Champs à remplir
- Comment l'identité a été vérifiée (obligatoire)
- 4
Retrouver les données du candidat dans chaque outil
Semaine 1Coordinateur recrutement · Équipe
Fouillez le logiciel de recrutement, les boîtes mail, les dossiers partagés, les tableurs et les comptes de jobboards, et listez ce que vous détenez, où, et quels clients l'ont reçu.
Checklist
- Logiciel de recrutement fouillé
- Boîtes mail et dossiers partagés fouillés
- Tableurs et comptes de jobboards fouillés
Champs à remplir
- Données trouvées et emplacement (obligatoire)
- Clients à qui le candidat a été présenté
- 5
Décider ce qui doit être conservé
Semaine 2Délégué à la protection des données · Équipe
Pour chaque donnée, décidez si elle doit être conservée pour une raison légale, comme un litige en cours ou des obligations fiscales, ou si elle peut être rectifiée ou effacée comme demandé.
Checklist
- Raisons légales de conservation vérifiées
- Clients à prévenir listés
Champs à remplir
- Données à conserver et raison (obligatoire)
- Données à rectifier ou effacer (obligatoire)
- 6
Rédiger la réponse
Semaine 2Rédacteur de réponses · Agent IA
Le rédacteur de réponses rédige la réponse à partir de la demande, des données trouvées et des décisions de l'étape 5 : ce que vous détenez et pourquoi, qui l'a reçu, et ce que vous rectifiez ou effacez.
Champs à remplir
- Brouillon de réponse (obligatoire)
Contrôle humain: Le délégué à la protection des données vérifie le brouillon au regard des données trouvées et l'approuve à l'étape 7.
- 7
Approuver la réponse
Semaine 2Délégué à la protection des données · Équipe
Vérifiez le brouillon au regard des données trouvées, retirez tout ce qui concerne d'autres personnes et approuvez-le.
Checklist
- Chaque outil de l'étape 4 couvert
- Aucune donnée sur d'autres personnes dans la réponse
- Échéance encore tenable
Approbation: Rien n'est effacé ni envoyé au candidat avant que le délégué à la protection des données approuve la réponse.
- 8
Rectifier ou effacer les données
Semaines 2 à 3Coordinateur recrutement · Équipe
Faites dans chaque outil les rectifications et effacements approuvés, et prévenez les clients qui ont reçu les données du candidat quand c'est nécessaire.
Checklist
- Changements faits dans chaque outil
- Clients prévenus quand nécessaire
- Mention ne pas contacter conservée si le candidat l'a demandé
Champs à remplir
- Terminé le (obligatoire)
- 9
Envoyer la réponse
Avant l'échéanceDélégué à la protection des données · Équipe
Envoyez la réponse approuvée au candidat de façon sécurisée avant l'échéance, et notez quand elle est partie.
Checklist
- Envoyée de façon sécurisée
- Envoyée avant l'échéance
Champs à remplir
- Réponse envoyée le (obligatoire)
- 10
Le candidat confirme la réception
Après la réponseCandidat · Lien public
Via le lien public, le candidat confirme qu'il a reçu la réponse, ou note ce qui lui semble manquer.
Champs à remplir
- Réponse reçue (obligatoire)
- Ce qui manque
Terminé quand
Le candidat a reçu la réponse approuvée avant l'échéance, les rectifications et effacements sont faits dans chaque outil, et l'exécution garde la trace de ce qui a été fait et pourquoi.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Rédacteur de réponses
Rédige la réponse au candidat à partir de la demande, des données trouvées et des décisions enregistrées dans l'exécution.
Ce qu'il fait
- Lit la demande, les données trouvées et ce qui est conservé
- Suit le plan de réponse indiqué dans les instructions de son étape
- Rédige le brouillon de réponse dans son étape
- Signale toute partie de la demande restée sans réponse
Contrôle humain: Le délégué à la protection des données vérifie le brouillon au regard des données trouvées et l'approuve à l'étape 7.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Enregistrez la demande le jour où elle arrive, vérifiez qui la fait et fouillez chaque outil avant de répondre. Les étapes 1 à 4 enregistrent la demande, recueillent les informations du candidat via le lien public, vérifient son identité et listent chaque donnée détenue.
Listez chaque endroit où se trouvent les données du candidat, y compris les boîtes mail et les clients à qui vous les avez envoyées, avant d'effacer quoi que ce soit. L'étape 4 recense les données et les clients, et l'étape 8 fait les effacements approuvés et prévient les clients quand c'est nécessaire.
Fixez l'échéance le jour de réception, en général un mois selon le RGPD, et gardez-la en vue dans l'exécution. L'étape 1 enregistre la date de réception et l'échéance, et l'étape 7 vérifie le délai avant d'approuver la réponse.
Vérifiez pour chaque donnée s'il existe une raison légale de la conserver avant de la rectifier ou de l'effacer. À l'étape 5, le délégué à la protection des données note ce qui reste et pourquoi, et la réponse rédigée à l'étape 6 l'explique au candidat.
Laissez l'IA rédiger la réponse à partir de ce que votre équipe a trouvé et décidé, et faites-la vérifier par le délégué à la protection des données. Le rédacteur de réponses rédige la réponse à l'étape 6, et l'étape 7 est un contrôle d'approbation avant tout envoi ou effacement.
Utilisez autant que possible des informations que vous détenez déjà, plutôt que de demander de nouvelles pièces d'identité. L'étape 3 enregistre comment le délégué à la protection des données a vérifié le candidat, avant que l'étape 4 ne cherche la moindre donnée.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.