Cette semaine, davantage de travail peut arriver dans OKiDO sans que quelqu’un ait à le recopier depuis un formulaire ou un compte rendu de réunion. Les formulaires de demande transforment les réponses reçues en tâches, et une nouvelle connexion à Fathom rassemble les actions issues de réunions enregistrées dans une file de vérification.
Nous avons aussi clarifié les règles qui encadrent ce travail. Vous pouvez définir les exigences d’une colonne du tableau, suivre l’état des approbations et examiner le travail de l’IA associé à une tâche.
Transformez les demandes en tâches prêtes à traiter
Vous pouvez créer un formulaire de demande à partir des champs d’un ou de plusieurs smart labels, puis le partager en interne ou avec des clients et partenaires. Chaque envoi devient une tâche dans la colonne de votre choix : les réponses sont renseignées dans les labels, l’auteur de la demande et le formulaire sont enregistrés, et les responsables du formulaire et du projet reçoivent une notification. Les liens vers des formulaires publics sont disponibles avec les offres payantes.
Configurez vos formulaires dans Paramètres du projet, Formulaires de demande. Un nouvel onglet Formulaires rassemble tous les formulaires du projet, avec les options Remplir et Copier le lien pour tous, ainsi que Nouveau formulaire et Modifier pour les responsables du projet. Le tableau affiche aussi chaque formulaire sous Ajouter une tâche, dans la colonne qui reçoit les demandes. Vous pouvez attribuer aux demandes entrantes un responsable, une équipe et une priorité.
D’autres commandes du tableau aident votre équipe à préparer le travail pour l’étape suivante :
Définissez des règles de colonne pour rendre obligatoires certains champs de tâche, labels ou champs de smart labels, et choisissez qui peut déplacer des tâches dans une colonne. Tout déplacement non conforme est annulé, avec une explication. Le sélecteur de champs regroupe désormais les champs des labels dans une liste plus courte et plus facile à utiliser.
Choisissez les labels par défaut du projet, ou créez-en un avec des champs, dans Paramètres du projet, Labels. Les nouvelles tâches sont créées avec ces labels et leurs champs vides ; vous pouvez les retirer de chaque tâche individuellement.
Déplacez une tâche vers une autre organisation en choisissant son projet et son étape de destination. Avant de confirmer, vous verrez qui perdrait l’accès et quels labels, sprint, jalon ou dépendances ne seront pas conservés. Les personnes qui suivent la tâche sans être membres de l’organisation de destination cessent de la suivre, et son créateur, s’il n’en est pas membre, ne reçoit plus les notifications de fin ou d’approbation.
Lorsque vous déplacez une tâche vers un autre projet, ses sous-tâches la suivent désormais dans la même étape au lieu de rester dans le projet d’origine. Le sélecteur Bloquée par trouve aussi les sous-tâches à tous les niveaux, affiche leurs tâches parentes, garde les tâches terminées à part sauf demande contraire et signale clairement les échecs de recherche.
Planifiez les lancements et donnez tout leur poids aux approbations
Les modèles de projet peuvent désormais calculer les échéances à rebours à partir d’une date de lancement ou de fin. Définissez des décalages pour les tâches, par exemple 10 jours avant le lancement, puis indiquez la date lors de la création du projet. Les jalons sont signalés à risque lorsque le travail restant estimé et les dépendances ne permettent plus de respecter leur échéance, ou en retard lorsque la date est dépassée et qu’il reste du travail à terminer. Ces indications apparaissent dans les vues des jalons et des projets, vous pouvez filtrer les jalons à risque, et les responsables du jalon et du projet sont avertis.
Vous pouvez demander l’approbation de plusieurs personnes à la fois sans changer le responsable de la tâche. Chaque personne sollicitée doit se prononcer, peut laisser une note et peut être sollicitée à nouveau après des modifications. Vous ne pouvez ni approuver votre propre demande ni terminer la tâche par un autre moyen tant que l’approbation est en attente. Les états d’approbation sont visibles dans les tableaux, les listes, les sprints et les jalons ; Mes tâches affiche aussi les décisions qui vous attendent. Approuver une tâche d’approbation la termine désormais et débloque le travail qui en dépend.
Les points de validation des SOP bloquent désormais les étapes suivantes, les agents IA et les automatisations jusqu’à ce que le nombre requis de personnes ait donné son approbation. Les approbateurs peuvent approuver, demander des modifications ou refuser depuis la page d’exécution. Les agents peuvent demander l’approbation d’une tâche, mais ne peuvent pas se prononcer. Ils attendent aussi l’accord d’une personne avant d’envoyer un e-mail ou d’écrire dans une application connectée, y compris pour les agents existants, et ne peuvent pas effectuer d’action externe sur une tâche bloquée par une autre. La lecture dans les applications connectées ne nécessite aucune approbation ; les administrateurs peuvent exempter certains outils d’écriture pour un agent donné.
Acheminez les actions de suivi des réunions vers le bon projet
Connectez Fathom dans Paramètres > Réunions pour examiner les actions issues de réunions enregistrées. Une icône Réunions dans la barre supérieure vous signale les éléments à traiter ; sur la page d’une réunion, vous pouvez accepter une action dans un projet de n’importe laquelle de vos organisations ou l’écarter, avec un lien vers le passage correspondant de l’enregistrement. Un même compte Fathom fonctionne dans toutes vos organisations, car l’organisation est choisie avec le projet. Vous pouvez aussi importer les réunions des 7, 14, 30 ou 90 derniers jours ; les actions ajoutées manuellement à d’anciennes réunions attendent votre validation au lieu de devenir immédiatement des tâches.
Les actions attribuées à des collègues apparaissent dans leurs listes de vérification, tandis que celles destinées à des personnes extérieures à vos organisations deviennent des actions de suivi pour vous. Les actions ajoutées manuellement dans de nouvelles réunions deviennent directement des tâches. Si plusieurs collègues ont enregistré la même réunion, OKiDO fusionne les enregistrements et n’affiche chaque action qu’une seule fois. La détection des doublons et les suggestions de projets consomment une petite quantité de tokens IA de l’organisation. Les imports fonctionnent aussi lorsque vos adresses e-mail Fathom et OKiDO diffèrent : OKiDO identifie votre compte Fathom à partir de votre nom ou vous demande de le préciser, et reconnaît les collègues invités avec leur adresse Fathom.
Les pages de réunion comprennent désormais le résumé de Fathom, les passages marqués et une transcription que seuls les participants peuvent ouvrir. Transformez un passage clé ou une ligne de transcription en action en un clic, ou rédigez la vôtre. La recherche retrouve les titres et les résumés des réunions, et votre assistant IA peut rechercher des réunions et accepter des actions dans le chat OKiDO ou via MCP, mais il ne peut accéder à une réunion qu’à la demande d’un participant. Les paramètres présentent d’autres outils de prise de notes dont la prise en charge est prévue et vous permettent de nous indiquer lesquels ajouter en priorité. Si l’accès à Fathom cesse de fonctionner, une vérification quotidienne de la connexion déclenche une notification et affiche un bouton Reconnecter.
Voyez ce que l’IA a fait et contrôlez ses prochaines actions
Chaque tâche dispose désormais d’un onglet Travail de l’IA toujours visible à côté de Commentaires et Activité. Il affiche les exécutions d’agents propres à la tâche, les fichiers produits et les personnes ayant approuvé ou refusé les actions des agents, avec un compteur lorsqu’il y a du travail et une explication dans le cas contraire. Cela inclut le travail effectué par les runners clients et rattache les exécutions antérieures à leurs tâches. L’onglet Activité ne confond plus les exécutions récentes de l’ensemble du projet avec celles de votre tâche.
De nouveaux outils MCP permettent aux assistants de lister, créer, modifier et soumettre des formulaires de demande, ainsi que de créer des projets à partir de modèles. Ils peuvent remplir les champs de smart labels avec add_label, consulter le travail de l’IA d’une tâche avec get_task, récupérer l’état de risque d’un jalon et définir des règles de colonne avec les outils de gestion des étapes.
Vous pouvez importer des compétences depuis une archive zip sur la page Compétences. Votre navigateur la vérifie avant l’envoi, repère les dossiers contenant SKILL.md, vous laisse choisir les compétences à importer et dresse la liste des scripts, programmes et fichiers binaires ignorés. De même, les imports GitHub récupèrent les fichiers texte plutôt que les fichiers exécutables ou binaires. Les fichiers de compétences refusés sont désormais accompagnés d’une explication, l’import de longs fichiers SKILL.md fonctionne, les noms et versions en double donnent lieu à un message clair, et les descriptions s’affichent sur deux lignes lorsque vous ajoutez une compétence à un agent.
Le suivi des tokens IA inclut désormais les recherches en mémoire, les enregistrements en mémoire et le nettoyage nocturne des doublons. Les exécutions d’agents, les réponses de Copilot dans les commentaires des tâches et les traitements de Capability Factory comptabilisent les tokens utilisés avant un échec ; les traitements de codage comptabilisent chaque tentative de correction ou de repli à partir des tokens mesurés. Les agents utilisant le modèle par défaut OpenAI Sol 6.1 fonctionnent à nouveau, et les agents et chats utilisant des modèles de raisonnement appellent désormais les outils selon les exigences de chaque modèle tout en conservant le raisonnement entre les étapes.
Des sprints, une prise en main et un quotidien plus fluides
Faire glisser une carte entre deux autres dans une colonne de sprint ajoute désormais la tâche au sprint en cours, enregistre le déplacement dans l’activité et active les agents qui surveillent les modifications de tâches. Les tâches rejoignent le sprint en cours de leur propre projet ou équipe, et non un autre sprint de l’organisation. La clôture d’un sprint met immédiatement à jour son état et le nombre de tâches restantes, et la page Sprints ouvre le sprint suivant. Les exécutions réalisées par des personnes affichent En cours après leur première étape terminée.
Les nouveaux comptes bénéficient d’un parcours de prise en main guidé par vidéo, avec des liens vers la documentation et des étapes qui se valident au fur et à mesure de vos actions, quel que soit l’ordre. Vous pouvez passer les étapes inutiles, et toute étape inachevée indique ce qu’il reste à faire. Le parcours respecte les limites de l’offre : les comptes gratuits voient l’essai PRO avant la configuration du projet et de l’équipe, les clients payants ne voient pas d’étape d’essai, et les détails de l’offre se trouvent dans Paramètres de l’organisation, Offres. Les nouvelles organisations ne sont plus créées avec 20 pages de Playbook qui consomment le quota de documents de l’offre Starter.
La langue de votre page d’inscription ou de votre navigateur est désormais reprise dans votre compte, le parcours de prise en main et le nom initial de l’organisation ; les clients fondateurs utilisent la langue de leur page d’achat. Les dates, les heures et les notifications, y compris celles de la boîte de réception, du navigateur et par e-mail, suivent votre paramètre de langue. Les notifications existantes conservent leur texte d’origine. Les pages accessibles sans connexion et les messages d’erreur de compte utilisent eux aussi désormais la langue de votre navigateur.
Nous avons également amélioré les traductions dans toute l’application : rôles au sein de l’organisation, résultats et filtres de recherche, types de variables d’exécution, suggestions de planification récurrente, titres des notes de réunions de sprint, mentions du demandeur dans les formulaires publics, événements d’audit, activité du dashboard, confirmation Google Tasks et noms des nouveaux chats IA. Les noms des actions IA, les libellés d’impact des outils, les compétences intégrées, les textes de Copilot et les messages d’attente d’approbation sont traduits, tandis que les descriptions des applications du catalogue MCP restent telles que leurs éditeurs les ont rédigées. La terminologie des approbations et des réunions quotidiennes en allemand, celle des approbations et des SOP en français, ainsi que la mise en page des longs libellés d’état des tâches sont désormais harmonisées. Les boutons d’approbation sont alignés et la description d’une nouvelle compétence est plus facile à lire.
Plusieurs petites corrections éliminent des interruptions. Les enregistrements et les briefings de tâches peuvent à nouveau être sauvegardés, et les briefings enregistrés peuvent être lus dans les tâches. La barre de révision du Playbook reste visible après un enregistrement ou une action, et la vue Comparer les versions renvoie les lignes longues à la ligne. Les arbres de décision affichent la réponse choisie et le nom de l’arbre. La recherche privilégie les correspondances dans les titres, même pour les tâches anciennes. Les noms de fichiers conservent leurs accents après l’envoi, le paramètre Thème reflète votre choix et l’applique immédiatement, et les noms des exécutions sont plus clairs. Les notifications de fin d’exécution arrivent dans votre boîte de réception, les notifications d’approbation des exécutions de systèmes ouvrent la bonne exécution, et les titres d’escalade ainsi que les objets des e-mails de notes de sprint ne contiennent plus de tiret long superflu.
Essayez un formulaire de demande pour votre prochain processus de réception des demandes, ou connectez Fathom pour examiner les actions de suivi d’une réunion récente. Si votre équipe s’appuie sur des approbations ou des jalons de lancement pour faire avancer le travail, utilisez les nouveaux indicateurs du tableau et des projets pour mieux repérer la prochaine décision à prendre.
