Firma de reclutamiento · Cumplimiento normativo
Solicitud RGPD de un candidato
Responde a tiempo y por completo cuando un candidato pide acceder a sus datos personales, rectificarlos o suprimirlos. El candidato confirma en un enlace público qué abarca la solicitud, se revisa cada sistema, y no se envía ni se borra nada hasta que el delegado de protección de datos aprueba la respuesta.
- Duración: Hasta un mes
- Frecuencia: Para cada solicitud RGPD de un candidato
- Pasos: 10 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
Las solicitudes llegan al buzón de un reclutador y se olvidan.
Alguien busca en la base de datos y se le escapan correos antiguos y hojas de cálculo.
Se borran registros antes de que nadie compruebe qué hay que conservar.
Cada respuesta se escribe desde cero.
Con la plantilla
Cada solicitud se registra con su plazo el mismo día que llega.
La búsqueda cubre cada sistema y cada cliente al que se presentó al candidato.
No se borra nada hasta que el delegado de protección de datos aprueba la respuesta.
Un agente de IA redacta la respuesta con lo encontrado, y el delegado de protección de datos la revisa.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Un candidato pide acceder, rectificar o suprimir los datos personales que guardas sobre él. El delegado de protección de datos inicia una ejecución con la solicitud y la fecha de entrada.
- 1
Registrar la solicitud
Día 1Delegado de protección de datos · Equipo
Registra quién la hace, qué tipo de solicitud es y cuándo llegó, fija el plazo de respuesta y envía al candidato el enlace público.
Lista de verificación
- Recepción confirmada al candidato
- Enlace público enviado al candidato
Campos que rellenar
- Nombre del candidato (obligatorio)
- Tipo de solicitud (obligatorio)
- Fecha de entrada (obligatorio)
- Responder antes del (obligatorio)
- 2
El candidato confirma la solicitud
Días 1 a 3Candidato · Enlace público
En el enlace público, el candidato confirma qué abarca la solicitud y con qué correos y teléfonos puede figurar en tus registros, para que se encuentre cada dato.
Lista de verificación
- Contenido de la solicitud confirmado
- Datos de contacto para la respuesta confirmados
Campos que rellenar
- Qué abarca la solicitud (obligatorio)
- Correos electrónicos usados (obligatorio)
- Teléfonos usados
- 3
Verificar la identidad del candidato
Días 2 a 4Delegado de protección de datos · Equipo
Comprueba que quien lo pide es el candidato, con datos que ya tienes siempre que puedas, antes de buscar o compartir nada.
Lista de verificación
- Identidad confirmada con datos del expediente
- No se han pedido más documentos de los necesarios
Campos que rellenar
- Cómo se verificó la identidad (obligatorio)
- 4
Localizar los datos del candidato en cada sistema
Semana 1Coordinador de selección · Equipo
Revisa el sistema de gestión de candidatos, los buzones, las carpetas compartidas, las hojas de cálculo y las cuentas de portales de empleo, y enumera qué guardas, dónde y qué clientes lo recibieron.
Lista de verificación
- Sistema de gestión de candidatos revisado
- Buzones y carpetas compartidas revisados
- Hojas de cálculo y portales de empleo revisados
Campos que rellenar
- Datos encontrados y dónde (obligatorio)
- Clientes a los que se presentó al candidato
- 5
Decidir qué hay que conservar
Semana 2Delegado de protección de datos · Equipo
Decide en cada registro si debe conservarse por un motivo legal, como un litigio abierto o las obligaciones fiscales, o si puede rectificarse o suprimirse como se pide.
Lista de verificación
- Motivos legales de conservación revisados
- Clientes a informar enumerados
Campos que rellenar
- Datos a conservar y motivo (obligatorio)
- Datos a rectificar o suprimir (obligatorio)
- 6
Redactar la respuesta
Semana 2Redactor de respuestas · Agente de IA
El redactor de respuestas escribe la respuesta a partir de la solicitud, los datos encontrados y las decisiones del paso 5: qué guardas y por qué, quién lo recibió y qué vas a rectificar o suprimir.
Campos que rellenar
- Borrador de respuesta (obligatorio)
Revisión humana: El delegado de protección de datos revisa el borrador frente a los datos encontrados y lo aprueba en el paso 7.
- 7
Aprobar la respuesta
Semana 2Delegado de protección de datos · Equipo
Revisa el borrador frente a los datos encontrados, quita todo lo que se refiera a otras personas y apruébalo.
Lista de verificación
- Cada sistema del paso 4 cubierto
- Sin datos de otras personas en la respuesta
- El plazo aún se puede cumplir
Aprobación: No se borra nada ni se envía nada al candidato hasta que el delegado de protección de datos aprueba la respuesta.
- 8
Rectificar o suprimir los datos
Semanas 2 a 3Coordinador de selección · Equipo
Haz en cada sistema las rectificaciones y supresiones aprobadas, e informa a los clientes que recibieron los datos del candidato cuando corresponda.
Lista de verificación
- Cambios hechos en cada sistema
- Clientes informados cuando corresponde
- Nota de no contactar guardada si el candidato lo pidió
Campos que rellenar
- Terminado el (obligatorio)
- 9
Enviar la respuesta
Antes del plazoDelegado de protección de datos · Equipo
Envía la respuesta aprobada al candidato por un medio seguro antes del plazo, y registra cuándo salió.
Lista de verificación
- Enviada por un medio seguro
- Enviada antes del plazo
Campos que rellenar
- Respuesta enviada el (obligatorio)
- 10
El candidato confirma la recepción
Tras la respuestaCandidato · Enlace público
En el enlace público, el candidato confirma que recibió la respuesta, o anota lo que cree que falta.
Campos que rellenar
- Respuesta recibida (obligatorio)
- Qué falta
Termina cuando
El candidato tiene la respuesta aprobada antes del plazo, las rectificaciones y supresiones están hechas en cada sistema, y la ejecución registra qué se hizo y por qué.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Redactor de respuestas
Escribe la respuesta al candidato a partir de la solicitud, los datos encontrados y las decisiones registradas en la ejecución.
Qué hace
- Lee la solicitud, los datos encontrados y lo que se conserva
- Sigue la estructura de respuesta de las instrucciones de su paso
- Escribe el borrador de respuesta en su paso
- Señala cualquier parte de la solicitud que quede sin responder
Revisión humana: El delegado de protección de datos revisa el borrador frente a los datos encontrados y lo aprueba en el paso 7.
Preguntas que responde esta plantilla
Registra la solicitud el día que llega, comprueba quién la hace y revisa cada sistema antes de responder. Los pasos 1 a 4 registran la solicitud, recogen los datos del candidato en el enlace público, verifican su identidad y enumeran cada dato que guardas.
Enumera cada lugar donde están los datos del candidato, incluidos los buzones y los clientes a los que los enviaste, antes de borrar nada. El paso 4 localiza los datos y los clientes, y el paso 8 hace las supresiones aprobadas e informa a los clientes cuando corresponde.
Fija el plazo el día que llega la solicitud, normalmente un mes según el RGPD, y tenlo a la vista en la ejecución. El paso 1 registra la fecha de entrada y el plazo, y el paso 7 comprueba el plazo antes de aprobar la respuesta.
Comprueba en cada registro si hay un motivo legal para conservarlo antes de rectificarlo o suprimirlo. En el paso 5 el delegado de protección de datos registra qué se queda y por qué, y la respuesta redactada en el paso 6 se lo explica al candidato.
Deja que la IA redacte la respuesta con lo que tu equipo encontró y decidió, y que el delegado de protección de datos la revise. El redactor de respuestas escribe la respuesta en el paso 6, y el paso 7 es un control de aprobación antes de enviar o borrar nada.
Usa datos que ya tienes siempre que puedas, en lugar de pedir nuevos documentos de identidad. El paso 3 registra cómo verificó el delegado de protección de datos al candidato, antes de que el paso 4 busque ningún dato.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.