Operaciones de clínica sanitaria · Cumplimiento
Renovación de licencias y certificaciones del personal
Renueva cada licencia profesional, certificado de soporte vital básico y demás acreditaciones del personal antes de que caduquen, en lugar de descubrirlo en una auditoría. El profesional registra la renovación en un enlace público, el coordinador de acreditaciones la verifica en la fuente y la gerencia de la clínica decide antes de la fecha de caducidad.
- Duración: 1 a 3 meses
- Frecuencia: Para cada licencia o certificación del personal que caduca
- Pasos: 6 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
Las fechas de caducidad están en una hoja de cálculo que nadie mira hasta la auditoría.
Se recuerda al personal por correo una y otra vez.
Las renovaciones se aceptan a partir de una fotocopia.
Una licencia caducada se descubre cuando el profesional ya ha trabajado varios turnos.
Con la plantilla
Cada renovación inicia una ejecución 90 días antes de la caducidad, con un único responsable.
El profesional registra la renovación en un enlace, y el coordinador ve cuándo está hecha.
Cada renovación se verifica en la fuente, con la fecha y la referencia registradas.
La gerencia decide antes de la fecha de caducidad, y la decisión queda registrada.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Una licencia o certificación del personal caduca en 90 días según el registro de renovaciones. El coordinador de acreditaciones inicia una ejecución con la acreditación y su fecha de caducidad.
- 1
Iniciar la renovación y enviar el enlace
90 días antes de la caducidadCoordinador de acreditaciones · Equipo
Rellena la acreditación, su fecha de caducidad actual y el puesto del profesional, y envíale por correo qué acreditación caduca, cuándo y qué pide la renovación, con el enlace público de la ejecución.
Lista de verificación
- Caducidad y enlace público enviados al profesional
- Gerencia informada de la fecha de caducidad
Campos que rellenar
- Acreditación (obligatorio)
- Fecha de caducidad actual (obligatorio)
- Puesto (obligatorio)
- Correo del profesional (obligatorio)
- 2
Renovar y compartir los nuevos datos
Días 1 a 60Profesional sanitario · Enlace público
El profesional completa la renovación con el colegio o el centro de formación. Después, en el enlace público, registra la nueva fecha de caducidad y las horas de formación, y comparte un enlace al certificado renovado.
Lista de verificación
- Curso o examen de renovación completado
- Tasa de renovación pagada
Campos que rellenar
- Nueva fecha de caducidad (obligatorio)
- Horas de formación continuada
- Enlace al certificado renovado (obligatorio)
- 3
Revisar los datos de la renovación
Al completarse el paso 2Revisor de renovaciones · Agente de IA
El revisor de renovaciones compara la nueva fecha de caducidad, las horas de formación y el enlace con los requisitos de esta acreditación, y anota lo que cuadra y lo que el coordinador aún debe comprobar.
Campos que rellenar
- Nota de revisión (obligatorio)
Revisión humana: El coordinador de acreditaciones verifica la renovación en la fuente en el paso 4.
- 4
Verificar la renovación en la fuente
Oculto en el enlace públicoEn los 2 días siguientes al paso 2Coordinador de acreditaciones · Equipo
Lee la nota del revisor y comprueba la renovación en el registro profesional o con el centro de formación. Si algo no cuadra, marca la ejecución como bloqueada y anota lo que falta.
Lista de verificación
- Estado comprobado en el registro profesional
- Los datos del certificado coinciden con el emisor
- Cada punto de la nota de revisión resuelto
Campos que rellenar
- Verificado el (obligatorio)
- Referencia de la verificación
- 5
Aprobar la renovación o cambiar el cuadrante
Oculto en el enlace público14 días antes de la caducidadGerencia de la clínica · Equipo
Aprueba la renovación verificada. Si aún no está verificada, decide si el profesional sale del cuadrante desde la fecha de caducidad, y anota cómo se cubren sus turnos.
Campos que rellenar
- Decisión (obligatorio)
- Cobertura de turnos si sale del cuadrante
Aprobación: Actualizar el registro y el cuadrante sigue bloqueado hasta que la gerencia aprueba la renovación o decide sobre el cuadrante.
- 6
Actualizar el registro y el cuadrante
Antes de la caducidadCoordinador de acreditaciones · Equipo
Registra la nueva fecha de caducidad en el registro de renovaciones y en el expediente del profesional, avisa a las aseguradoras que la tengan registrada y aplica el cambio de cuadrante si se decidió.
Lista de verificación
- Nueva fecha de caducidad en el registro
- Expediente del profesional actualizado
- Aseguradoras avisadas si hace falta
- Cuadrante cambiado si se decidió
Campos que rellenar
- La siguiente renovación empieza el (obligatorio)
Termina cuando
La renovación está verificada y la nueva fecha de caducidad está en el registro, o la gerencia ha retirado al profesional del cuadrante desde la fecha de caducidad.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Revisor de renovaciones
Comprueba los datos de la renovación con los requisitos de la licencia o certificación.
Qué hace
- Lee la acreditación, las fechas de caducidad y las horas de formación de la ejecución
- Las compara con los requisitos de las instrucciones de su paso
- Escribe una nota de revisión en su paso
- Completa su paso para que el coordinador verifique en la fuente
Revisión humana: El coordinador de acreditaciones verifica la renovación en la fuente en el paso 4.
Preguntas que responde esta plantilla
Empieza cada renovación con mucha antelación, con un único responsable y la parte del profesional en un solo lugar. El paso 1 inicia la ejecución 90 días antes de la caducidad, y el paso 6 registra cuándo empieza la siguiente renovación para que el siguiente ciclo arranque a tiempo.
Dile a cada profesional, meses antes de la caducidad, qué debe renovar, y dale un enlace para registrar la renovación. El paso 1 envía por correo los datos de caducidad con el enlace público, y en el paso 2 el profesional registra la nueva fecha de caducidad y comparte un enlace al certificado renovado.
Compruébala en la fuente, en el registro profesional o con el centro de formación, no solo con una copia. El paso 4 registra la fecha y la referencia de esa comprobación, y el coordinador marca la ejecución como bloqueada si algo no cuadra.
Decide antes de la fecha de caducidad si el profesional sigue en el cuadrante, y registra quién lo decidió. El paso 5 es un control de aprobación: actualizar el registro y el cuadrante sigue bloqueado hasta que la gerencia aprueba la renovación o retira al profesional del cuadrante desde la fecha de caducidad.
Deja que la IA compare los datos de la renovación con tus requisitos y que una persona haga la verificación. En el paso 3 el revisor de renovaciones escribe una nota sobre lo que cuadra, y en el paso 4 el coordinador de acreditaciones verifica la renovación en la fuente.
Guarda un registro por renovación con la fecha de verificación, la referencia y la decisión. Los pasos 4 y 5 registran quién verificó y quién aprobó cada renovación, y cuándo, y el paso 6 registra cuándo empieza la siguiente renovación.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.