Firma de contabilidad · Cuentas anuales
Preparación de las cuentas anuales
Prepara las cuentas anuales de cada cliente igual, de la solicitud de cierre a la presentación, sin perseguir documentos ni firmas por correo. El cliente comparte la documentación y aprueba las cuentas en un solo enlace público, y nada llega al cliente antes de que el socio lo apruebe.
- Duración: 6 a 8 semanas
- Frecuencia: Una vez al año para cada cliente
- Pasos: 9 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
La documentación de cierre llega durante meses, y el expediente se para una y otra vez.
Las cuentas llegan al cliente antes de que el socio las mire.
El director recibe unas cuentas sin ninguna explicación.
Las cuentas firmadas vuelven por correo postal, o no vuelven.
Con la plantilla
El cliente marca cada documento en un solo enlace, y las faltas se ven antes de empezar.
Las cuentas esperan en el control de aprobación del socio.
Un agente de IA redacta un resumen sencillo, y el gerente de cliente lo corrige.
El director aprueba en el enlace público y comparte ahí las cuentas firmadas.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Termina el ejercicio del cliente. El gerente de cliente inicia una ejecución con el nombre del cliente, la fecha de cierre y el plazo de presentación.
- 1
Enviar la solicitud de cierre
Semana 1Gerente de cliente · Equipo
Envía al cliente la lista de cierre para su tipo de negocio con el enlace público de la ejecución, y acuerda cuándo estará lista la documentación.
Lista de verificación
- La lista corresponde al tipo de negocio
- Enlace público enviado al director
- Cuentas del año anterior en el expediente
Campos que rellenar
- Nombre del cliente (obligatorio)
- Fecha de cierre (obligatorio)
- Plazo de presentación (obligatorio)
- 2
Compartir la documentación de cierre
Semanas 1 a 3Director del cliente · Enlace público
En el enlace público, el cliente marca cada documento cuando está listo, comparte un enlace a la carpeta y responde a las preguntas del ejercicio sobre el negocio.
Lista de verificación
- Extractos bancarios y de préstamos al cierre
- Inventario al cierre
- Facturas pendientes de cobro y de pago
- Activos comprados o vendidos este año
Campos que rellenar
- Enlace a la documentación de cierre (obligatorio)
- Cambios en el negocio este año (obligatorio)
- 3
Preparar el borrador de las cuentas
Semanas 3 a 5Contador · Equipo
Registra los ajustes de cierre, concilia cada cuenta de balance y prepara el borrador de las cuentas con sus detalles. Si falta documentación, marca la ejecución como bloqueada y anota cuál.
Lista de verificación
- Cuentas de balance conciliadas
- Provisiones y depreciación registradas
- Existencias y obra en curso valoradas
- Las cifras comparativas cuadran con el año anterior
Campos que rellenar
- Enlace al borrador de las cuentas (obligatorio)
- Enlace a los papeles de trabajo (obligatorio)
- Resultado antes de impuestos (obligatorio)
- Juicios y ajustes clave (obligatorio)
- 4
Redactar el resumen para el cliente
Semana 5Redactor de resúmenes · Agente de IA
El redactor de resúmenes redacta un resumen del ejercicio en lenguaje sencillo: el resultado, los cambios principales respecto al año anterior y los puntos a tratar.
Campos que rellenar
- Borrador del resumen (obligatorio)
Revisión humana: El gerente de cliente corrige el resumen en el paso 5, antes de que el socio apruebe las cuentas en el paso 6.
- 5
Revisar las cuentas
Oculto en el enlace públicoSemana 5Gerente de cliente · Equipo
Revisa las cuentas, los papeles de trabajo y los juicios, resuelve los puntos de revisión con el contador y corrige el resumen.
Lista de verificación
- Puntos de revisión resueltos con el contador
- Juicios respaldados en los papeles de trabajo
- Resumen corregido
Campos que rellenar
- Puntos de revisión
- 6
Aprobar las cuentas para el cliente
Oculto en el enlace públicoSemana 6Socio · Equipo
Lee las cuentas y los puntos de revisión, y aprueba las cuentas antes de que lleguen al cliente.
Lista de verificación
- Las cuentas cuadran con los papeles de trabajo
- Notas a las cuentas completas
- Empresa en funcionamiento evaluada
Campos que rellenar
- Notas del socio
Aprobación: Las cuentas no llegan al cliente hasta que el socio las aprueba.
- 7
Presentar las cuentas al cliente
Semana 6Gerente de cliente · Equipo
Envía las cuentas aprobadas y el resumen, repásalos con el director en una reunión y anota sus preguntas.
Lista de verificación
- Cuentas y resumen enviados
- Reunión celebrada
Campos que rellenar
- Fecha de la reunión (obligatorio)
- Preguntas del cliente
- 8
Aprobar y firmar las cuentas
Semanas 6 a 7Director del cliente · Enlace público
En el enlace público, el director confirma que aprueba las cuentas que el gerente de cliente le envió en el paso 7, registra la fecha de aprobación y comparte un enlace a las cuentas firmadas y a la carta de manifestaciones.
Campos que rellenar
- Fecha de aprobación (obligatorio)
- Firmado por (obligatorio)
- Enlace a las cuentas firmadas (obligatorio)
- 9
Presentar las cuentas y cerrar el ejercicio
Semana 7Contador · Equipo
Comprueba las firmas, presenta las cuentas donde el cliente esté obligado, traslada los saldos al nuevo ejercicio y archiva los papeles de trabajo.
Lista de verificación
- Cuentas firmadas comprobadas
- Cuentas presentadas donde corresponde
- Saldos trasladados
- Papeles de trabajo archivados
Campos que rellenar
- Fecha de presentación
- Referencia de la presentación
Termina cuando
El director ha aprobado y firmado las cuentas, se han presentado donde corresponde y los saldos se han trasladado al nuevo ejercicio.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Redactor de resúmenes
Redacta un resumen en lenguaje sencillo de las cuentas anuales para el cliente.
Qué hace
- Lee el resultado, los juicios y los cambios registrados en la ejecución
- Sigue el formato de las instrucciones de su paso
- Escribe el borrador del resumen en su paso
- Completa su paso para que empiece la revisión
Revisión humana: El gerente de cliente corrige el resumen en el paso 5, antes de que el socio apruebe las cuentas en el paso 6.
Preguntas que responde esta plantilla
Envía una lista de cierre adaptada al negocio y deja que el cliente marque y comparta cada documento en un solo lugar. El paso 1 envía la lista con el enlace público, y en el paso 2 el cliente la completa y responde a las preguntas del ejercicio.
Separa la revisión detallada del gerente de la aprobación del socio. En el paso 5 el gerente de cliente resuelve los puntos de revisión con el contador, y el paso 6 es un control de aprobación en el que el socio aprueba las cuentas antes de que las vea el cliente.
Registra cada aprobación en las propias cuentas, con nombre y fecha. El paso 6 registra la aprobación del socio, y en el paso 8 el director registra la fecha de aprobación, su nombre y el enlace a las cuentas firmadas.
Deja que la IA redacte un resumen en lenguaje sencillo a partir de las cifras y los juicios, y que una persona lo revise. En el paso 4 el redactor de resúmenes redacta el texto, y en el paso 5 el gerente de cliente lo corrige antes de que salga con las cuentas.
Lleva el cierre de cada cliente en su propia ejecución, con la fecha de cierre y el plazo de presentación registrados desde el primer día. El paso 1 registra ambas fechas, y las ejecuciones muestran qué clientes esperan documentos, revisión o la firma del director.
Haz que las cuentas firmadas sean parte obligatoria del paso de aprobación del cliente. En el paso 8 el director no puede completar el paso sin el enlace a las cuentas firmadas, y en el paso 9 el contador comprueba las firmas antes de presentar.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.