Firma de contabilidad · Nóminas
Nómina de clientes
Procesa la nómina de cada cliente igual en cada periodo, sin perseguir altas, bajas y horas por correo. El cliente comunica las novedades y aprueba la nómina en un solo enlace público, y nada llega al cliente antes de que el responsable de nóminas apruebe el cálculo.
- Duración: 3 a 5 días hábiles por periodo
- Frecuencia: Cada periodo de pago, para cada cliente de nóminas
- Pasos: 8 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
Las altas, bajas y horas llegan hasta el último momento por correo, teléfono y hoja de cálculo.
Los salarios y fechas de alta que faltan aparecen en pleno cálculo.
La nómina llega al cliente sin una segunda revisión.
El visto bueno del cliente es una respuesta perdida en un hilo de correo.
Con la plantilla
El cliente comunica todas las novedades del periodo en un solo enlace antes del cierre.
Un agente de IA lista antes los datos que faltan, y el técnico de nóminas los resuelve con el cliente.
El informe de nómina espera en el control de aprobación del responsable de nóminas.
El cliente aprueba la nómina con su nombre en el enlace público antes de que salga el fichero de pago.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Se acerca el cierre de novedades del periodo. El técnico de nóminas inicia la ejecución del cliente con el periodo y la fecha de pago.
- 1
Abrir el periodo y pedir las novedades
5 días hábiles antes del pagoTécnico de nóminas · Equipo
Cierra el periodo anterior y envía al cliente el enlace público de la ejecución con la fecha de cierre de las novedades de este periodo.
Lista de verificación
- Periodo anterior cerrado
- Enlace público enviado al contacto del cliente
- Fecha de cierre comunicada
Campos que rellenar
- Nombre del cliente (obligatorio)
- Periodo de pago (obligatorio)
- Fecha de pago (obligatorio)
- 2
Comunicar las novedades de nómina
Hasta el cierre de novedadesContacto del cliente · Enlace público
En el enlace público, el cliente comunica las altas, bajas, cambios de salario, horas, horas extra, bonos y ausencias del periodo, o confirma que no hay ninguna.
Lista de verificación
- Altas con fecha y salario
- Bajas con último día trabajado
- Horas, horas extra y ausencias registradas
Campos que rellenar
- Novedades del periodo (obligatorio)
- Enlace a los partes de horas
- Número de empleados a pagar (obligatorio)
- 3
Revisar si faltan datos en las novedades
Día del cierre de novedadesVerificador de novedades · Agente de IA
El verificador de novedades compara las novedades del cliente con la lista de sus instrucciones y lista lo que falta o llama la atención, como un alta sin fecha o sin salario, o una baja sin último día trabajado.
Campos que rellenar
- Datos que faltan o llaman la atención (obligatorio)
Revisión humana: El técnico de nóminas resuelve la lista con el cliente en el paso 4, y el responsable de nóminas aprueba la nómina en el paso 5.
- 4
Calcular la nómina
4 días hábiles antes del pagoTécnico de nóminas · Equipo
Resuelve con el cliente la lista del verificador, registra las novedades y calcula la nómina, y después explica cada diferencia con el periodo anterior. Si el cliente no ha enviado lo que falta, marca la ejecución como bloqueada y anota qué.
Lista de verificación
- Datos que faltaban resueltos con el cliente
- Novedades registradas
- Diferencias con el periodo anterior explicadas
Campos que rellenar
- Total bruto (obligatorio)
- Total neto (obligatorio)
- Enlace al informe de nómina (obligatorio)
- Diferencias con el periodo anterior (obligatorio)
- 5
Revisar y aprobar la nómina
Oculto en el enlace público3 días hábiles antes del pagoResponsable de nóminas · Equipo
Compara el informe de nómina con las novedades del cliente y las diferencias explicadas, y aprueba el cálculo.
Lista de verificación
- Las novedades coinciden con la lista del cliente
- Altas y bajas bien calculadas
- Diferencias con el periodo anterior explicadas
Campos que rellenar
- Notas de revisión
Aprobación: El informe de nómina no llega al cliente hasta que el responsable de nóminas lo aprueba.
- 6
Aprobar la nómina para el pago
2 días hábiles antes del pagoContacto del cliente · Enlace público
El técnico de nóminas envía por correo al cliente el resumen de nómina aprobado. En el enlace público, el cliente lo aprueba para el pago, o anota qué hay que corregir.
Campos que rellenar
- Decisión (obligatorio)
- Aprobado por (obligatorio)
- Qué hay que corregir
- 7
Enviar el fichero de pago y los recibos
1 día hábil antes del pagoTécnico de nóminas · Equipo
Cuando el paso 6 muestre la aprobación del cliente, envíale el fichero de pago para que lo autorice en su banco y envía los recibos de nómina a los empleados.
Lista de verificación
- Aprobación del cliente en el paso 6 comprobada
- Fichero de pago enviado al cliente
- Recibos enviados a los empleados
Campos que rellenar
- Recibos enviados el (obligatorio)
- 8
Presentar las declaraciones de nómina y cerrar el periodo
Después del pagoTécnico de nóminas · Equipo
Presenta las declaraciones de nómina que exige la administración, envía el asiento de nómina para la contabilidad y cierra el periodo en el software de nóminas.
Lista de verificación
- Declaraciones de nómina presentadas
- Asiento de nómina enviado a contabilidad
- Periodo cerrado en el software de nóminas
Campos que rellenar
- Referencia de la presentación (obligatorio)
Termina cuando
El cliente ha aprobado la nómina, los empleados tienen sus recibos, el fichero de pago está con el cliente y las declaraciones de nómina están presentadas.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Verificador de novedades
Revisa si faltan datos en las novedades de nómina del cliente antes de calcular.
Qué hace
- Lee las novedades y la lista marcada del cliente en la ejecución
- Las compara con la lista de datos obligatorios de las instrucciones de su paso
- Registra en su paso lo que falta o llama la atención
Revisión humana: El técnico de nóminas resuelve la lista con el cliente en el paso 4, y el responsable de nóminas aprueba la nómina en el paso 5.
Preguntas que responde esta plantilla
Da al cliente un solo lugar para comunicar todas las novedades del periodo, con una fecha de cierre clara. El paso 1 envía el enlace público con la fecha de cierre, y en el paso 2 el cliente comunica altas, bajas, horas y bonos, o confirma que no hay ninguna.
Explica cada diferencia con el periodo anterior y haz que una segunda persona apruebe el cálculo. En el paso 4 el técnico de nóminas registra los totales y las diferencias, y el paso 5 es un control de aprobación en el que el responsable de nóminas aprueba la nómina.
Pide la aprobación en el mismo enlace en el que el cliente comunicó las novedades, con su nombre. En el paso 6 el cliente aprueba la nómina o anota qué corregir, y en el paso 7 el técnico de nóminas comprueba esa aprobación antes de enviar el fichero de pago.
Deja que la IA revise si faltan datos en las novedades y deja el cálculo y las aprobaciones en manos de personas. En el paso 3 el verificador de novedades lista lo que falta o llama la atención, y en los pasos 4 y 5 el técnico y el responsable de nóminas lo revisan.
Pide en el paso del cliente los datos que necesita cada alta y cada baja, y revísalos antes de calcular. El paso 2 pide fecha de alta, salario y último día trabajado, el paso 3 lista lo que falta y el paso 5 comprueba que las altas y bajas están bien calculadas.
Lleva cada periodo de cada cliente en su propia ejecución, con la fecha de pago registrada desde el principio. El paso 1 registra la fecha de pago, cada paso se planifica en días hábiles antes del pago y una ejecución que espera al cliente se marca como bloqueada en el paso 4.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.