Firma de contabilidad · Atención al cliente
Incorporación de clientes contables
Lleva a un cliente nuevo de la carta de encargo firmada al primer periodo de trabajo con todos los documentos, accesos y plazos en orden. El cliente comparte lo que necesitas en un solo enlace público, y el trabajo no empieza hasta que el contador sénior aprueba la configuración.
- Duración: 2 a 3 semanas
- Frecuencia: Para cada cliente nuevo
- Pasos: 8 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
Los documentos del contador anterior llegan tarde, después de pedirlos varias veces.
Los accesos al software contable y a los bancos se resuelven correo a correo.
El trabajo empieza con saldos iniciales que nadie ha revisado.
El cliente se entera de la rutina mensual con el primer recordatorio.
Con la plantilla
La solicitud de traspaso y las declaraciones pendientes quedan en la ejecución la primera semana.
El cliente da los accesos y comparte los enlaces en un solo enlace público.
El primer periodo sigue bloqueado hasta que el contador sénior aprueba la configuración.
El cliente confirma la rutina y el día en que comparte sus documentos cada mes.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Se firma la carta de encargo. El gerente de cliente inicia una ejecución con el nombre del cliente y el primer plazo.
- 1
Dar la bienvenida al cliente y compartir el enlace de incorporación
Día 1Gerente de cliente · Equipo
Envía el mensaje de bienvenida con el enlace público de la ejecución, para que el cliente vea qué necesitas de él y para cuándo.
Lista de verificación
- Mensaje de bienvenida enviado
- Enlace público enviado al contacto del cliente
- Llamada de incorporación programada
Campos que rellenar
- Nombre del cliente (obligatorio)
- Correo del contacto del cliente (obligatorio)
- Primer plazo (obligatorio)
- 2
Compartir documentos y dar accesos
Días 1 a 7Contacto del cliente · Enlace público
En el enlace público, el cliente comparte un enlace a las cuentas y declaraciones del año anterior, da acceso al software contable y a los movimientos bancarios, y lista sus cuentas bancarias, préstamos y nómina.
Lista de verificación
- Acceso al software contable concedido
- Conexión bancaria activada
- Contador anterior avisado para traspasar los documentos
Campos que rellenar
- Enlace a las cuentas y declaraciones del año anterior (obligatorio)
- Cuentas bancarias y préstamos (obligatorio)
- Proveedor de nómina y número de empleados
- 3
Pedir el traspaso al contador anterior
Semana 1Gerente de cliente · Equipo
Pide al contador anterior las cifras de cierre, las declaraciones pendientes y todo lo que debas saber antes de actuar, y registra lo que recibes.
Lista de verificación
- Solicitud de traspaso enviada
- Balance de comprobación de cierre recibido
- Declaraciones pendientes listadas
Campos que rellenar
- Correo del contador anterior
- Declaraciones y plazos pendientes (obligatorio)
- 4
Comprobar que todo ha llegado
Semana 2Verificador de incorporación · Agente de IA
El verificador de incorporación compara la lista marcada y las respuestas del cliente con la lista de incorporación de sus instrucciones, y lista lo que falta y los plazos conocidos hasta ahora, el más próximo primero.
Campos que rellenar
- Lo que falta (obligatorio)
- Plazos conocidos
Revisión humana: El auxiliar contable confirma la lista en el paso 5, y el contador sénior aprueba la configuración en el paso 6.
- 5
Configurar el expediente y los saldos iniciales
Semana 2Auxiliar contable · Equipo
Confirma la lista de lo que falta, configura el plan de cuentas y registra los saldos iniciales a partir de las cuentas del año anterior. Si aún falta algo, marca la ejecución como bloqueada y anota qué.
Lista de verificación
- Lista de lo que falta confirmada
- Plan de cuentas configurado
- Los saldos iniciales cuadran con las cuentas del año anterior
- Conexión bancaria probada
Campos que rellenar
- Enlace al expediente del cliente (obligatorio)
- 6
Aprobar la configuración
Oculto en el enlace públicoSemana 2Contador sénior · Equipo
Comprueba los saldos iniciales, los plazos y los servicios configurados frente a la carta de encargo, y aprueba al cliente para el trabajo habitual.
Lista de verificación
- Los saldos iniciales cuadran
- Cada plazo en el calendario de la firma
- Los servicios coinciden con la carta de encargo
Campos que rellenar
- Notas de revisión
Aprobación: El primer periodo de trabajo no empieza hasta que el contador sénior aprueba la configuración.
- 7
Hacer la llamada de incorporación y acordar la rutina
Semana 3Gerente de cliente · Equipo
Explica al cliente cómo funciona el trabajo habitual: qué comparte cada mes, hasta qué día y con quién hablar.
Lista de verificación
- Rutina mensual explicada
- Contactos de ambas partes confirmados
Campos que rellenar
- Día del mes en que el cliente comparte sus documentos (obligatorio)
- Notas de la llamada
- 8
Confirmar la rutina
Semana 3Contacto del cliente · Enlace público
En el enlace público, el cliente confirma la rutina mensual y los contactos acordados en la llamada, valora la incorporación y anota lo que se nos pasó.
Campos que rellenar
- Rutina confirmada (obligatorio)
- Valoración de la incorporación
- Lo que se nos pasó
Termina cuando
La firma tiene los documentos, accesos y saldos iniciales que necesita, los plazos están en el calendario y el cliente ha confirmado la rutina mensual.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Verificador de incorporación
Compara lo que el cliente ha compartido con la lista de incorporación y lista lo que falta y qué plazos vienen primero.
Qué hace
- Lee la lista de incorporación de las instrucciones de su paso
- Lee la lista marcada y las respuestas registradas en la ejecución
- Registra en su paso lo que falta y los plazos
Revisión humana: El auxiliar contable confirma la lista en el paso 5, y el contador sénior aprueba la configuración en el paso 6.
Preguntas que responde esta plantilla
Pide por escrito las cifras de cierre y las declaraciones pendientes antes de actuar, y registra lo que recibes. El paso 3 envía la solicitud de traspaso y registra las declaraciones y plazos pendientes, y el paso 5 carga los saldos iniciales desde las cuentas del año anterior.
Pídelo todo una sola vez, en una sola lista, y no en una cadena de correos. En el paso 2 el cliente comparte enlaces, da accesos y lista cuentas bancarias, préstamos y nómina en el enlace público, y el paso 4 lista lo que aún falta.
Cuadra los saldos iniciales con las cuentas firmadas del año anterior y haz que una segunda persona los apruebe. El paso 5 registra y cuadra los saldos, y el paso 6 es un control de aprobación en el que el contador sénior aprueba la configuración.
Registra el primer plazo al iniciar y reúne todas las declaraciones pendientes durante el traspaso. El paso 1 registra el primer plazo, el paso 3 lista las declaraciones pendientes y el paso 6 comprueba que cada plazo está en el calendario de la firma.
Deja que la IA compruebe qué ha llegado y qué falta, y que tu equipo tome las decisiones de configuración. En el paso 4 el verificador de incorporación lista lo que falta y los plazos, y el auxiliar contable y el contador sénior lo revisan en los pasos 5 y 6.
Acuerda la rutina en una llamada y pide al cliente que la confirme por escrito. El paso 7 registra el día del mes en que el cliente comparte sus documentos, y en el paso 8 el cliente confirma la rutina en el enlace público.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.