Servicios de construcción · Compras
Homologación de subcontratistas
Comprueba que un subcontratista está asegurado, acreditado y trabaja seguro antes de contratarlo, sin una carpeta de certificados a medio revisar. El subcontratista responde el cuestionario en un enlace público, y nadie entra en tu lista de homologados hasta que el responsable de seguridad y el director de operaciones lo aprueban.
- Duración: 1 a 2 semanas
- Frecuencia: Para cada subcontratista nuevo, y de nuevo en cada fecha de revisión
- Pasos: 8 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 2 aprobaciones
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
Los certificados llegan por correo, y nadie mira el vencimiento hasta que hay un siniestro.
Un subcontratista entra en obra porque un gerente de proyecto necesitaba a alguien rápido.
Cada gerente de proyecto comprueba las referencias a su manera, o no las comprueba.
Alguien lee cada cuestionario línea a línea para ver qué falta.
Con la plantilla
El subcontratista comparte enlaces y vencimientos en un solo enlace, y los vencimientos se revisan antes de homologar.
Nadie entra en la lista de homologados hasta que el responsable de seguridad y el director de operaciones lo aprueban.
Cada subcontratista pasa por el mismo cuestionario, las mismas comprobaciones y aprobaciones.
Un agente de IA señala huecos y vencimientos, y el responsable de compras los revisa.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Un gerente de proyecto o un técnico de presupuestos quiere usar un subcontratista que aún no está homologado. El responsable de compras inicia una ejecución con el nombre de la empresa y el gremio.
- 1
Revisar la lista y enviar el enlace de homologación
Día 1Responsable de compras · Equipo
Comprueba que el subcontratista no esté ya homologado o rechazado, y envíale el enlace público de la ejecución con el cuestionario.
Lista de verificación
- No está aún en la lista de homologados
- Lo ha pedido un gerente de proyecto o técnico de presupuestos
- Enlace público enviado al subcontratista
Campos que rellenar
- Nombre del subcontratista (obligatorio)
- Gremio (obligatorio)
- Correo del contacto (obligatorio)
- Fin previsto del primer trabajo
- 2
Responder el cuestionario de homologación
Días 1 a 5Contacto del subcontratista · Enlace público
En el enlace público, el subcontratista comparte un enlace a sus certificados de seguro, acreditaciones y plan de prevención, anota el vencimiento del seguro y describe su historial de seguridad, el tamaño de su equipo y sus obras recientes.
Lista de verificación
- Plan de prevención en la carpeta compartida
- Dos referencias recientes indicadas
Campos que rellenar
- Enlace a seguros, acreditaciones y plan de prevención (obligatorio)
- Fecha de vencimiento del seguro (obligatorio)
- Historial de seguridad de los últimos tres años (obligatorio)
- Tamaño del equipo y obras recientes comparables (obligatorio)
- 3
Revisar las respuestas en busca de huecos
Día 6Revisor de homologación · Agente de IA
El revisor de homologación compara las respuestas con la lista de sus instrucciones, señala lo que falta o no está claro y cualquier seguro que venza antes del fin previsto del trabajo, y redacta un mensaje de seguimiento.
Campos que rellenar
- Huecos y avisos de vencimiento (obligatorio)
- Borrador del mensaje de seguimiento
Revisión humana: El responsable de compras contrasta cada hueco señalado con los propios documentos en el paso 4.
- 4
Verificar seguros y acreditaciones
Oculto en el enlace públicoSemana 1Responsable de compras · Equipo
Abre los documentos del enlace y comprueba las coberturas, los asegurados y la acreditación para el gremio. Si faltan documentos, envía el seguimiento, marca la ejecución como bloqueada y anota lo que falta.
Lista de verificación
- Las coberturas cumplen tus condiciones
- Acreditación válida para el gremio
- Cada hueco del paso 3 revisado
Campos que rellenar
- Seguros y acreditaciones (obligatorio)
- Documentos que faltan
- 5
Revisar el historial y el plan de prevención
Oculto en el enlace públicoSemana 1Responsable de seguridad · Equipo
Lee el historial de seguridad y el plan de prevención, y decide si cumplen tu nivel para este gremio. Anota las condiciones, como una supervisión más cercana en el primer trabajo.
Lista de verificación
- Historial de accidentes revisado
- El plan cubre los riesgos del gremio
- Formación del equipo comprobada
Campos que rellenar
- Decisión de seguridad (obligatorio)
- Condiciones de seguridad
Aprobación: El subcontratista no puede homologarse hasta que el responsable de seguridad acepta su historial y su plan de prevención.
- 6
Comprobar referencias y capacidad
Oculto en el enlace públicoSemana 2Gerente de proyecto · Equipo
Llama a dos referencias y comprueba que el tamaño del equipo y la carga de trabajo actual encajan con las obras que tienes en mente.
Lista de verificación
- Dos referencias llamadas
- El tamaño del equipo encaja con el trabajo
- Carga de trabajo actual comentada
Campos que rellenar
- Notas de las referencias (obligatorio)
- Valoración general (obligatorio)
- 7
Decidir sobre el subcontratista
Oculto en el enlace públicoSemana 2Director de operaciones · Equipo
Lee las comprobaciones hechas y homologa al subcontratista para gremios y tamaños de obra concretos, o recházalo con el motivo.
Lista de verificación
- Revisión de seguros y acreditaciones leída
- Decisión de seguridad leída
- Notas de las referencias leídas
Campos que rellenar
- Decisión (obligatorio)
- Gremios y tamaños de obra homologados, o motivo del rechazo (obligatorio)
- Próxima fecha de revisión
Aprobación: La lista de homologados sigue bloqueada, y no se contrata nada, hasta que el director de operaciones aprueba la decisión.
- 8
Actualizar la lista e informar al subcontratista
Oculto en el enlace públicoSemana 2Responsable de compras · Equipo
Añade al subcontratista a la lista de homologados con sus gremios, límites, condiciones y fecha de revisión, o registra por qué se rechazó, y comunícale el resultado.
Lista de verificación
- Lista de homologados actualizada
- Vencimiento del seguro en el calendario
- Resultado comunicado al subcontratista
Campos que rellenar
- Enlace a la lista de subcontratistas homologados (obligatorio)
Termina cuando
El subcontratista queda homologado para gremios y tamaños de obra concretos con una fecha de revisión, o rechazado con el motivo, y conoce el resultado.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Revisor de homologación
Revisa las respuestas del subcontratista en busca de huecos y de fechas que vencen demasiado pronto.
Qué hace
- Compara las respuestas de la ejecución con la lista de las instrucciones de su paso
- Señala respuestas que faltan y seguros que vencen antes del fin previsto del trabajo
- Redacta un mensaje de seguimiento al subcontratista sobre lo que falta
- Completa su paso para que el responsable de compras revise sus avisos
Revisión humana: El responsable de compras contrasta cada hueco señalado con los propios documentos en el paso 4.
Preguntas que responde esta plantilla
Haz a cada subcontratista nuevo las mismas preguntas sobre seguros, acreditaciones, historial de seguridad y capacidad, y revisa las respuestas antes de contratarlo. Los pasos 1 a 8 llevan a cada subcontratista del cuestionario a una decisión sobre tu lista de homologados, siempre con las mismas comprobaciones.
Envía un solo cuestionario que pida enlaces a los certificados y las fechas de vencimiento, en lugar de reunirlos por correo. En el paso 2 el subcontratista comparte los enlaces y anota el vencimiento del seguro en un enlace público, y en el paso 4 el responsable de compras revisa los documentos.
Registra la fecha de vencimiento y compárala con el fin previsto del trabajo antes de homologar. En el paso 3 un agente de IA señala el seguro que vence antes del fin previsto, y en el paso 8 el responsable de compras pone la fecha de vencimiento en el calendario.
Pide su historial de accidentes y su plan de prevención, y deja que tu responsable de seguridad decida si cumplen tu nivel. El paso 5 es un control de aprobación: el responsable de seguridad revisa el historial y el plan, anota las condiciones, y el subcontratista no puede homologarse hasta que lo acepta.
Deja que la IA revise las respuestas en busca de huecos y vencimientos, y que cada decisión quede en manos de tu equipo. En el paso 3 el revisor de homologación enumera lo que falta y redacta un mensaje de seguimiento, y en el paso 4 el responsable de compras contrasta sus avisos con los documentos.
Da a cada homologación un alcance y una fecha de revisión, y repite la misma homologación cuando llegue esa fecha. El paso 7 registra los gremios, los tamaños de obra y la próxima revisión, y el paso 8 actualiza la lista de homologados.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.