Agencia de software · Finanzas
Facturación por horas
Envía facturas mensuales que los clientes pagan en lugar de discutir. Las horas se revisan frente al presupuesto antes de que salga nada, un agente de IA redacta el informe de horas, y el cliente aprueba las horas en un enlace público antes de que exista la factura.
- Duración: 3 a 7 días
- Frecuencia: Cada mes, para cada proyecto por horas
- Pasos: 7 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 2 aprobaciones
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
Las facturas salen con un único total de horas y ninguna explicación.
El cliente discute las horas después de recibir la factura.
El presupuesto se acaba sin aviso.
El jefe de proyecto pierde un día al mes escribiendo informes de horas.
Con la plantilla
El cliente recibe un informe de horas por función, con lo que se entregó.
El cliente aprueba o cuestiona las horas antes de que exista la factura.
Cada informe mensual muestra el presupuesto consumido.
Un agente de IA redacta el informe, y el jefe de proyecto lo revisa.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Termina el mes de un proyecto que se factura por horas. El jefe de proyecto inicia una ejecución con el cliente, el proyecto y el mes.
- 1
Cerrar los partes de horas del mes
Oculto en el enlace públicoDía 1Jefe de proyecto · Equipo
Asegúrate de que cada desarrollador ha registrado sus horas del mes, con un ticket o tarea en cada apunte, y enlaza el informe de tiempos.
Lista de verificación
- Cada desarrollador ha registrado sus horas
- Cada apunte vinculado a un ticket
- Horas no facturables marcadas
Campos que rellenar
- Enlace al informe de tiempos (obligatorio)
- Horas facturables (obligatorio)
- Horas no facturables
- 2
Revisar las horas frente al presupuesto y el alcance
Oculto en el enlace públicoDía 2Jefe de proyecto · Equipo
Compara las horas con el presupuesto, las tarifas acordadas y el trabajo entregado. Pasa a garantía las horas dedicadas a corregir tus propios defectos, y anota lo que el cliente debe saber antes de la factura.
Lista de verificación
- Las horas cuadran con el trabajo entregado
- Horas de garantía separadas
- Las tarifas coinciden con el contrato
Campos que rellenar
- Horas por función o grupo de tickets (obligatorio)
- Presupuesto consumido en porcentaje (obligatorio)
- Notas para el cliente
- 3
Redactar el informe de horas
Día 2Redactor de informes de horas · Agente de IA
El redactor de informes de horas prepara el informe mensual del cliente con las cifras y notas de la ejecución: horas por función, lo que se entregó, el presupuesto consumido y la previsión para el mes siguiente.
Campos que rellenar
- Borrador del informe de horas (obligatorio)
Revisión humana: El jefe de proyecto revisa cada cifra y aprueba el informe en el paso 4.
- 4
Aprobar el informe de horas
Día 3Jefe de proyecto · Equipo
Comprueba cada cifra del borrador con el informe de tiempos, corrige la redacción, apruébalo y envía por correo el informe definitivo al cliente.
Lista de verificación
- Las cifras cuadran con el informe de tiempos
- Trabajo entregado descrito en términos del cliente
- Previsión de presupuesto realista
Campos que rellenar
- Enlace al informe de horas definitivo (obligatorio)
Aprobación: El paso de aprobación del cliente sigue bloqueado hasta que el jefe de proyecto aprueba el informe de horas.
- 5
El cliente aprueba las horas
Días 3 a 5Contacto del cliente · Enlace público
El cliente lee el informe de horas que le envió el jefe de proyecto y, en el enlace público, aprueba las horas o indica los apuntes que cuestiona.
Campos que rellenar
- Decisión (obligatorio)
- Apuntes cuestionados
- Número de pedido
- 6
Resolver dudas y confirmar las horas a facturar
Oculto en el enlace públicoDías 4 a 6Jefe de proyecto · Equipo
Explica o corrige cada apunte que cuestionó el cliente y registra lo acordado. Después confirma el total a facturar.
Lista de verificación
- Cada duda respondida
- Total acordado confirmado con el cliente
Campos que rellenar
- Horas a facturar (obligatorio)
- Lo acordado
Aprobación: No sale ninguna factura hasta que el jefe de proyecto confirma las horas a facturar.
- 7
Enviar la factura
Días 5 a 7Responsable de finanzas · Equipo
Emite la factura de las horas confirmadas con el número de pedido, envíala y registra la fecha de vencimiento.
Lista de verificación
- Horas y tarifa coinciden con el total confirmado
- Número de pedido en la factura
- Enviada a la dirección de facturación del cliente
Campos que rellenar
- Número de factura (obligatorio)
- Importe de la factura (obligatorio)
- Vencimiento del pago (obligatorio)
Termina cuando
El cliente ha aprobado las horas, y la factura correspondiente está enviada con su fecha de vencimiento registrada.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Redactor de informes de horas
Convierte las horas y notas del mes en un informe que el cliente pueda leer.
Qué hace
- Lee las horas, las cifras de presupuesto y las notas de la ejecución
- Agrupa las horas por función o grupo de tickets
- Escribe lo que se entregó y la previsión para el mes siguiente
- Completa su paso para que el jefe de proyecto pueda revisarlo
Revisión humana: El jefe de proyecto revisa cada cifra y aprueba el informe en el paso 4.
Preguntas que responde esta plantilla
Revisa las horas del mes frente al presupuesto y al trabajo entregado, envía un informe de horas claro y factura solo lo que el cliente ha visto. Esta plantilla lo hace en orden, desde el cierre de los partes de horas en el paso 1 hasta el envío de la factura en el paso 7.
Muestra las horas por función con lo que se entregó, y deja que el cliente cuestione apuntes antes de que exista la factura. En el paso 5 el cliente aprueba las horas o indica los apuntes que cuestiona en el enlace público, y el paso 6 los resuelve antes de facturar nada.
Horas por función o grupo de tickets, lo que se entregó, el presupuesto consumido y una previsión para el mes siguiente. En el paso 3 el redactor de informes de horas prepara justo eso con las cifras de la ejecución, y en el paso 4 el jefe de proyecto revisa cada número.
Compara las horas con el presupuesto cada mes y dilo en el informe, no cuando el presupuesto ya se ha agotado. En el paso 2 el jefe de proyecto registra el presupuesto consumido y las notas para el cliente, y el informe de horas del paso 3 incluye ambos.
Deja que la IA convierta las horas y las notas en un informe legible, y que las cifras y la factura queden en manos de personas. El redactor de informes de horas lo prepara en el paso 3, y el paso 4 es un control de aprobación en el que el jefe de proyecto lo revisa antes de que lo vea el cliente.
Revisa cada mes qué horas se dedicaron a corregir tus propios defectos y pásalas a garantía. El paso 2 tiene esa comprobación en su lista, y el paso 6 es un control de aprobación que retiene la factura hasta que el jefe de proyecto confirma las horas a facturar.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.