Soporte al cliente BPO · Finanzas
Facturación mensual al cliente
Factura a cada cliente de soporte con cifras revisadas, no desde una hoja de cálculo que solo entiende una persona. Horas, volúmenes y créditos de SLA se concilian con el contrato, finanzas aprueba la factura y el cliente aprueba el soporte en un enlace público antes de que se emita.
- Duración: 5 a 8 días laborables
- Frecuencia: Cada mes, por cliente
- Pasos: 7 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
Las horas facturables salen de varios informes que nunca cuadran del todo.
Los créditos de SLA se calculan de memoria, sin mirar el contrato.
El cliente discute la factura cuando ya está contabilizada, y el cobro se retrasa.
Cada factura sale con una explicación distinta, o sin ninguna.
Con la plantilla
El analista de WFM concilia las horas con los turnos antes de que nadie les ponga precio.
Los créditos se calculan según el contrato, a partir de los resultados de SLA registrados en la ejecución.
El cliente recibe primero el soporte y lo aprueba en un enlace público antes de que se emita la factura.
Un agente de IA redacta la nota, y el responsable financiero la aprueba junto con la factura.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Cierra el mes. El analista de facturación inicia una ejecución para cada cliente con el mes que se factura.
- 1
Conciliar horas facturables y volúmenes
Día 1Analista de WFM · Equipo
Saca las horas registradas y los contactos atendidos del mes, crúzalos con los turnos y separa las horas de producción, formación y extra.
Lista de verificación
- Las horas registradas cuadran con los turnos
- Horas de formación separadas de las de producción
- Horas extra aprobadas por el cliente listadas
Campos que rellenar
- Horas de producción facturables (obligatorio)
- Horas de formación
- Contactos atendidos (obligatorio)
- Enlace al informe de horas (obligatorio)
- 2
Registrar los resultados de SLA
Día 2Gerente de operaciones · Equipo
Registra el resultado del mes de cada nivel de servicio del contrato, y anota las exclusiones que el contrato permite, como una caída del lado del cliente.
Lista de verificación
- Cada nivel de servicio contratado reportado
- Exclusiones contrastadas con el contrato
Campos que rellenar
- Resultados de SLA (obligatorio)
- Niveles de servicio incumplidos
- Enlace al informe de SLA (obligatorio)
- 3
Calcular la factura y los créditos de SLA
Día 3Analista de facturación · Equipo
Aplica las tarifas del contrato, los mínimos comprometidos y los créditos o bonificaciones de SLA a las horas y volúmenes, y prepara el borrador de factura.
Lista de verificación
- Tarifas del contrato aplicadas
- Mínimo comprometido revisado
- Créditos de SLA calculados según contrato
- Costes repercutibles añadidos
Campos que rellenar
- Total de la factura antes de créditos (obligatorio)
- Créditos de SLA (obligatorio)
- Enlace al borrador de factura (obligatorio)
- 4
Redactar la nota de la factura
Día 3Redactor de notas de factura · Agente de IA
El redactor de notas de factura explica las líneas de la factura, los resultados de SLA y los créditos en una nota breve que el cliente puede cotejar con el soporte.
Campos que rellenar
- Borrador de la nota (obligatorio)
Revisión humana: El responsable financiero corrige la nota y aprueba la factura en el paso 5.
- 5
Aprobar la factura
Día 4Responsable financiero · Equipo
Contrasta los importes con las horas, los resultados de SLA y el contrato, corrige la nota y aprueba la factura. Después envía por correo el borrador de factura, la nota y el soporte al gestor de proveedores del cliente, con el enlace público.
Lista de verificación
- Los importes cuadran con las horas y el contrato
- Los créditos cuadran con los resultados de SLA
- Nota corregida
Aprobación: El cliente no ve nada hasta que el responsable financiero aprueba la factura.
- 6
El cliente revisa el soporte de la factura
Días 4 a 6Gestor de proveedores del cliente · Enlace público
El gestor de proveedores del cliente revisa el borrador de factura y el soporte que le envió el responsable financiero y, en el enlace público, los aprueba o indica las líneas en disputa, y añade el número de pedido.
Campos que rellenar
- Decisión (obligatorio)
- Líneas en disputa
- Número de pedido
- 7
Emitir la factura
Día 7Analista de facturación · Equipo
Resuelve las líneas en disputa, emite la factura desde el sistema contable y registra su número y fecha de vencimiento.
Lista de verificación
- Líneas en disputa resueltas
- Factura enviada desde el sistema contable
Campos que rellenar
- Número de factura (obligatorio)
- Vencimiento del pago (obligatorio)
Termina cuando
La factura está emitida con horas, volúmenes y créditos de SLA que el cliente ya revisó, y la fecha de vencimiento queda registrada.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Redactor de notas de factura
Escribe la nota que explica al cliente las líneas de la factura y los posibles créditos de SLA.
Qué hace
- Lee las horas, volúmenes, resultados de SLA y créditos registrados en los pasos 1 a 3
- Explica cada línea y cada crédito en lenguaje claro
- Escribe el borrador de la nota en su paso
- Completa su paso para que el responsable financiero lo revise
Revisión humana: El responsable financiero corrige la nota y aprueba la factura en el paso 5.
Preguntas que responde esta plantilla
Toma cada nivel de servicio incumplido en los resultados del mes y aplica el crédito que fija el contrato, tras las exclusiones que el contrato permite. El paso 2 registra los resultados de SLA y las exclusiones, y el paso 3 calcula los créditos según el contrato.
Cruza las horas registradas con los turnos y separa las horas de producción, formación y extra antes de que nadie les ponga precio. El paso 1 lo hace con una lista de verificación y registra las horas y contactos sobre los que se basa la factura.
Deja que el cliente revise las horas, los resultados de SLA y los créditos antes de emitir la factura, con una nota que explique cada línea. El paso 4 redacta esa nota, el paso 5 la envía con el soporte una vez aprobada, y en el paso 6 el cliente aprueba el soporte o indica las líneas en disputa en un enlace público.
Deja que la IA explique la factura en lenguaje claro, y mantén los importes y la aprobación en finanzas. En el paso 4 el redactor de notas de factura prepara la nota a partir de las cifras registradas, y en el paso 5 el responsable financiero la corrige y aprueba la factura.
Pon una aprobación de finanzas entre el cálculo y el cliente. El paso 5 es un control de aprobación: el cliente no ve nada hasta que el responsable financiero ha revisado los importes y aprobado la factura.
Pídelo en el mismo paso en que el cliente aprueba el soporte de la factura. En el paso 6 el gestor de proveedores del cliente añade el número de pedido en un enlace público, antes de que el analista de facturación emita la factura en el paso 7.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.