Firma de consultoría · Riesgos y cumplimiento
Aceptación de nuevos clientes y revisión de conflictos
Revisa cada nuevo cliente y proyecto por conflictos de intereses y riesgos antes de que nadie firme, sin perseguir los datos de la empresa por correo. El cliente confirma quién es en un enlace público, y nada llega al cliente hasta que el socio director decide sobre el proyecto.
- Duración: 1 a 2 semanas
- Frecuencia: Para cada cliente o proyecto nuevo
- Pasos: 9 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
La revisión de conflictos se hace con el trabajo ya en marcha, si es que se hace.
Los datos de la empresa llegan en una cadena de correos y siguen incompletos.
El socio que quiere el trabajo también decide que todo está bien.
Nadie puede mostrar por qué se aceptó a un cliente de riesgo.
Con la plantilla
Cada proyecto nuevo pasa una revisión de conflictos antes de enviar la carta de encargo.
El cliente confirma entidad, empresas del grupo y firmante en un enlace, y los huecos quedan listados.
Decide el socio director, con la revisión de conflictos y la evaluación de riesgos delante.
La decisión, las condiciones y quién las fijó quedan en la ejecución.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Un socio quiere aceptar un cliente nuevo, o un proyecto nuevo de un cliente existente. El socio inicia una ejecución con el nombre del cliente y el objeto del proyecto.
- 1
Registrar el posible proyecto
Día 1Socio · Equipo
Registra el cliente, el objeto del proyecto y cualquier otra parte implicada, como una empresa objetivo o una contraparte, y envía el enlace público al contacto del cliente.
Lista de verificación
- Objeto del proyecto descrito
- Otras partes indicadas
- Enlace público enviado al contacto del cliente
Campos que rellenar
- Razón social del cliente (obligatorio)
- Objeto del proyecto (obligatorio)
- Otras partes implicadas
- Correo del contacto del cliente (obligatorio)
- 2
Confirmar los datos de tu empresa
Días 1 a 3Contacto del cliente · Enlace público
En el enlace público, el cliente confirma su entidad jurídica, sus propietarios y empresas del grupo, los datos de facturación y quién firmará en su nombre.
Lista de verificación
- Entidad jurídica confirmada
- Propietarios y empresas del grupo indicados
Campos que rellenar
- Número de identificación fiscal (obligatorio)
- Matriz y empresas del grupo (obligatorio)
- Correo de facturación (obligatorio)
- Firmante autorizado (obligatorio)
- 3
Revisar si faltan respuestas
Día 3Revisor de altas · Agente de IA
El revisor de altas compara las respuestas del cliente con la lista de lo que necesita la firma, y anota lo que falta, no está claro o no cuadra con los datos del paso 1.
Campos que rellenar
- Huecos y preguntas pendientes (obligatorio)
Revisión humana: El responsable de operaciones revisa los huecos y hace el seguimiento en el paso 4.
- 4
Hacer la búsqueda de conflictos
Oculto en el enlace públicoDías 3 a 5Responsable de operaciones · Equipo
Revisa los huecos que encontró el revisor de altas y haz el seguimiento, y después busca en los clientes y proyectos actuales y pasados al cliente, sus empresas del grupo y las otras partes. Marca la ejecución como bloqueada mientras el cliente deba respuestas.
Lista de verificación
- Huecos revisados y con seguimiento
- Cliente y empresas del grupo buscados
- Otras partes buscadas
Campos que rellenar
- Resultado de la búsqueda de conflictos (obligatorio)
- Posibles conflictos encontrados
- 5
Evaluar el riesgo del proyecto
Oculto en el enlace públicoDías 5 a 7Socio · Equipo
Registra los riesgos de este cliente y proyecto, como reputación, independencia, cobro y si la firma tiene la experiencia necesaria, y cómo los va a gestionar.
Lista de verificación
- Reputación revisada
- Experiencia y capacidad disponibles
- Riesgo de cobro valorado
Campos que rellenar
- Nivel de riesgo (obligatorio)
- Riesgos y salvaguardas (obligatorio)
- 6
Aceptar o rechazar el proyecto
Oculto en el enlace públicoSemana 2Socio director · Equipo
Revisa la búsqueda de conflictos y la evaluación de riesgos, y decide si la firma acepta el proyecto y con qué condiciones.
Lista de verificación
- Resultado de conflictos revisado
- Condiciones acordadas con el socio
Campos que rellenar
- Decisión (obligatorio)
- Condiciones o motivo del rechazo
Aprobación: La carta de encargo sigue bloqueada hasta que el socio director decide sobre el proyecto.
- 7
Enviar la carta de encargo
Semana 2Socio · Equipo
Envía la carta de encargo con el alcance acordado, los términos y las condiciones del paso 6 al firmante autorizado.
Lista de verificación
- Condiciones del paso 6 incluidas
- Carta enviada al firmante autorizado
Campos que rellenar
- Enlace a la carta de encargo (obligatorio)
- 8
Confirmar la carta de encargo firmada
Semana 2Contacto del cliente · Enlace público
En el enlace público, el cliente confirma que la carta de encargo está firmada y comparte un enlace a la copia firmada.
Campos que rellenar
- Enlace a la carta de encargo firmada (obligatorio)
- Fecha de la firma (obligatorio)
- 9
Abrir el proyecto
Semana 2Responsable de operaciones · Equipo
Abre el proyecto en los sistemas de la firma con los datos de facturación y las condiciones, y añade el cliente y las otras partes al registro de conflictos.
Lista de verificación
- Código de proyecto creado
- Registro de conflictos actualizado
- Datos de facturación configurados
Campos que rellenar
- Código de proyecto (obligatorio)
Termina cuando
El proyecto queda aceptado o rechazado con el motivo registrado, y el cliente aceptado ha firmado la carta de encargo.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Revisor de altas
Revisa si faltan datos de la empresa del cliente antes de que empiece la búsqueda de conflictos.
Qué hace
- Lee los datos del proyecto del paso 1 y las respuestas del cliente del paso 2
- Los compara con la lista de las instrucciones de su paso
- Enumera respuestas que faltan, son confusas o no cuadran como preguntas pendientes
- Completa su paso para que pueda empezar la búsqueda de conflictos
Revisión humana: El responsable de operaciones revisa los huecos y hace el seguimiento en el paso 4.
Preguntas que responde esta plantilla
Busca en los clientes y proyectos actuales y pasados al cliente, sus empresas del grupo y cualquier otra parte antes de comprometerte con el trabajo. El paso 4 registra la búsqueda y su resultado, con las empresas del grupo que el cliente confirmó en el paso 2.
Reúne la entidad jurídica, los propietarios y las empresas del grupo, los datos de facturación y quién firma, directamente del cliente. En el paso 2 el cliente los confirma en un enlace público, y el paso 3 revisa si faltan respuestas.
Debe decidir un socio que no lleve la relación con el cliente, a partir de la revisión de conflictos y una evaluación de riesgos por escrito. El paso 6 es un control de aprobación: la carta de encargo sigue bloqueada hasta que el socio director decide.
Deja que la IA compare las respuestas del cliente con lo que necesita la firma y enumere las preguntas pendientes, mientras las personas deciden. En el paso 3 el revisor de altas enumera huecos e incoherencias, y en el paso 4 el responsable de operaciones los revisa antes de buscar conflictos.
Registra la evaluación de riesgos, la decisión y sus condiciones donde empieza el proyecto, no en un correo. Los pasos 5 y 6 guardan en la ejecución el nivel de riesgo, las salvaguardas y la decisión del socio director, con nombre y hora.
Convierte la carta firmada en un paso que completa el propio cliente, y abre el proyecto solo después. En el paso 8 el cliente confirma la carta de encargo firmada en el enlace público, y el paso 9 abre entonces el proyecto y actualiza el registro de conflictos.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.