Immobilienmakler · Immobilienverwaltung
Reparaturmeldung in der Mietwohnung
Bringen Sie jede Reparatur von der Meldung des Mieters bis zur bestätigten Behebung und geprüften Rechnung. Der Mieter beschreibt das Problem über einen öffentlichen Link, ein KI-Agent entwirft die Einstufung, und kein Auftrag wird vergeben, bevor die Kosten freigegeben sind, mit Zustimmung des Vermieters über seinem Limit.
- Dauer: 1 Tag bis 3 Wochen
- Wie oft: Für jede Reparatur, die ein Mieter meldet
- Schritte: 8 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Reparaturmeldungen liegen in einem gemeinsamen Postfach, und niemand weiß, wer sich kümmert.
Mieter beschreiben das Problem in drei Telefonaten.
Handwerker beginnen über dem Limit des Vermieters ohne Freigabe.
Rechnungen werden bezahlt, bevor jemand prüft, ob das Problem behoben ist.
Mit der Vorlage
Jede Reparatur ist eine Ausführung mit Verantwortlichem, von der Meldung bis zur bezahlten Rechnung.
Der Mieter beschreibt es einmal über einen öffentlichen Link, mit Fotos als Link.
Kein Auftrag wird vergeben, bis die Kosten freigegeben sind, über dem Limit mit Zustimmung des Vermieters.
Der Mieter bestätigt die Behebung, bevor die Rechnung bezahlt wird.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Ein Mieter meldet ein Problem per Telefon, E-Mail oder Kontaktformular. Die Instandhaltungskoordination startet eine Ausführung mit der Wohnung und den Kontaktdaten des Mieters.
- 1
Meldung erfassen und den Mieterlink teilen
Tag 1Instandhaltungskoordination · Team
Erfassen Sie die Wohnung und die erste Beschreibung des Mieters, und senden Sie dem Mieter den öffentlichen Link zur Ausführung, damit er die Angaben ergänzt. Bei einem Notfall folgen Sie zuerst Ihrem Notfallablauf.
Checkliste
- Notfall ausgeschlossen oder behandelt
- Öffentlichen Link an den Mieter gesendet
Auszufüllende Felder
- Adresse der Wohnung (Pflichtfeld)
- Telefon des Mieters (Pflichtfeld)
- Erste Beschreibung (Pflichtfeld)
- 2
Problem beschreiben
Tag 1Mieter · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link beschreibt der Mieter, was defekt ist, wo und seit wann, teilt einen Link zu Fotos oder einem Video und nennt Zeiten, zu denen ein Handwerker in die Wohnung kann.
Checkliste
- Problem und Ort beschrieben
- Fotos oder Video als Link geteilt
- Zeiten für den Zugang genannt
Auszufüllende Felder
- Was ist defekt, und wo (Pflichtfeld)
- Link zu Fotos oder einem Video
- Wann ein Handwerker kommen kann (Pflichtfeld)
- Haustiere oder Hinweise zum Zugang
- 3
Meldung einstufen
Tag 1Einstufungs-Assistent · KI-Agent
Der Einstufungs-Assistent liest die Beschreibung des Mieters und entwirft die Einstufung: das wahrscheinliche Gewerk, die Dringlichkeit nach Ihrer Instandhaltungsrichtlinie und die Fragen an den Handwerker.
Auszufüllende Felder
- Vorgeschlagenes Gewerk (Pflichtfeld)
- Vorgeschlagene Dringlichkeit (Pflichtfeld)
- Hinweise für den Handwerker (Pflichtfeld)
Geprüft von: Die Instandhaltungskoordination bestätigt oder korrigiert die Einstufung in Schritt 4.
- 4
Einstufung bestätigen und ein Angebot einholen
Tag 1 bis 3Instandhaltungskoordination · Team
Prüfen Sie die Einstufung, korrigieren Sie die Dringlichkeit wenn nötig, und holen Sie ein schriftliches Angebot bei einem Handwerker aus Ihrer Liste ein.
Checkliste
- Dringlichkeit gegen Ihre Instandhaltungsrichtlinie geprüft
- Handwerker aus der freigegebenen Liste
- Angebot schriftlich erhalten
Auszufüllende Felder
- Handwerker (Pflichtfeld)
- Angebotsbetrag (Pflichtfeld)
- Link zum Angebot (Pflichtfeld)
- 5
Kosten freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 2 bis 4Immobilienverwalter · Team
Prüfen Sie das Angebot gegen das Kostenlimit des Vermieters im Verwaltervertrag. Über dem Limit holen Sie die schriftliche Zustimmung des Vermieters ein und halten sie fest, bevor Sie freigeben.
Checkliste
- Reparatur ist nach dem Mietvertrag Sache des Vermieters
- Angebot gegen das Kostenlimit geprüft
- Zustimmung des Vermieters über dem Limit festgehalten
Auszufüllende Felder
- Zustimmung des Vermieters (Pflichtfeld)
Freigabe: Kein Auftrag wird vergeben, bis der Immobilienverwalter die Kosten freigibt.
- 6
Reparatur beauftragen und erledigen lassen
Tag 3 bis 14Instandhaltungskoordination · Team
Beauftragen Sie den Handwerker innerhalb der Zeiten des Mieters, verfolgen Sie den Auftrag und halten Sie fest, was gemacht wurde. Wartet der Auftrag auf Ersatzteile, markieren Sie die Ausführung als blockiert und notieren Sie den Grund.
Checkliste
- Handwerker innerhalb der genannten Zeiten beauftragt
- Mieter über den Termin informiert
- Arbeitsbericht des Handwerkers erhalten
Auszufüllende Felder
- Datum der Reparatur (Pflichtfeld)
- Ausgeführte Arbeiten (Pflichtfeld)
- 7
Bestätigen, dass das Problem behoben ist
Innerhalb von 2 Tagen nach der ReparaturMieter · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link bestätigt der Mieter, ob das Problem behoben ist, bewertet den Einsatz des Handwerkers und notiert, was noch nicht stimmt.
Auszufüllende Felder
- Ist das Problem behoben? (Pflichtfeld)
- Bewertung des Einsatzes
- Was noch nicht stimmt
- 8
Rechnung prüfen und bezahlen
Im öffentlichen Link ausgeblendetWoche 2 bis 3Buchhaltung · Team
Prüfen Sie die Rechnung gegen das freigegebene Angebot und die Bestätigung des Mieters, belasten Sie das Vermieterkonto und bezahlen Sie den Handwerker.
Checkliste
- Rechnung entspricht dem freigegebenen Angebot
- Mieter hat die Behebung bestätigt
- Vermieterkonto belastet
- Handwerker bezahlt
Auszufüllende Felder
- Link zur Rechnung (Pflichtfeld)
- Rechnungsbetrag (Pflichtfeld)
Fertig, wenn
Die Reparatur ist erledigt und vom Mieter bestätigt, die Rechnung entspricht dem freigegebenen Angebot, und die Kosten sind dem Vermieterkonto belastet.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Einstufungs-Assistent
Schlägt aus der Beschreibung des Mieters Gewerk, Dringlichkeit und Fragen an den Handwerker vor.
Was er tut
- Liest die Beschreibung des Mieters und die Daten der Wohnung in der Ausführung
- Wendet die Dringlichkeitsstufen aus den Anweisungen seines Schritts an
- Hält vorgeschlagenes Gewerk, Dringlichkeit und Hinweise in seinem Schritt fest
- Schließt seinen Schritt ab, damit die Koordination die Einstufung bestätigen kann
Geprüft von: Die Instandhaltungskoordination bestätigt oder korrigiert die Einstufung in Schritt 4.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Geben Sie jeder Reparatur eine eigene Ausführung von der Meldung bis zur bezahlten Rechnung, damit nichts nur in einem Postfach liegt. Schritte 1 bis 8 bringen jede Meldung bis zur geprüften Rechnung, und eine als blockiert markierte Ausführung zeigt, welche Aufträge auf Ersatzteile warten.
Fragen Sie jedes Mal dieselben Angaben ab: was defekt ist, wo, seit wann, Fotos und Zeiten für den Zugang. Schritt 2 fragt genau das über den öffentlichen Link ab, mit Fotos als Link.
Lassen Sie KI aus der Beschreibung des Mieters Gewerk und Dringlichkeit vorschlagen, und lassen Sie die Koordination das bestätigen. In Schritt 3 entwirft der Einstufungs-Assistent die Einstufung, und in Schritt 4 prüft die Instandhaltungskoordination sie gegen Ihre Instandhaltungsrichtlinie.
Prüfen Sie jedes Angebot vor der Beauftragung gegen das Kostenlimit im Verwaltervertrag. Schritt 5 ist eine Freigabeprüfung: Kein Auftrag wird vergeben, bis der Immobilienverwalter die Kosten freigibt, mit der Zustimmung des Vermieters, wenn sie über dem Limit liegen.
Fragen Sie den Mieter, nicht nur den Handwerker, bevor Sie die Rechnung bezahlen. In Schritt 7 bestätigt der Mieter die Behebung und bewertet den Einsatz über den öffentlichen Link, und Schritt 8 prüft das, bevor der Handwerker bezahlt wird.
Vergleichen Sie jede Rechnung mit dem freigegebenen Angebot und der Arbeit, die der Mieter bestätigt hat. Schritt 8 tut das, bevor die Kosten dem Vermieter belastet werden und der Handwerker bezahlt wird.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.