Immobilienmakler · Immobilienverwaltung
Mieterauswahl bis zum Einzug
Bringen Sie einen Mietinteressenten von der Bewerbung bis zur Schlüsselübergabe, mit jeder Prüfung dokumentiert. Der Interessent füllt die Bewerbung über einen öffentlichen Link aus, ein KI-Agent fasst sie für den Vermieter zusammen, und die Schlüssel gibt es erst, wenn Kaution und erste Miete bestätigt sind.
- Dauer: 1 bis 3 Wochen
- Wie oft: Für jede Mietbewerbung
- Schritte: 9 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 2 Freigaben
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Bewerbungen kommen als E-Mail-Verläufe, in denen Gehaltsnachweise fehlen.
Jeder Makler prüft Interessenten ein wenig anders.
Der Vermieter stimmt einem Mieter am Telefon zu, und niemand kann es später belegen.
Schlüssel werden übergeben, bevor die Kaution eingegangen ist.
Mit der Vorlage
Der Interessent füllt eine Bewerbung über einen öffentlichen Link aus, mit Links zu seinen Einkommensnachweisen.
Jeder Interessent wird nach denselben Kriterien aus Ihrer Vermietungsrichtlinie geprüft.
Die Entscheidung des Vermieters steht in der Ausführung, bevor der Mietvertrag rausgeht.
Die Schlüsselübergabe bleibt gesperrt, bis die Zahlung bestätigt ist.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Ein Interessent möchte eine Wohnung mieten, die Sie vermieten. Der Vermietungsmakler startet eine Ausführung mit der Wohnung, der Miete und dem gewünschten Einzugstermin.
- 1
Bewerbung erfassen und den Link an den Interessenten senden
Tag 1Vermietungsmakler · Team
Tragen Sie Wohnung, Miete und gewünschten Einzugstermin ein, und senden Sie dem Interessenten den öffentlichen Link zur Ausführung mit der Bewerbung.
Checkliste
- Besichtigung durchgeführt
- Öffentlichen Link an den Interessenten gesendet
Auszufüllende Felder
- Adresse der Wohnung (Pflichtfeld)
- Monatsmiete (Pflichtfeld)
- E-Mail des Interessenten (Pflichtfeld)
- Gewünschter Einzugstermin (Pflichtfeld)
- 2
Mietbewerbung ausfüllen
Tag 1 bis 3Mietinteressent · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link gibt der Interessent Arbeitgeber und Einkommen, den Kontakt des aktuellen Vermieters und die künftigen Bewohner an, und teilt sichere Links zu Einkommens- und Identitätsnachweisen, wie das Büro sie anfordert.
Checkliste
- Arbeitgeber und Einkommen angegeben
- Kontakt des aktuellen Vermieters angegeben
- Alle künftigen Bewohner genannt
Auszufüllende Felder
- Monatliches Haushaltseinkommen (Pflichtfeld)
- Kontakt des aktuellen Vermieters (Pflichtfeld)
- Wer in die Wohnung einzieht (Pflichtfeld)
- Link zum Einkommensnachweis (Pflichtfeld)
- 3
Identität, Einkommen und Referenzen prüfen
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 3 bis 5Immobilienverwalter · Team
Prüfen Sie Identität, Einkommen nach Ihrer Vermietungsrichtlinie und die Referenz des aktuellen Vermieters, wie es Ihre Regeln verlangen, mit denselben Kriterien für jeden Interessenten. Fehlt eine Referenz, markieren Sie die Ausführung als blockiert und notieren Sie, auf wen Sie warten.
Checkliste
- Identität geprüft
- Einkommen nach Ihrer Vermietungsrichtlinie geprüft
- Referenz des aktuellen Vermieters erhalten
- Dieselben Kriterien wie bei jedem Interessenten angewandt
Auszufüllende Felder
- Prüfergebnis (Pflichtfeld)
- Notizen zu den Prüfungen (Pflichtfeld)
- 4
Bewerbung für den Vermieter zusammenfassen
Tag 5Bewerbungs-Zusammenfasser · KI-Agent
Der Bewerbungs-Zusammenfasser entwirft aus der Bewerbung und den Prüfergebnissen eine kurze Zusammenfassung für den Vermieter und behandelt nur die Kriterien Ihrer Vermietungsrichtlinie.
Auszufüllende Felder
- Entwurf der Zusammenfassung (Pflichtfeld)
Geprüft von: Der Immobilienverwalter prüft die Zusammenfassung und hält die Entscheidung des Vermieters in Schritt 5 fest.
- 5
Interessenten mit dem Vermieter freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 5 bis 7Immobilienverwalter · Team
Prüfen Sie die Zusammenfassung gegen die Prüfungen, senden Sie sie dem Vermieter und halten Sie seine Entscheidung und mögliche Bedingungen fest, bevor Sie freigeben.
Checkliste
- Zusammenfassung stimmt mit den Prüfergebnissen überein
- Nur Ihre Vermietungskriterien verwendet
- Entscheidung des Vermieters schriftlich erhalten
Auszufüllende Felder
- Entscheidung des Vermieters (Pflichtfeld)
- Bedingungen des Vermieters
Freigabe: Mietvertrag und Einzug bleiben gesperrt, bis der Immobilienverwalter den Interessenten mit erfasster Entscheidung des Vermieters freigibt.
- 6
Mietvertrag und Kosten vor dem Einzug senden
Tag 7 bis 8Vermietungsmakler · Team
Senden Sie den Mietvertrag zur Unterschrift, und teilen Sie dem Interessenten mit, was er vor dem Einzug bis wann zahlen muss.
Checkliste
- Mietvertrag zur Unterschrift gesendet
- Beträge für Kaution und erste Miete gesendet
- Einzugstermin bestätigt
Auszufüllende Felder
- Link zum Mietvertrag (Pflichtfeld)
- Höhe der Kaution (Pflichtfeld)
- Einzugstermin (Pflichtfeld)
- 7
Mietvertrag unterschreiben und Zahlung bestätigen
Tag 8 bis 12Mietinteressent · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link bestätigt der Interessent, dass der Mietvertrag unterschrieben und Kaution und erste Miete bezahlt sind, gibt den Verwendungszweck an und wählt einen Tag für die Schlüsselübergabe.
Checkliste
- Mietvertrag unterschrieben
- Kaution bezahlt
- Erste Miete bezahlt
Auszufüllende Felder
- Verwendungszweck der Zahlung (Pflichtfeld)
- Gewünschter Tag der Schlüsselübergabe (Pflichtfeld)
- 8
Zahlungseingang bestätigen
Vor dem EinzugBuchhaltung · Team
Prüfen Sie, ob Kaution und erste Miete eingegangen sind, und legen Sie die Kaution so an oder melden Sie sie so, wie es Ihre örtlichen Regeln verlangen.
Checkliste
- Kaution eingegangen
- Erste Miete eingegangen
- Kaution nach Ihren Regeln angelegt
Auszufüllende Felder
- Zahlung eingegangen am (Pflichtfeld)
Freigabe: Die Schlüsselübergabe bleibt gesperrt, bis die Buchhaltung den Eingang von Kaution und erster Miete bestätigt.
- 9
Schlüssel übergeben und den Zustand beim Einzug festhalten
EinzugstagVermietungsmakler · Team
Gehen Sie mit dem Mieter durch die Wohnung, halten Sie Zustand und Zählerstände fest, und übergeben Sie die Schlüssel.
Checkliste
- Zustand Raum für Raum festgehalten
- Zählerstände abgelesen
- Schlüssel übergeben
- Mietvertrag auch vom Vermieter unterschrieben
Auszufüllende Felder
- Link zum Übergabeprotokoll und zu den Fotos (Pflichtfeld)
- Anzahl übergebener Schlüssel (Pflichtfeld)
Fertig, wenn
Der Vermieter hat den Mieter freigegeben, der Mietvertrag ist unterschrieben, Kaution und erste Miete sind eingegangen, und der Mieter hat die Schlüssel und ein Übergabeprotokoll.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Bewerbungs-Zusammenfasser
Macht aus der Bewerbung und den Prüfergebnissen eine kurze Zusammenfassung für den Vermieter.
Was er tut
- Liest die Bewerbung und die Prüfergebnisse in der Ausführung
- Behandelt nur die Kriterien aus den Anweisungen seines Schritts
- Schreibt den Entwurf der Zusammenfassung in seinen Schritt
- Schließt seinen Schritt ab, damit der Immobilienverwalter ihn prüfen kann
Geprüft von: Der Immobilienverwalter prüft die Zusammenfassung und hält die Entscheidung des Vermieters in Schritt 5 fest.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Verwenden Sie für jeden Interessenten dieselben schriftlichen Kriterien und halten Sie jede Prüfung fest. Schritt 3 prüft Identität, Einkommen und Referenzen anhand Ihrer Vermietungsrichtlinie, und Schritt 4 fasst die Bewerbung nur nach diesen Kriterien zusammen.
Geben Sie dem Interessenten einen Link, der alles abfragt und Links zu Einkommensnachweisen aufnimmt. Schritt 2 sammelt die Bewerbung über den öffentlichen Link, und in Schritt 3 wird die Ausführung als blockiert markiert, solange eine Referenz fehlt.
Lassen Sie KI die Bewerbung und die Prüfungen für den Vermieter zusammenfassen, und lassen Sie die Entscheidung bei Menschen. In Schritt 4 entwirft der Bewerbungs-Zusammenfasser die Zusammenfassung, und in Schritt 5 prüft der Immobilienverwalter sie, bevor der Vermieter sie sieht.
Senden Sie dem Vermieter eine geprüfte Zusammenfassung und halten Sie seine Entscheidung und Bedingungen in der Ausführung fest. Schritt 5 ist eine Freigabeprüfung: Der Mietvertrag bleibt gesperrt, bis der Immobilienverwalter die Entscheidung des Vermieters erfasst und den Interessenten freigibt.
Knüpfen Sie die Schlüsselübergabe an eine bestätigte Zahlung statt an den Einzugstermin. Schritt 8 ist eine Freigabeprüfung: Die Schlüsselübergabe bleibt gesperrt, bis die Buchhaltung bestätigt, dass Kaution und erste Miete eingegangen sind.
Halten Sie den Zustand Raum für Raum, die Zählerstände und die übergebenen Schlüssel fest, mit Fotos. Schritt 9 tut das am Einzugstag und speichert den Link zum Protokoll, damit es beim Auszug eine Vergleichsgrundlage gibt.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.