Klinikbetrieb · Empfang
Neupatientenaufnahme
Bringen Sie neue Patienten vom gebuchten Termin bis zur Anmeldung am Empfang, mit Anmeldebogen, Einwilligung und Versicherung vor dem Termin erledigt statt auf einem Klemmbrett im Wartezimmer. Der Patient erledigt seinen Teil über einen öffentlichen Link, und der Empfang sieht Tage vorher, was fehlt.
- Dauer: 1 bis 2 Wochen
- Wie oft: Für jeden neuen Patienten
- Schritte: 8 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Neue Patienten füllen Klemmbretter im Wartezimmer aus, und der Termin beginnt zu spät.
Eine fehlende Genehmigung fällt erst am Empfang auf.
Jemand prüft die Formulare jedes neuen Patienten von Hand.
Ein nicht wahrgenommener Termin fällt erst auf, wenn der Slot schon leer ist.
Mit der Vorlage
Patienten erledigen Anmeldung und Einwilligung vor dem Termin, und der Empfang sieht, was noch offen ist.
Die Versicherung wird Tage vorher geprüft, und eine fehlende Genehmigung markiert die Ausführung als blockiert.
Ein KI-Agent listet auf, was fehlt, und die Leitung Empfang hakt nach.
Der Patient bestätigt zwei Tage vorher oder bittet um einen anderen Termin.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Ein neuer Patient bucht seinen ersten Termin. Die Rezeption startet eine Ausführung mit der Referenznummer des Patienten und dem Termindatum.
- 1
Termin buchen und den Anmeldelink senden
Bei der BuchungRezeption · Team
Buchen Sie den Termin, legen Sie den Patienten in der Praxisverwaltung an und schicken Sie ihm per E-Mail die Anleitung zur Anmeldung und die Zugangsdaten zum Portal, mit dem öffentlichen Link zur Ausführung. Verwenden Sie in der Ausführung die Referenznummer, nicht den Namen des Patienten.
Checkliste
- Termin gebucht
- Patient in der Praxisverwaltung angelegt
- Anleitung und öffentlichen Link an den Patienten gesendet
Auszufüllende Felder
- Referenznummer des Patienten (Pflichtfeld)
- Termindatum (Pflichtfeld)
- Terminart (Pflichtfeld)
- Standort (Pflichtfeld)
- 2
Anmeldung und Einwilligung erledigen
Tag 1 bis 5Patient · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link bestätigt der Patient jedes Formular, das er im Patientenportal ausgefüllt hat, und gibt an, wie er erinnert werden möchte. Medizinische Angaben gehören ins Portal, nicht in diesen Link.
Checkliste
- Anmeldebogen im Patientenportal ausgefüllt
- Einwilligungs- und Datenschutzerklärungen unterschrieben
- Gesundheitsfragebogen im Patientenportal ausgefüllt
- Versicherungsdaten im Patientenportal eingetragen
Auszufüllende Felder
- Gewünschte Erinnerung (Pflichtfeld)
- Dolmetscher nötig
- Fragen an den Empfang
- 3
Versicherungsschutz prüfen
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 5Versicherungsprüfung · Team
Prüfen Sie den Versicherungsschutz für das Termindatum und ob die Versicherung eine Überweisung oder Genehmigung verlangt. Fehlt sie, markieren Sie die Ausführung als blockiert und notieren Sie, was fehlt.
Checkliste
- Versicherungsschutz am Termindatum gültig
- Überweisung oder Genehmigung vorhanden, wo nötig
- Erwartete Zuzahlung ermittelt
Auszufüllende Felder
- Prüfergebnis (Pflichtfeld)
- Erwartete Zuzahlung
- Fehlende Überweisung oder Genehmigung
- 4
Vollständigkeit der Aufnahme prüfen
Tag 5Aufnahmeprüfer · KI-Agent
Der Aufnahmeprüfer vergleicht die abgehakten Formulare, die gewünschte Erinnerung und das Prüfergebnis der Versicherung mit der Aufnahmeliste aus seinen Anweisungen, listet auf, was fehlt, und entwirft eine Erinnerung an den Patienten.
Auszufüllende Felder
- Fehlende Punkte (Pflichtfeld)
- Entwurf der Erinnerung an den Patienten
Geprüft von: Die Leitung Empfang prüft die Liste, versendet die Erinnerung und gibt die Aufnahme in Schritt 5 frei.
- 5
Nachhaken und die Aufnahme freigeben
Tag 6Leitung Empfang · Team
Prüfen Sie die Liste der fehlenden Punkte, senden Sie bei Bedarf die Erinnerung und geben Sie die Aufnahme frei, sobald Anmeldung und Versicherungsschutz vollständig sind.
Checkliste
- Fehlende Punkte nachgefasst
- Erwartete Zuzahlung dem Patienten mitgeteilt
- Dolmetscher organisiert, wo nötig
- Datum und Uhrzeit des Termins an den Patienten gesendet
Freigabe: Die Terminbestätigung bleibt gesperrt, bis die Leitung Empfang die Aufnahme als vollständig freigibt.
- 6
Termin bestätigen
2 Tage vor dem TerminPatient · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link bestätigt der Patient, dass er kommt, oder bittet um einen anderen Termin.
Auszufüllende Felder
- Teilnahme (Pflichtfeld)
- Gewünschter neuer Termin
- 7
Termin vorbereiten
Tag vor dem TerminMFA · Team
Bereiten Sie die Akte im Praxissystem vor, prüfen Sie, ob die unterschriebenen Formulare in der Akte sichtbar sind, und machen Sie den Raum bereit.
Checkliste
- Akte im Praxissystem vorbereitet
- Unterschriebene Formulare in der Akte sichtbar
- Raum und Geräte bereit
Auszufüllende Felder
- Raum
- 8
Patienten am Empfang anmelden
Am TerminRezeption · Team
Prüfen Sie Ausweis und Versichertenkarte, nehmen Sie die erwartete Zuzahlung an und sagen Sie dem Behandlungsteam, dass der Patient da ist.
Checkliste
- Ausweis und Versichertenkarte gesehen
- Zahlung angenommen
- Behandlungsteam informiert, dass der Patient da ist
Auszufüllende Felder
- Angenommener Betrag
Fertig, wenn
Der Patient ist am Termin angemeldet, mit Anmeldung, Einwilligung und Versicherung vollständig, und das Behandlungsteam kann pünktlich beginnen.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Aufnahmeprüfer
Prüft die Aufnahme jedes neuen Patienten gegen Ihre Aufnahmeliste und entwirft eine Erinnerung für das, was fehlt.
Was er tut
- Liest die vom Patienten abgehakten Formulare und die Werte in der Ausführung
- Vergleicht sie mit der Aufnahmeliste aus den Anweisungen seines Schritts
- Hält fehlende Punkte und einen Erinnerungsentwurf in seinem Schritt fest
- Schließt seinen Schritt ab, damit die Leitung Empfang nachhaken kann
Geprüft von: Die Leitung Empfang prüft die Liste, versendet die Erinnerung und gibt die Aufnahme in Schritt 5 frei.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Schicken Sie Tage vor dem Termin die Anleitung zur Anmeldung, mit einem Link, über den der Patient jedes Formular bestätigt, und prüfen Sie es vor dem Termin. In Schritt 2 bestätigt der Patient jedes Formular über einen öffentlichen Link, und Schritt 4 listet auf, was noch fehlt.
Prüfen Sie den Versicherungsschutz und eine nötige Überweisung oder Genehmigung einige Tage vor dem Termin, solange noch Zeit für Korrekturen ist. Schritt 3 hält das Prüfergebnis fest, und die Ausführung wird als blockiert markiert, wenn eine Genehmigung fehlt.
Verlegen Sie Anmeldung, Einwilligung und Versicherungsprüfung aus dem Wartezimmer in die Tage vor dem Termin. Die Schritte 2 bis 5 erledigen sie vorab, sodass der Empfang in Schritt 8 nur noch den Ausweis prüft und die Zahlung annimmt.
Lassen Sie KI prüfen, ob die Aufnahmeschritte vollständig sind, nicht was in der Krankenakte steht. In Schritt 4 vergleicht der Aufnahmeprüfer die abgehakten Formulare mit Ihrer Aufnahmeliste und entwirft eine Erinnerung, und in Schritt 5 prüft die Leitung Empfang sie, bevor etwas verschickt wird.
Bitten Sie den Patienten kurz vor dem Termin um eine Bestätigung und geben Sie ihm eine einfache Möglichkeit, einen anderen Termin zu erbitten. In Schritt 6 bestätigt der Patient zwei Tage vor dem Termin über den öffentlichen Link oder bittet um einen neuen Termin.
Anmeldebogen, Einwilligungs- und Datenschutzerklärungen, Versicherungsschutz, eine eventuelle Überweisung oder Genehmigung sowie Wünsche zu Erinnerungen und Dolmetscher. Die Schritte 2 und 3 decken sie ab, und Schritt 5 ist eine Freigabeprüfung, die die Terminbestätigung gesperrt hält, bis die Aufnahme vollständig ist.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.