Klinikbetrieb · Patientensteuerung
Überweisungsmanagement
Machen Sie aus jeder Überweisung, die per Fax, E-Mail oder Portal eintrifft, einen gebuchten Termin, ohne dass unterwegs eine verloren geht. Die überweisende Praxis ergänzt Fehlendes über einen öffentlichen Link, ein Facharzt legt die Dringlichkeit fest, und die Praxis bekommt zweimal Rückmeldung: mit dem Ergebnis und mit dem Arztbrief.
- Dauer: 1 bis 4 Wochen
- Wie oft: Für jede eingehende Überweisung
- Schritte: 8 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Überweisungen kommen per Fax, E-Mail und Telefon, und manche werden nie eingeplant.
Unvollständige Überweisungen liegen im Fach, während jemand die Praxis anruft.
Dringende Überweisungen warten in derselben Schlange wie Routinefälle.
Überweisende Ärzte erfahren nie, was aus ihrem Patienten geworden ist.
Mit der Vorlage
Jede Überweisung startet eine Ausführung, und offene Überweisungen bleiben sichtbar, bis sie abgeschlossen sind.
Die überweisende Praxis bekommt eine Anfrage und bestätigt über einen öffentlichen Link, was sie geschickt hat.
Ein Arzt legt die Dringlichkeit vor der Buchung fest, und die Buchung folgt ihr.
Die überweisende Praxis bekommt das Ergebnis und nach dem ersten Termin den Arztbrief.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Eine Überweisung trifft von einer überweisenden Praxis ein. Die Überweisungskoordination startet eine Ausführung mit der Referenznummer der Überweisung und der überweisenden Praxis.
- 1
Überweisung erfassen
Tag 1Überweisungskoordination · Team
Starten Sie die Ausführung mit der Referenznummer der Überweisung aus dem Praxissystem, nie mit dem Namen des Patienten, und haken Sie ab, was die Überweisung bereits enthält.
Checkliste
- Überweisungsgrund angegeben
- Aktuelle Befunde beigefügt
- Versicherungsdaten vorhanden
- Kontaktdaten des überweisenden Arztes vorhanden
Auszufüllende Felder
- Referenznummer der Überweisung (Pflichtfeld)
- Überweisende Praxis (Pflichtfeld)
- Fachgebiet (Pflichtfeld)
- E-Mail der überweisenden Praxis (Pflichtfeld)
- 2
Überweisung gegen die Anforderungen prüfen
Tag 1Überweisungsprüfer · KI-Agent
Der Überweisungsprüfer vergleicht, was in Schritt 1 abgehakt wurde, mit den Anforderungen an Überweisungen für das Fachgebiet aus seinen Anweisungen, listet auf, was fehlt, und entwirft eine Anfrage an die überweisende Praxis.
Auszufüllende Felder
- Fehlende Angaben (Pflichtfeld)
- Entwurf der Anfrage an die überweisende Praxis
Geprüft von: Die Überweisungskoordination prüft Liste und Anfrage, bevor sie sie in Schritt 3 versendet.
- 3
Fehlendes anfordern
Tag 1Überweisungskoordination · Team
Prüfen Sie die Liste der fehlenden Angaben anhand der Überweisung, korrigieren Sie den Entwurf und senden Sie ihn mit dem öffentlichen Link zur Ausführung an die überweisende Praxis. Fehlt nichts, schließen Sie den Schritt ab.
Checkliste
- Liste anhand der Überweisung geprüft
- Anfrage mit dem öffentlichen Link versendet
- 4
Fehlende Angaben senden
Tag 1 bis 5Überweisende Praxis · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link bestätigt die überweisende Praxis, was sie über den üblichen sicheren Kanal geschickt hat und wer bei Fragen erreichbar ist.
Checkliste
- Fehlende Unterlagen über den sicheren Kanal gesendet
- Überweisungsschein vom überweisenden Arzt unterschrieben
Auszufüllende Felder
- Was geschickt wurde (Pflichtfeld)
- Telefonnummer für Rückfragen
- 5
Dringlichkeit festlegen
Im öffentlichen Link ausgeblendetInnerhalb von 2 WerktagenFacharzt · Team
Lesen Sie die Überweisung im Praxissystem, entscheiden Sie, ob Sie sie annehmen, und legen Sie Dringlichkeit und Art des ersten Termins fest. Nur das Ergebnis kommt in die Ausführung; Ihre Begründung bleibt in der Patientenakte.
Auszufüllende Felder
- Entscheidung (Pflichtfeld)
- Dringlichkeit (Pflichtfeld)
- Art des ersten Termins
Freigabe: Die Terminbuchung bleibt gesperrt, bis der Facharzt die Überweisung annimmt und die Dringlichkeit festlegt.
- 6
Termin buchen
Innerhalb der Frist der DringlichkeitTerminplanung · Team
Buchen Sie den ersten Termin in der Frist, die zur Dringlichkeit passt, teilen Sie dem Patienten das Datum mit und starten Sie die Neupatientenaufnahme. Hat der Facharzt die Überweisung abgelehnt, schließen Sie den Schritt ohne Buchung ab.
Checkliste
- In der Frist der Dringlichkeit gebucht
- Patient kennt das Datum
- Neupatientenaufnahme gestartet
Auszufüllende Felder
- Termindatum
- 7
Überweisende Praxis informieren
Am Tag der BuchungÜberweisungskoordination · Team
Senden Sie der überweisenden Praxis das Termindatum oder die Ablehnung des Facharztes mit eventuellen Empfehlungen, und aktualisieren Sie den Status der Überweisung im Praxissystem.
Checkliste
- Überweisende Praxis kennt das Ergebnis
- Status der Überweisung im Praxissystem aktualisiert
Auszufüllende Felder
- Überweisende Praxis informiert am (Pflichtfeld)
- 8
Arztbrief zurücksenden
Nach dem ersten TerminMedizinisches Sekretariat · Team
Senden Sie den Arztbrief, sobald der Facharzt ihn unterschrieben hat, über den sicheren Kanal an die überweisende Praxis und schließen Sie die Überweisung ab.
Checkliste
- Arztbrief vom Facharzt unterschrieben
- Arztbrief an die überweisende Praxis gesendet
- Überweisung im Praxissystem abgeschlossen
Auszufüllende Felder
- Arztbrief gesendet am (Pflichtfeld)
Fertig, wenn
Der Patient ist mit der vom Facharzt festgelegten Dringlichkeit eingeplant, die überweisende Praxis kennt das Ergebnis, und der Arztbrief ist nach dem ersten Termin zurückgegangen.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Überweisungsprüfer
Prüft jede Überweisung gegen Ihre Anforderungen für das Fachgebiet und entwirft die Anfrage für das, was fehlt.
Was er tut
- Liest das Fachgebiet und was in Schritt 1 als vorhanden abgehakt wurde
- Vergleicht es mit den Anforderungen aus den Anweisungen seines Schritts
- Hält fehlende Angaben und einen Anfrageentwurf in seinem Schritt fest
- Schließt seinen Schritt ab, damit die Überweisungskoordination ihn prüfen kann
Geprüft von: Die Überweisungskoordination prüft Liste und Anfrage, bevor sie sie in Schritt 3 versendet.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Erfassen Sie jede Überweisung am Tag des Eingangs und geben Sie ihr eine verantwortliche Person, bis die überweisende Praxis Rückmeldung hat. Schritt 1 startet für jede Überweisung eine Ausführung, und sie bleibt offen, bis Schritt 8 den Arztbrief versendet und sie abschließt.
Listen Sie genau auf, was fehlt, und fragen Sie die überweisende Praxis einmal, an einer Stelle. In Schritt 3 versendet die Überweisungskoordination die Anfrage, und in Schritt 4 bestätigt die überweisende Praxis über einen öffentlichen Link, was sie geschickt hat.
Ein Arzt des Fachgebiets, nie der Empfang oder ein KI-Agent. Schritt 5 ist eine Freigabeprüfung: Die Terminbuchung bleibt gesperrt, bis der Facharzt die Überweisung annimmt und die Dringlichkeit festlegt.
Lassen Sie KI jede Überweisung gegen Ihre Anforderungen für das Fachgebiet prüfen und die Anfrage für Fehlendes entwerfen. Schritt 2 erledigt das, und in Schritt 3 prüft die Überweisungskoordination die Liste, bevor etwas versendet wird.
Teilen Sie der überweisenden Praxis das Ergebnis mit, sobald die Überweisung eingeplant oder abgelehnt ist, und senden Sie nach dem ersten Termin den Arztbrief. Schritt 7 versendet das Ergebnis, und Schritt 8 hält fest, wann der Arztbrief zurückging.
Planen Sie nach der Dringlichkeit, die der Arzt festgelegt hat, nicht nach dem ersten freien Termin. Schritt 6 folgt der Dringlichkeit aus Schritt 5, und die Terminplanung hakt ab, dass der Termin in der Frist liegt.
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