IT-Managed-Services · Servicedesk
Neue Benutzer für Kunden einrichten
Sorgen Sie dafür, dass ein neuer Mitarbeiter eines Kunden am ersten Tag die richtigen Zugänge und ein funktionierendes Gerät hat, ohne nach einer einzeiligen E-Mail Angaben hinterherzulaufen. Die Führungskraft beim Kunden füllt alles über einen öffentlichen Link aus, und kein Konto entsteht, bevor eine berechtigte Anfrage freigegeben ist.
- Dauer: 3 bis 5 Arbeitstage vor dem Eintritt
- Wie oft: Für jeden neuen Mitarbeiter bei einem Kunden
- Schritte: 8 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Eine Anfrage für einen neuen Mitarbeiter kommt als eine Zeile in einer E-Mail, und der Techniker muss den Details hinterherlaufen.
Jeder beim Kunden kann Zugang zu allem anfordern.
Der Laptop kommt am ersten Tag ohne die Anwendungen des Benutzers.
Das Ticket wird geschlossen, ohne zu wissen, ob der neue Benutzer arbeiten konnte.
Mit der Vorlage
Die Führungskraft gibt Rolle, Zugänge und Geräte über einen Link an.
Jede Anfrage wird mit den berechtigten Ansprechpartnern des Kunden abgeglichen, bevor ein Konto existiert.
Das Gerät ist vor dem Eintritt vorbereitet und mit dem Konto des Benutzers getestet.
Die Führungskraft bestätigt den ersten Tag über den öffentlichen Link.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Ein Kunde fordert einen neuen Benutzer an. Der Servicedesk-Techniker startet eine Ausführung mit Kunde, Ticketnummer und Eintrittsdatum.
- 1
Anfrage erfassen und den öffentlichen Link senden
Bei AnfrageServicedesk-Techniker · Team
Halten Sie Kunde, Ticketnummer und Eintrittsdatum fest, und senden Sie der Führungskraft den öffentlichen Link für die Angaben zum neuen Mitarbeiter.
Checkliste
- Ticketnummer in der Ausführung
- Öffentlichen Link an die Führungskraft gesendet
Auszufüllende Felder
- Kundenname (Pflichtfeld)
- Ticketnummer (Pflichtfeld)
- Eintrittsdatum (Pflichtfeld)
- 2
Angaben zum neuen Mitarbeiter ausfüllen
Tag 1Führungskraft beim Kunden · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link gibt die Führungskraft Name und Rolle des neuen Mitarbeiters, die nötigen Zugänge und die Geräte an, am besten mit einem Kollegen in derselben Rolle als Vorlage.
Checkliste
- Eintrittsdatum mit HR bestätigt
- Zusätzliche Lizenzkosten verstanden
Auszufüllende Felder
- Vollständiger Name und Stellenbezeichnung (Pflichtfeld)
- Benötigte Zugänge (Anwendungen, Ordner, Gruppen) (Pflichtfeld)
- Benötigte Geräte (Pflichtfeld)
- Kollege mit denselben Zugängen
- 3
Anfrage prüfen
Tag 1Anfrage-Prüfer · KI-Agent
Der Anfrage-Prüfer vergleicht die Anfrage mit der Checkliste für neue Benutzer, listet Fehlendes auf und markiert heikle Zugänge wie Finanzordner oder Adminrechte.
Auszufüllende Felder
- Fehlende Angaben
- Markierte heikle Zugänge
Geprüft von: Die Servicedesk-Teamleitung prüft die markierten Punkte und gibt die Anfrage in Schritt 4 frei.
- 4
Zugänge freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 2Servicedesk-Teamleitung · Team
Bestätigen Sie, dass der Anfragende ein berechtigter Ansprechpartner ist, klären Sie die markierten Zugänge mit ihm, und geben Sie die Anfrage frei oder markieren Sie die Ausführung mit der offenen Frage als blockiert.
Checkliste
- Anfragender ist berechtigter Ansprechpartner
- Markierte Zugänge vom Anfragenden bestätigt
- Lizenz verfügbar oder bestellt
Freigabe: Kein Konto wird angelegt, bis die Servicedesk-Teamleitung die Anfrage freigibt.
- 5
Konto und Zugänge anlegen
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 2 bis 3Servicedesk-Techniker · Team
Legen Sie Konto und Postfach an, fügen Sie die freigegebenen Gruppen und Ordner hinzu, weisen Sie die Lizenz zu und bereiten Sie eine sichere erste Anmeldung vor.
Checkliste
- Konto und Postfach angelegt
- Freigegebene Gruppen und Ordner hinzugefügt
- Lizenz zugewiesen
- Erste Anmeldung ohne Passwort per E-Mail eingerichtet
Auszufüllende Felder
- Benutzername (Pflichtfeld)
- 6
Gerät vorbereiten und testen
Vor dem EintrittServicedesk-Techniker · Team
Binden Sie das Gerät im RMM-Tool ein, installieren Sie Sicherheitstools, Updates und Anwendungen, und testen Sie es mit dem neuen Konto.
Checkliste
- Gerät im RMM-Tool eingebunden
- Sicherheitstools und Updates installiert
- Anwendungen installiert
- Mit dem neuen Konto getestet
Auszufüllende Felder
- Inventarnummer des Geräts (Pflichtfeld)
- Liefer- oder Abholdatum (Pflichtfeld)
- 7
Ersten Tag bestätigen
Erster TagFührungskraft beim Kunden · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link bestätigt die Führungskraft, dass sich der neue Benutzer anmelden konnte, sein Gerät hat und öffnen kann, was er braucht.
Auszufüllende Felder
- Alles funktioniert (Pflichtfeld)
- Was noch nicht funktioniert
- 8
Anfrage abschließen
Erste WocheServicedesk-Techniker · Team
Beheben Sie, was die Führungskraft gemeldet hat, aktualisieren Sie die Kundendokumentation und schließen Sie das Ticket.
Checkliste
- Gemeldete Probleme behoben
- Benutzer und Gerät in der Kundendokumentation ergänzt
- Ticket im Ticketsystem geschlossen
Fertig, wenn
Der neue Benutzer hat sich am ersten Tag mit den freigegebenen Zugängen und einem vorbereiteten Gerät angemeldet, die Führungskraft hat das bestätigt, und das Ticket ist geschlossen.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Anfrage-Prüfer
Prüft jede Anfrage für einen neuen Benutzer auf fehlende Angaben und Zugänge, die einen zweiten Blick brauchen.
Was er tut
- Liest die Anfrage, die die Führungskraft in der Ausführung ausgefüllt hat
- Vergleicht sie mit der Checkliste und der Liste heikler Zugänge aus den Anweisungen seines Schritts
- Hält fehlende Angaben und markierte Zugänge in seinem Schritt fest
- Schließt seinen Schritt ab, damit die Freigabe beginnen kann
Geprüft von: Die Servicedesk-Teamleitung prüft die markierten Punkte und gibt die Anfrage in Schritt 4 frei.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Geben Sie der Führungskraft beim Kunden einen Link, der alles abfragt, was Sie brauchen, statt eine einzeilige E-Mail zu akzeptieren. In Schritt 2 trägt die Führungskraft Rolle, Zugänge und Geräte über den öffentlichen Link ein, und Schritt 3 prüft die Anfrage auf Lücken.
Gleichen Sie den Anfragenden mit der Liste berechtigter Ansprechpartner des Kunden ab, bevor Sie etwas anlegen. Schritt 4 ist eine Freigabeprüfung: Kein Konto wird angelegt, bis die Servicedesk-Teamleitung den Anfragenden bestätigt und die Zugänge freigibt.
Konto und Postfach, Gruppen und freigegebene Ordner, die Lizenz, eine sichere erste Anmeldung und ein Gerät, das eingebunden und mit diesem Konto getestet ist. Die Schritte 5 und 6 führen diese Punkte als Checklisten, sodass kein Techniker einen auslässt.
Lassen Sie KI die Anfrage lesen und zeigen, was fehlt oder heikel ist, bevor ein Techniker sie übernimmt. In Schritt 3 markiert der Anfrage-Prüfer Lücken und heikle Zugänge, und in Schritt 4 prüft die Servicedesk-Teamleitung sie vor der Freigabe.
Bereiten Sie das Gerät vor dem Eintritt mit dem eigenen Konto des Benutzers vor, und lassen Sie die Führungskraft am ersten Tag bestätigen. Schritt 6 testet das Gerät mit dem neuen Konto, und in Schritt 7 bestätigt die Führungskraft über den öffentlichen Link, dass alles funktioniert.
Senden Sie es nicht per E-Mail; richten Sie eine erste Anmeldung ein, bei der der Benutzer sein Passwort und seinen zweiten Faktor selbst festlegt. Schritt 5 hat das auf der Checkliste, bevor das Konto übergeben wird.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.