IT-Managed-Services · Finanzen
Monatlicher Lizenzabgleich
Rechnen Sie jeden Kunden jeden Monat für das ab, was er wirklich nutzt, ohne nicht berechnete neue Benutzer oder bezahlte Lizenzen für Ausgeschiedene. Ein KI-Agent listet die Abweichungen auf, der Kunde bestätigt Austritte über einen öffentlichen Link, und jede Rechnungsänderung wird freigegeben, bevor die Rechnung rausgeht.
- Dauer: 3 bis 5 Arbeitstage vor der Rechnungsstellung
- Wie oft: Jeden Monat, für jeden Kunden
- Schritte: 7 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Neue Benutzer kommen im Laufe des Monats dazu und landen nie auf der Rechnung.
Lizenzen ausgeschiedener Mitarbeiter bleiben aktiv und kosten den Kunden weiter Geld.
Rechnungskorrekturen macht, wer es gerade bemerkt, ohne festzuhalten, warum.
Jemand vergleicht Portalexporte von Hand mit Rechnungen, Zeile für Zeile.
Mit der Vorlage
Jeden Monat werden die Mengen vor der Rechnungsstellung mit dem Berechneten verglichen.
Der Kunde bestätigt jeden Monat die Austritte, und ihre Konten und Lizenzen werden entfernt.
Die Leitung Finanzen gibt jede Änderung frei, und der Grund steht in der Ausführung.
Ein KI-Agent listet die Abweichungen auf, und die Fakturierung prüft sie.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Der monatliche Abrechnungstermin des Kunden steht an. Die Fakturierung startet eine Ausführung mit dem Kunden und den berechneten Mengen des Vormonats.
- 1
Mengen des Monats erfassen
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 1Fakturierung · Team
Halten Sie fest, was dem Kunden im Vormonat berechnet wurde, und die Benutzer, Geräte und Lizenzen dieses Monats aus dem Verzeichnisdienst, dem RMM-Tool und jedem Herstellerportal.
Checkliste
- Benutzerzahl aus dem Verzeichnisdienst
- Gerätezahl aus dem RMM-Tool
- Lizenzzahlen aus jedem Herstellerportal
Auszufüllende Felder
- Kundenname (Pflichtfeld)
- Im Vormonat berechnete Benutzer und Geräte (Pflichtfeld)
- Diesen Monat gefundene Benutzer und Geräte (Pflichtfeld)
- Lizenzen je Produkt (Pflichtfeld)
- 2
Mengen mit der Abrechnung vergleichen
Tag 1Abgleich-Prüfer · KI-Agent
Der Abgleich-Prüfer vergleicht die Mengen mit dem Berechneten und listet jede Abweichung auf: nicht berechnete Benutzer, ungenutzte Lizenzen und Geräte ohne Ihren Agenten, mit einer vorgeschlagenen Rechnungsänderung je Abweichung.
Auszufüllende Felder
- Gefundene Abweichungen (Pflichtfeld)
- Vorgeschlagene Rechnungsänderungen (Pflichtfeld)
Geprüft von: Die Fakturierung prüft jede Abweichung in Schritt 3.
- 3
Abweichungen prüfen
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 2Fakturierung · Team
Führen Sie jede Abweichung auf einen Benutzer, ein Gerät oder eine Lizenz zurück, korrigieren Sie die vorgeschlagenen Änderungen und senden Sie dem Ansprechpartner die Konten, die zu Ausgeschiedenen gehören könnten, zusammen mit dem öffentlichen Link per E-Mail.
Checkliste
- Jede Abweichung zurückverfolgt
- Vorgeschlagene Änderungen korrigiert
- Mögliche Austritte für den Kunden aufgelistet
- Öffentlichen Link an den Ansprechpartner gesendet
Auszufüllende Felder
- Mit dem Kunden zu klärende Konten (Pflichtfeld)
- 4
Austritte und Lizenzen bestätigen
Tag 2 bis 4Ansprechpartner beim Kunden · Öffentlicher Link
Der Kunde prüft die Liste der Konten, die ihm die Fakturierung per E-Mail geschickt hat, und bestätigt über den öffentlichen Link, wer ausgeschieden ist, wer neu ist und welche Lizenzen er nicht mehr braucht.
Checkliste
- Austritte mit HR abgeglichen
- Lizenzänderungen mit dem Budgetverantwortlichen abgestimmt
Auszufüllende Felder
- Ausgeschiedene Personen (Pflichtfeld)
- Neue Personen, noch nicht angefordert
- Zu entfernende Lizenzen
- 5
Änderungen freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 4Leitung Finanzen · Team
Prüfen Sie die korrigierten Änderungen und die Antworten des Kunden, und geben Sie die Rechnungsänderungen sowie das Entfernen von Konten und Lizenzen frei.
Checkliste
- Jede Änderung auf eine Menge zurückgeführt
- Entfernungen passen zur Bestätigung des Kunden
- Gutschriften und Nachberechnung mit dem Account Manager abgestimmt
Freigabe: Kontoänderungen und Rechnung bleiben gesperrt, bis die Leitung Finanzen die Änderungen freigibt.
- 6
Ausgeschiedene und ungenutzte Lizenzen entfernen
Tag 5Servicedesk-Techniker · Team
Deaktivieren Sie die Konten der vom Kunden bestätigten Ausgeschiedenen, behandeln Sie Postfach und Dateien nach dem Austrittsprozess des Kunden, und entfernen Sie die freigegebenen Lizenzen.
Checkliste
- Konten der Ausgeschiedenen deaktiviert
- Postfach und Dateien wie vereinbart behandelt
- Freigegebene Lizenzen entfernt
Auszufüllende Felder
- Ticketnummer (Pflichtfeld)
- 7
Rechnung senden
Tag 5Fakturierung · Team
Stellen Sie die Rechnung mit den freigegebenen Änderungen aus und halten Sie fest, womit die Ausführung im nächsten Monat beginnt.
Checkliste
- Rechnung passt zu den freigegebenen Änderungen
- Neue Mengen für den nächsten Monat gespeichert
Auszufüllende Felder
- Rechnungsnummer (Pflichtfeld)
- Rechnung gesendet am (Pflichtfeld)
Fertig, wenn
Die Rechnung passt zu den Benutzern, Geräten und Lizenzen, die der Kunde wirklich hat, Konten Ausgeschiedener und ungenutzte Lizenzen sind entfernt, und jede Änderung ist freigegeben und festgehalten.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Abgleich-Prüfer
Vergleicht die Mengen des Monats mit dem, was dem Kunden berechnet wurde, und schlägt Rechnungsänderungen vor.
Was er tut
- Liest die berechneten Mengen und die Mengen des Monats aus der Ausführung
- Listet nicht berechnete Benutzer, ungenutzte Lizenzen und Geräte ohne Ihren Agenten auf
- Hält Abweichungen und vorgeschlagene Rechnungsänderungen in seinem Schritt fest
- Schließt seinen Schritt ab, damit die Fakturierung prüfen kann
Geprüft von: Die Fakturierung prüft jede Abweichung in Schritt 3.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Gleichen Sie jeden Monat vor der Rechnungsstellung ab, was Sie berechnen, mit den Benutzern, Geräten und Lizenzen, die es wirklich gibt. Schritt 1 hält beide Mengen fest, und Schritt 2 listet jede Abweichung für die Fakturierung auf.
Nehmen Sie die Lizenzzahl aus jedem Herstellerportal und legen Sie sie Zeile für Zeile neben die Rechnung des Kunden. In Schritt 2 vergleicht der Abgleich-Prüfer beides, und Schritt 5 gibt jede Rechnungsänderung frei, bevor die Rechnung rausgeht.
Bitten Sie den Kunden jeden Monat, die Austritte zu bestätigen, statt zu warten, bis er daran denkt. In Schritt 4 bestätigt der Ansprechpartner Austritte und überflüssige Lizenzen über den öffentlichen Link, und Schritt 6 deaktiviert diese Konten.
Lassen Sie KI den Vergleich machen und die Entscheidung bei Ihrer Fakturierung. In Schritt 2 listet der Abgleich-Prüfer die Abweichungen und vorgeschlagenen Rechnungsänderungen auf, und in Schritt 3 prüft die Fakturierung jede einzelne.
Setzen Sie eine Freigabe durch die Finanzen zwischen Abgleich und Rechnung. Schritt 5 ist eine Freigabeprüfung: Kontoänderungen und Rechnung bleiben gesperrt, bis die Leitung Finanzen die Änderungen freigibt.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.