Baudienstleistungen · Projektmanagement
Nachträge am Bau
Lassen Sie jede Leistungsänderung bepreisen und schriftlich freigeben, bevor sie gebaut wird, statt bei der Schlussrechnung über Mehrkosten zu streiten. Der Bauherr entscheidet über einen öffentlichen Link, und keine geänderte Leistung beginnt, bevor der Projektleiter seine Freigabe bestätigt hat.
- Dauer: 1 bis 3 Wochen
- Wie oft: Für jede Leistungsänderung
- Schritte: 9 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 2 Freigaben
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Die Kolonne baut die Mehrleistung auf ein mündliches Ja, und Monate später wird über den Preis gestritten.
Änderungen werden am Ende der Woche aus dem Gedächtnis notiert, ohne Fotos oder Planverweis.
Jeder Projektleiter schreibt Nachträge auf seine Art.
Beauftragte Nachträge werden bei der Abrechnung vergessen.
Mit der Vorlage
Keine geänderte Leistung beginnt, bis der Bauherr über den öffentlichen Link beauftragt und der Projektleiter es bestätigt hat.
Der Bauleiter hält jede Änderung am selben Tag fest, mit Fotos, Planverweis und Ursache.
Ein KI-Agent entwirft jeden Nachtrag im selben Format, und der Betriebsleiter gibt ihn frei.
Jeder beauftragte Nachtrag endet in der nächsten Abschlagsrechnung.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Eine Änderung kommt auf: Der Bauherr will etwas zusätzlich, oder die Kolonne findet Verhältnisse vor, die von den Plänen abweichen. Der Bauleiter startet eine Ausführung mit dem Projekt und einer kurzen Beschreibung.
- 1
Änderung auf der Baustelle festhalten
Tag 1Bauleiter · Team
Beschreiben Sie, was sich ändert, wo und warum, mit Fotos und Planverweis, und notieren Sie, ob Arbeit auf eine Entscheidung wartet.
Checkliste
- Ort und Planverweis notiert
- Fotos gemacht
- Projektleiter informiert
Auszufüllende Felder
- Beschreibung der Änderung (Pflichtfeld)
- Ursache (Pflichtfeld)
- Link zu Fotos und Plänen (Pflichtfeld)
- Arbeit ruht bis zur Entscheidung
- 2
Nachtrag kalkulieren
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 2 bis 5Projektleiter · Team
Holen Sie Preise der betroffenen Subunternehmer ein, rechnen Sie eigenen Lohn, Material, Geräte und den vertraglich erlaubten Zuschlag hinzu, und ermitteln Sie die Auswirkung auf den Terminplan.
Checkliste
- Preise der Subunternehmer liegen vor
- Zuschlag laut Vertrag angesetzt
- Terminauswirkung geprüft
Auszufüllende Felder
- Preis des Nachtrags (Pflichtfeld)
- Terminauswirkung in Arbeitstagen (Pflichtfeld)
- Link zur Preisaufstellung (Pflichtfeld)
- 3
Nachtrag entwerfen
Tag 5Nachtrags-Autor · KI-Agent
Der Nachtrags-Autor entwirft den Nachtrag: was sich ändert und warum, den Preis, die Terminauswirkung und was der Bauherr beauftragen soll.
Auszufüllende Felder
- Entwurf des Nachtrags (Pflichtfeld)
Geprüft von: Der Betriebsleiter korrigiert den Text und gibt den Preis in Schritt 4 frei.
- 4
Nachtrag intern freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 6Betriebsleiter · Team
Prüfen Sie den Umfang gegen die Dokumentation vor Ort und den Preis gegen den Vertrag, korrigieren Sie den Entwurf und geben Sie ihn frei.
Checkliste
- Umfang passt zur Dokumentation
- Preis und Zuschlag stimmen
- Terminauswirkung ist genannt
Freigabe: Nichts geht an den Bauherrn, bis der Betriebsleiter Preis und Text freigibt.
- 5
Nachtrag an den Bauherrn senden
Woche 2Projektleiter · Team
Senden Sie den freigegebenen Nachtrag mit dem öffentlichen Link zur Ausführung, und gehen Sie ihn mit dem Vertreter des Bauherrn durch.
Checkliste
- Nachtrag gesendet
- Öffentlichen Link an den Bauherrn gesendet
- Mit dem Bauherrn durchgegangen
Auszufüllende Felder
- Link zum gesendeten Nachtrag (Pflichtfeld)
- Entscheidung nötig bis (Pflichtfeld)
- 6
Nachtrag beauftragen oder ablehnen
Woche 2Vertreter des Bauherrn · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link hält der Vertreter des Bauherrn seine Entscheidung fest, bei Beauftragung mit Auftrags- oder Bestellnummer, bei Ablehnung mit dem, was geändert werden soll.
Auszufüllende Felder
- Entscheidung (Pflichtfeld)
- Auftrags- oder Bestellnummer
- Was geändert werden soll
- 7
Nachtrag für die Baustelle freigeben
Woche 2Projektleiter · Team
Prüfen Sie die Entscheidung des Bauherrn, aktualisieren Sie Auftragssumme und Terminplan, und informieren Sie Bauleiter und betroffene Gewerke. Hat der Bauherr abgelehnt, halten Sie fest, wie die Arbeit ohne die Änderung weitergeht.
Checkliste
- Entscheidung des Bauherrn festgehalten
- Auftragssumme aktualisiert
- Terminplan aktualisiert
- Änderungen an Subunternehmer weitergegeben
Auszufüllende Felder
- Neue Auftragssumme (Pflichtfeld)
Freigabe: Keine geänderte Leistung beginnt, bis der Projektleiter die Beauftragung durch den Bauherrn bestätigt.
- 8
Fertigstellung der geänderten Leistung bestätigen
Nach FertigstellungBauleiter · Team
Prüfen Sie, ob die Leistung dem beauftragten Nachtrag entspricht, und fotografieren Sie sie.
Checkliste
- Leistung entspricht dem Nachtrag
- Fertigstellungsfotos gemacht
Auszufüllende Felder
- Fertiggestellt am (Pflichtfeld)
- Link zu den Fertigstellungsfotos
- 9
Nachtrag in die nächste Abschlagsrechnung aufnehmen
Nächster AbrechnungsterminProjektkaufmann · Team
Nehmen Sie den beauftragten Nachtrag in die nächste Abschlagsrechnung auf, und gleichen Sie die Änderungen der Subunternehmer damit ab.
Checkliste
- In die nächste Abschlagsrechnung aufgenommen
- Änderungen der Subunternehmer abgeglichen
Auszufüllende Felder
- Abrechnungszeitraum (Pflichtfeld)
Fertig, wenn
Der Bauherr hat den Nachtrag beauftragt oder abgelehnt, Auftragssumme und Terminplan sind aktualisiert, beauftragte Leistungen sind ausgeführt und fotografiert und stehen in der nächsten Abschlagsrechnung.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Nachtrags-Autor
Entwirft den Nachtrag aus der Dokumentation vor Ort und der Kalkulation.
Was er tut
- Liest Beschreibung, Ursache, Preis und Terminauswirkung in der Ausführung
- Entwirft den Nachtrag im Format aus den Anweisungen seines Schritts
- Nennt Preis und Auswirkung auf den Fertigstellungstermin klar
- Schließt seinen Schritt ab, damit der Betriebsleiter ihn prüfen kann
Geprüft von: Der Betriebsleiter korrigiert den Text und gibt den Preis in Schritt 4 frei.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Machen Sie die Beauftragung zu einem festen Schritt, bevor jemand die Änderung baut, und geben Sie dem Bauherrn einen einfachen Weg zu entscheiden. In Schritt 6 beauftragt oder lehnt der Vertreter des Bauherrn über einen öffentlichen Link ab, und Schritt 7 ist eine Freigabeprüfung: Keine geänderte Leistung beginnt, bis der Projektleiter die Beauftragung bestätigt.
Halten Sie fest, was sich ändert, wo und warum, und zwar am Tag, an dem es aufkommt, mit Fotos und Planverweis. In Schritt 1 hält der Bauleiter Änderung, Ursache und eine mögliche Arbeitsunterbrechung fest, bevor etwas bepreist wird.
Kalkulieren Sie ihn wie ein kleines Angebot: Preise der Subunternehmer, eigener Lohn, Material und Geräte, der vertraglich erlaubte Zuschlag und die Auswirkung auf den Terminplan. Schritt 2 hält all das fest, und in Schritt 4 prüft der Betriebsleiter den Preis, bevor er beim Bauherrn ankommt.
Lassen Sie KI den Nachtrag aus der Dokumentation vor Ort und der Kalkulation schreiben, und lassen Sie die Preisentscheidung bei einem Menschen. In Schritt 3 entwirft der Nachtrags-Autor Beschreibung, Begründung, Preis und Terminauswirkung, und in Schritt 4 korrigiert und genehmigt der Betriebsleiter ihn.
Verknüpfen Sie jeden beauftragten Nachtrag mit der nächsten Abschlagsrechnung, statt ihn für die Schlussrechnung aufzuheben. Schritt 8 hält fest, wann die geänderte Leistung fertig war, und in Schritt 9 nimmt der Projektkaufmann sie in die nächste Abschlagsrechnung auf.
Halten Sie Dokumentation vor Ort, Preis, Entscheidung des Bauherrn und Fertigstellungsfotos jeder Änderung in einem Verlauf zusammen. Die Schritte 1, 2, 6 und 8 halten all das fest, damit die Schlussrechnung eine Liste beauftragter Nachträge ist und kein Streit.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.