Baudienstleistungen · Finanzen
Abschlagsrechnung am Bau
Rechnen Sie jeden Monat die Leistung ab, die die Baustelle bestätigt hat, und bekommen Sie den geprüften Betrag zurück, ohne nachzutelefonieren. Der Vertreter des Bauherrn prüft über einen öffentlichen Link, und keine Abschlagsrechnung geht raus, bevor der kaufmännische Leiter sie freigibt.
- Dauer: 2 bis 3 Wochen
- Wie oft: Jeden Monat, für jedes laufende Projekt
- Schritte: 8 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Die Abschlagsrechnung entsteht aus den Forderungen der Subunternehmer, und der Bauherr findet die Positionen, die der Leistung vorausgehen.
Eine Abschlagsrechnung geht mit fehlendem Nachtrag oder falschem Einbehalt raus.
Der geprüfte Betrag, und der Grund für eine Kürzung, kommen Wochen später per E-Mail.
Jeder Projektleiter rechnet in seinem Format und seinem Tempo ab.
Mit der Vorlage
Der Bauleiter bestätigt den Leistungsstand vor Ort, bevor etwas abgerechnet wird.
Ein KI-Agent prüft Beträge und Checklisten, und der kaufmännische Leiter gibt frei, bevor etwas versendet wird.
Der Vertreter des Bauherrn hält geprüften Betrag, Zahlungstermin und strittige Positionen über einen Link fest.
Jedes Projekt rechnet jeden Monat über dieselben Schritte ab.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Der vertragliche Abrechnungstermin ist da. Der Projektkaufmann startet eine Ausführung mit Projektname und Abrechnungszeitraum.
- 1
Abrechnungszeitraum öffnen und Forderungen der Subunternehmer einholen
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 1Projektkaufmann · Team
Fordern Sie von jedem aktiven Subunternehmer seine Abschlagsforderung für den Zeitraum an, und listen Sie die beauftragten Nachträge auf, die mit hinein gehören.
Checkliste
- Forderung bei jedem aktiven Gewerk angefragt
- Beauftragte Nachträge aufgelistet
- Nach Nachunternehmervertrag nötige Unterlagen angefordert
Auszufüllende Felder
- Projektname (Pflichtfeld)
- Ende des Abrechnungszeitraums (Pflichtfeld)
- Link zu den Forderungen der Subunternehmer (Pflichtfeld)
- Gewerke ohne Forderung
- 2
Leistungsstand vor Ort bestätigen
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 2 bis 3Bauleiter · Team
Gehen Sie über die Baustelle, setzen Sie für jede Position der Kostenaufstellung den Fertigstellungsgrad und prüfen Sie den geforderten Stand jedes Subunternehmers gegen die erbrachte Leistung.
Checkliste
- Jede Position begangen
- Forderungen der Subunternehmer gegen die Leistung geprüft
- Auf der Baustelle gelagertes Material gezählt
Auszufüllende Felder
- Link zum markierten Leistungsstand (Pflichtfeld)
- Positionen, die der Leistung vorausgehen
- 3
Abschlagsrechnung erstellen
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 3 bis 4Projektleiter · Team
Aktualisieren Sie die Kostenaufstellung mit dem bestätigten Leistungsstand, nehmen Sie beauftragte Nachträge und gelagertes Material auf, und berechnen Sie Einbehalt und fälligen Betrag.
Checkliste
- Beauftragte Nachträge enthalten
- Einbehalt laut Vertrag berechnet
- Frühere Zahlungen abgezogen
Auszufüllende Felder
- Link zum Entwurf der Abschlagsrechnung (Pflichtfeld)
- Bisher erbrachte Leistung (Pflichtfeld)
- Sicherheitseinbehalt (Pflichtfeld)
- Fälliger Betrag in diesem Zeitraum (Pflichtfeld)
- 4
Abschlagsrechnung prüfen und Anschreiben entwerfen
Tag 4Abschlagsrechnungs-Prüfer · KI-Agent
Der Abschlagsrechnungs-Prüfer prüft, ob die Beträge in der Ausführung aufgehen und jeder Checklistenpunkt der früheren Schritte abgehakt ist, listet auf, was falsch ist oder fehlt, und entwirft das Anschreiben an den Bauherrn.
Auszufüllende Felder
- Gefundene Probleme (Pflichtfeld)
- Entwurf des Anschreibens (Pflichtfeld)
Geprüft von: Der kaufmännische Leiter klärt seine Hinweise und korrigiert das Anschreiben in Schritt 5.
- 5
Abschlagsrechnung freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 5Kaufmännischer Leiter · Team
Klären Sie die gefundenen Probleme, prüfen Sie die Beträge gegen den bestätigten Leistungsstand, und geben Sie Abschlagsrechnung und Anschreiben frei.
Checkliste
- Probleme aus Schritt 4 geklärt
- Beträge passen zum Leistungsstand
- Anschreiben korrigiert
Freigabe: Nichts geht an den Bauherrn, bis der kaufmännische Leiter die Abschlagsrechnung freigibt.
- 6
Abschlagsrechnung versenden
Tag 5Projektkaufmann · Team
Senden Sie die freigegebene Abschlagsrechnung mit Anschreiben an den Vertreter des Bauherrn, mit dem öffentlichen Link zur Ausführung für seine Prüfung.
Checkliste
- Abschlagsrechnung versendet
- Öffentlichen Link an den Bauherrn gesendet
Auszufüllende Felder
- Link zur versendeten Abschlagsrechnung (Pflichtfeld)
- Versendet am (Pflichtfeld)
- 7
Betrag prüfen und anerkennen
Woche 1 bis 2Vertreter des Bauherrn · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link hält der Vertreter des Bauherrn den geprüften Betrag, den erwarteten Zahlungstermin und jede strittige Position mit Grund fest.
Auszufüllende Felder
- Geprüfter Betrag (Pflichtfeld)
- Erwarteter Zahlungstermin (Pflichtfeld)
- Strittige Positionen und Gründe
- 8
Geprüften Betrag abrechnen und Zahlungen an Subunternehmer planen
Im öffentlichen Link ausgeblendetWoche 2 bis 3Projektkaufmann · Team
Stellen Sie die Rechnung über den geprüften Betrag, geben Sie strittige Positionen an den Projektleiter, und planen Sie die Zahlungen an Subunternehmer nach ihren Verträgen.
Checkliste
- Rechnung über den geprüften Betrag gestellt
- Strittige Positionen beim Projektleiter
- Zahlungen an Subunternehmer geplant
Auszufüllende Felder
- Rechnungsnummer (Pflichtfeld)
- Zahlung eingegangen am
Fertig, wenn
Der Bauherr hat den Betrag geprüft, die Rechnung ist gestellt, strittige Positionen liegen beim Projektleiter, und die Zahlungen an Subunternehmer für die geprüfte Leistung sind geplant.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Abschlagsrechnungs-Prüfer
Prüft die Abschlagsrechnung in der Ausführung, bevor der kaufmännische Leiter sie sieht, und entwirft das Anschreiben.
Was er tut
- Prüft, ob die in der Ausführung erfassten Beträge aufgehen
- Prüft, ob jeder Checklistenpunkt der früheren Schritte abgehakt ist
- Entwirft das Anschreiben mit der Leistung dieses Zeitraums und dem fälligen Betrag
- Schließt seinen Schritt ab, damit der kaufmännische Leiter prüfen kann
Geprüft von: Der kaufmännische Leiter klärt seine Hinweise und korrigiert das Anschreiben in Schritt 5.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Gehen Sie vom vor Ort bestätigten Leistungsstand aus, nicht von den Forderungen der Subunternehmer, rechnen Sie beauftragte Nachträge hinzu und ziehen Sie Einbehalte und frühere Zahlungen ab. Die Schritte 2 und 3 tun das in dieser Reihenfolge, und in Schritt 5 gibt der kaufmännische Leiter das Ergebnis frei, bevor es rausgeht.
Prüfen Sie jede Position der Kostenaufstellung gegen die erbrachte Leistung, bevor Sie sie abrechnen. In Schritt 2 geht der Bauleiter über die Baustelle, setzt je Position den Fertigstellungsgrad und notiert jede Position, die der Leistung vorausgeht.
Sammeln Sie zuerst jede Forderung ein und vergleichen Sie dann den geforderten Stand mit dem, was gebaut ist. Schritt 1 sammelt die Forderungen und notiert, welche Gewerke keine eingereicht haben, und in Schritt 2 prüft der Bauleiter jede Forderung vor Ort.
Senden Sie eine saubere Abschlagsrechnung mit kurzem Anschreiben, und geben Sie dem Bauherrn einen Ort, an dem er festhält, was er anerkennt. In Schritt 7 hält der Vertreter des Bauherrn über einen öffentlichen Link den geprüften Betrag, den erwarteten Zahlungstermin und strittige Positionen fest.
Lassen Sie KI Rechnung und Unterlagen prüfen, und lassen Sie die Freigabe bei Ihrer kaufmännischen Leitung. In Schritt 4 prüft ein KI-Agent, ob die Beträge aufgehen und alles abgehakt ist, und entwirft das Anschreiben, und in Schritt 5 klärt der kaufmännische Leiter seine Hinweise und gibt frei.
Halten Sie die strittige Position und den Grund mit der Prüfung fest und verfolgen Sie sie gesondert, statt die ganze Rechnung zurückzuhalten. Schritt 7 hält den Streitpunkt fest, und in Schritt 8 stellt der Projektkaufmann den geprüften Betrag in Rechnung und gibt die strittige Position an den Projektleiter.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.