Beratungsunternehmen · Finanzen
Monatliche Abrechnung nach Aufwand
Rechnen Sie jedes Projekt nach Aufwand monatlich mit Stunden ab, die der Kunde schon bestätigt hat, damit Rechnungen bezahlt statt bestritten werden. Berater bestätigen ihre Zeiten, ein KI-Agent entwirft den Rechnungstext, der Partner gibt den Betrag frei und der Kunde prüft die Stunden über einen öffentlichen Link.
- Dauer: 5 bis 7 Tage
- Wie oft: Jeden Monat, für jedes Projekt nach Aufwand
- Schritte: 7 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Rechnungen gehen spät raus, weil die Zeiterfassung zum Monatsende unvollständig ist.
Der Kunde stellt die Stunden infrage, nachdem die Rechnung angekommen ist.
Über Abschreibungen entscheidet, wer die Rechnung erstellt.
Niemand weiß, wie viel Budget übrig ist, bis der Kunde fragt.
Mit der Vorlage
Jeder Berater bestätigt seine Stunden in Schritt 1, bevor die Rechnung vorbereitet wird.
Der Kunde bestätigt die Stundenübersicht über einen öffentlichen Link, bevor die Rechnung rausgeht.
Die Projektleitung schlägt Abschreibungen vor, und der Partner entscheidet.
Jede Ausführung hält das Restbudget nach der Rechnung fest.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Für ein Projekt, das nach Aufwand abgerechnet wird, endet der Monat. Die Projektleitung startet eine Ausführung mit Kundenname und Abrechnungsmonat.
- 1
Ihre Zeiten und Auslagen bestätigen
Tag 1 bis 2Berater · Team
Prüfen Sie, ob jede Stunde und jede Auslage für dieses Projekt im Zeit- und Spesensystem auf der richtigen Phase gebucht ist, mit Belegen, wo das System sie verlangt.
Checkliste
- Alle Stunden gebucht
- Stunden auf der richtigen Phase
- Auslagen mit Belegen gebucht
Auszufüllende Felder
- Gebuchte Stunden in diesem Monat (Pflichtfeld)
- 2
Stunden gegen das Budget prüfen
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 3Projektleitung · Team
Gleichen Sie Stunden und Auslagen mit Budget und geleisteter Arbeit ab, schlagen Sie Abschreibungen für Nichtabrechenbares vor, und beschreiben Sie die in diesem Monat geleistete Arbeit.
Checkliste
- Stunden passen zur geleisteten Arbeit
- Restbudget geprüft
Auszufüllende Felder
- Abrechenbare Stunden (Pflichtfeld)
- Abrechenbare Auslagen
- Geleistete Arbeit in diesem Monat (Pflichtfeld)
- Vorgeschlagene Abschreibungen und Grund
- 3
Rechnungstext entwerfen
Tag 3Rechnungstext-Autor · KI-Agent
Der Rechnungstext-Autor macht aus geleisteter Arbeit und abrechenbaren Stunden einen kurzen Leistungstext je Phase, für Rechnung und Stundenübersicht.
Auszufüllende Felder
- Entwurf des Rechnungstexts (Pflichtfeld)
Geprüft von: Der verantwortliche Partner gleicht den Text mit der Arbeit ab und gibt die Rechnung in Schritt 4 frei.
- 4
Rechnung freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 4Verantwortlicher Partner · Team
Gleichen Sie den Text mit der Arbeit ab, entscheiden Sie über die Abschreibungen und geben Sie den Rechnungsbetrag frei.
Checkliste
- Text passt zur Arbeit
- Über Abschreibungen entschieden
- Sätze entsprechen dem Vertrag
Auszufüllende Felder
- Rechnungsbetrag (Pflichtfeld)
Freigabe: Nichts geht an den Kunden, bis der verantwortliche Partner den Betrag freigibt.
- 5
Stundenübersicht an den Kunden senden
Tag 4Fakturierung · Team
Erstellen Sie die Stundenübersicht mit dem freigegebenen Text und senden Sie sie mit dem öffentlichen Link an den Ansprechpartner, der die Stunden bestätigt.
Checkliste
- Stundenübersicht passt zum freigegebenen Betrag
- Öffentlichen Link an den Ansprechpartner gesendet
Auszufüllende Felder
- Link zur Stundenübersicht (Pflichtfeld)
- 6
Stunden bestätigen
Tag 4 bis 6Ansprechpartner beim Kunden · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link prüft der Ansprechpartner die Stundenübersicht des Monats, bestätigt sie oder notiert Fragen, und trägt die Bestellnummer für die Rechnung ein.
Auszufüllende Felder
- Stunden bestätigt (Pflichtfeld)
- Bestellnummer
- Fragen zu den Stunden
- 7
Rechnung erstellen und versenden
Tag 7Fakturierung · Team
Erstellen Sie die Rechnung mit den bestätigten Stunden, dem Leistungstext und der Bestellnummer, senden Sie sie an den Rechnungskontakt des Kunden und halten Sie das Restbudget fest.
Checkliste
- Bestellnummer auf der Rechnung
- Rechnung an den Rechnungskontakt gesendet
Auszufüllende Felder
- Rechnungsnummer (Pflichtfeld)
- Rechnungsdatum (Pflichtfeld)
- Restbudget nach dieser Rechnung
Fertig, wenn
Die Rechnung ist mit vom Kunden bestätigten Stunden und Auslagen versendet, und das Projektbudget zeigt, was noch übrig ist.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Rechnungstext-Autor
Macht aus Arbeit und abrechenbaren Stunden des Monats den Leistungstext für Rechnung und Stundenübersicht.
Was er tut
- Liest die geleistete Arbeit und die abrechenbaren Stunden aus Schritt 2
- Schreibt je Phase einen kurzen Leistungstext im Format aus den Anweisungen seines Schritts
- Hält den Textentwurf in seinem Schritt fest
- Schließt seinen Schritt ab, damit der Partner ihn prüfen kann
Geprüft von: Der verantwortliche Partner gleicht den Text mit der Arbeit ab und gibt die Rechnung in Schritt 4 frei.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Lassen Sie den Kunden die Stunden und die Leistungsbeschreibung bestätigen, bevor die Rechnung erstellt wird. In Schritt 6 bestätigt der Ansprechpartner die Stundenübersicht des Monats über den öffentlichen Link, und Schritt 7 rechnet nur die bestätigten Stunden ab.
Machen Sie die Zeitbestätigung zum ersten Schritt der Abrechnung, mit einer Checkliste, die jeder Berater abhakt. Schritt 1 bittet jeden Berater im Projekt zu bestätigen, dass Stunden und Auslagen auf der richtigen Phase gebucht sind.
Gleichen Sie Stunden und Auslagen mit Budget und geleisteter Arbeit ab, und entscheiden Sie über Abschreibungen, bevor etwas berechnet wird. Schritt 2 hält abrechenbare Stunden, vorgeschlagene Abschreibungen und die geleistete Arbeit fest, und Schritt 7 das Restbudget nach der Rechnung.
Lassen Sie KI aus Arbeit und Stunden des Monats einen klaren Leistungstext machen, und lassen Sie ihn vom Partner prüfen. In Schritt 3 entwirft der Rechnungstext-Autor den Text aus Schritt 2, und in Schritt 4 prüft der verantwortliche Partner ihn, bevor er die Rechnung freigibt.
Das sollte der für das Projekt verantwortliche Partner tun, weil er die Arbeit und die Kundenbeziehung kennt. Schritt 4 ist eine Freigabeprüfung: Nichts geht an den Kunden, bis der verantwortliche Partner den Betrag freigibt.
Fragen Sie im selben Schritt danach, in dem der Kunde die Stunden bestätigt, damit die Rechnung gleich beim ersten Mal stimmt. In Schritt 6 trägt der Ansprechpartner die Bestellnummer über den öffentlichen Link ein, und Schritt 7 setzt sie auf die Rechnung.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.