Beratungsunternehmen · Projektabwicklung
Änderungsanfrage zum Projektumfang
Machen Sie aus jeder Bitte um Zusatzarbeit eine vereinbarte Änderung von Umfang, Honorar und Zeitplan, bevor das Team die Arbeit macht. Der Kunde beschreibt die Änderung über einen öffentlichen Link, ein KI-Agent entwirft den Änderungsauftrag, der Partner gibt den Preis frei und der Sponsor entscheidet über denselben Link.
- Dauer: 3 bis 7 Tage
- Wie oft: Für jede Anfrage außerhalb des vereinbarten Umfangs
- Schritte: 7 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Zusatzarbeit wird aus Gefälligkeit erledigt und nie abgerechnet.
Der Kunde erinnert sich, weniger zugestimmt zu haben, als das Team geliefert hat.
Änderungsaufträge werden unter Zeitdruck von Grund auf neu geschrieben.
Angenommene Änderungen erreichen nie Budget oder Rechnung.
Mit der Vorlage
Jede Anfrage bekommt eine Schätzung, einen Preis und eine Entscheidung des Kunden, bevor die Arbeit beginnt.
Der Sponsor hält seine Entscheidung zum Änderungsauftrag über den öffentlichen Link fest.
Ein KI-Agent entwirft den Änderungsauftrag, und der verantwortliche Partner gibt ihn frei.
Eine angenommene Änderung geht in derselben Ausführung in Plan, Budget und Abrechnung.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Der Kunde bittet um Arbeit, die nicht in der Leistungsbeschreibung steht. Die Projektleitung startet eine Ausführung und sendet den öffentlichen Link an die Projektleitung auf Kundenseite.
- 1
Gewünschte Änderung beschreiben
Tag 1Projektleitung auf Kundenseite · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link beschreibt die Projektleitung auf Kundenseite die Zusatzarbeit, warum sie nötig ist und bis wann, und teilt einen Link zu erläuterndem Material.
Auszufüllende Felder
- Was Sie brauchen (Pflichtfeld)
- Warum es nötig ist
- Benötigt bis
- Link zu erläuterndem Material
- 2
Anfrage gegen die Leistungsbeschreibung prüfen
Tag 1 bis 2Projektleitung · Team
Gleichen Sie die Anfrage mit dem unterschriebenen Umfang ab, einschließlich Annahmen und Ausschlüssen, und halten Sie fest, ob es eine Änderung ist und welche Klausel das zeigt.
Checkliste
- Leistungsbeschreibung geprüft
- Annahmen und Ausschlüsse geprüft
Auszufüllende Felder
- Im Umfang oder Änderung (Pflichtfeld)
- Klausel der Leistungsbeschreibung
- 3
Auswirkung schätzen
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 2 bis 3Projektleitung · Team
Schätzen Sie die zusätzlichen Tage je Rolle, das Honorar und die Wirkung auf Zeitplan und andere Ergebnisse.
Checkliste
- Tage je Rolle geschätzt
- Wirkung auf den Zeitplan geprüft
- Verfügbarkeit des Teams geprüft
Auszufüllende Felder
- Zusätzliche Tage (Pflichtfeld)
- Zusätzliches Honorar (Pflichtfeld)
- Wirkung auf Zeitplan und Ergebnisse (Pflichtfeld)
- 4
Änderungsauftrag entwerfen
Tag 3Änderungs-Autor · KI-Agent
Der Änderungs-Autor macht aus der Anfrage des Kunden und der Schätzung einen Entwurf: die Änderung, der Grund, das Honorar, die neuen Termine und die Annahmen.
Auszufüllende Felder
- Entwurf des Änderungsauftrags (Pflichtfeld)
Geprüft von: Der verantwortliche Partner prüft, korrigiert und genehmigt den Entwurf in Schritt 5.
- 5
Änderungsauftrag freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 3 bis 4Verantwortlicher Partner · Team
Gleichen Sie den Entwurf mit Anfrage und Schätzung ab, korrigieren Sie ihn und geben Sie Honorar und Konditionen frei, die das Unternehmen anbietet.
Checkliste
- Entwurf passt zur Anfrage
- Honorar deckt die zusätzlichen Tage
- Annahmen sind klar
Auszufüllende Felder
- Link zum finalen Änderungsauftrag (Pflichtfeld)
Freigabe: Der Änderungsauftrag geht erst an den Kunden, wenn der verantwortliche Partner ihn freigibt.
- 6
Änderung annehmen oder ablehnen
Tag 4 bis 7Sponsor auf Kundenseite · Öffentlicher Link
Die Projektleitung mailt dem Sponsor den freigegebenen Änderungsauftrag, und er hält seine Entscheidung über den öffentlichen Link fest, mit einer Bestellnummer, wenn sein Unternehmen eine verlangt.
Checkliste
- Änderungsauftrag gelesen
Auszufüllende Felder
- Entscheidung (Pflichtfeld)
- Bestellnummer
- Grund bei Ablehnung
- 7
Plan, Budget und Abrechnung aktualisieren
Tag 7Projektleitung · Team
Tragen Sie eine angenommene Änderung in Plan, Budget und Abrechnungsplan ein, und sagen Sie dem Team, was sich ändert. Hat der Kunde abgelehnt, halten Sie fest, dass die Arbeit außerhalb des Umfangs bleibt.
Checkliste
- Plan aktualisiert
- Budget und Abrechnung aktualisiert
- Team informiert
Auszufüllende Felder
- Nummer des Änderungsauftrags (Pflichtfeld)
Fertig, wenn
Der Sponsor hat den Änderungsauftrag angenommen oder abgelehnt, und eine angenommene Änderung steht in Plan, Budget und Abrechnung.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Änderungs-Autor
Macht aus der Anfrage des Kunden und der Schätzung einen Entwurf des Änderungsauftrags.
Was er tut
- Liest die Anfrage des Kunden aus Schritt 1
- Liest Umfangsprüfung und Schätzung aus Schritt 2 und 3
- Schreibt einen Entwurf im Format aus den Anweisungen seines Schritts
- Schließt seinen Schritt ab, damit der Partner ihn prüfen kann
Geprüft von: Der verantwortliche Partner prüft, korrigiert und genehmigt den Entwurf in Schritt 5.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Behandeln Sie jede Bitte um Zusatzarbeit als Änderung mit eigener Schätzung, eigenem Preis und einer Entscheidung des Kunden, bevor das Team sie erledigt. Schritt 1 bis 6 führen jede Anfrage von der Beschreibung des Kunden bis zur Entscheidung des Sponsors über einen bepreisten Änderungsauftrag.
Schätzen Sie die zusätzlichen Tage je Rolle und die Wirkung auf den Zeitplan, und bepreisen Sie nach Tagen, nicht nach Gefühl. Schritt 3 hält zusätzliche Tage, Honorar und Wirkung auf den Zeitplan fest, und in Schritt 5 gibt der verantwortliche Partner das Honorar frei.
Mailen Sie den Änderungsauftrag, und lassen Sie den Kunden seine Entscheidung in der Ausführung festhalten, statt nur auf die E-Mail zu antworten. In Schritt 6 nimmt der Sponsor über den öffentlichen Link an oder lehnt ab, mit einer Bestellnummer, wenn sein Unternehmen eine verlangt.
Gleichen Sie sie mit der unterschriebenen Leistungsbeschreibung ab, einschließlich Annahmen und Ausschlüssen, und notieren Sie die entscheidende Klausel. Schritt 2 hält fest, ob die Anfrage eine Änderung ist und welche Klausel der Leistungsbeschreibung das zeigt.
Lassen Sie KI ihn aus der Anfrage des Kunden und Ihrer Schätzung entwerfen, und lassen Sie einen Partner ihn prüfen, bevor er den Kunden erreicht. In Schritt 4 entwirft der Änderungs-Autor den Änderungsauftrag, und in Schritt 5 korrigiert und genehmigt der verantwortliche Partner ihn.
Aktualisieren Sie Plan, Budget und Abrechnungsplan, sobald der Kunde die Änderung annimmt. Schritt 7 hält die Nummer des Änderungsauftrags fest und aktualisiert alle drei, damit die Zusatzarbeit auf der nächsten Rechnung steht.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.