Immobilienmakler · Immobilienverwaltung
Auszug und Kautionsrückzahlung
Zahlen Sie jede Kaution pünktlich zurück, mit Abzügen, die Sie erklären können. Der Mieter bestätigt die Auszugsdaten über einen öffentlichen Link, die Abnahme wird mit dem Einzugsprotokoll verglichen, ein KI-Agent entwirft das Schreiben zu den Abzügen, und nichts geht an den Mieter, bevor die Abzüge freigegeben sind.
- Dauer: 2 bis 4 Wochen
- Wie oft: Für jedes Mietverhältnis, das endet
- Schritte: 8 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Abzüge werden Wochen nach dem Auszug aus dem Gedächtnis festgelegt.
Der Mieter bekommt eine kurze E-Mail mit einer Summe und ohne Erklärung.
Ein strittiger Abzug hält unbemerkt die ganze Kaution auf.
Die neue Adresse fehlt, wenn das Geld bereitsteht.
Mit der Vorlage
Jeder Abzug verweist auf eine Abweichung, die gegen das Einzugsprotokoll erfasst wurde.
Ein freigegebenes Schreiben erklärt jeden Abzug, und der Mieter antwortet über einen öffentlichen Link.
Ein Streit markiert die Ausführung als blockiert, mit notiertem Verfahren, und der unstrittige Teil wird ausgezahlt, wie Ihre Regeln es erlauben.
Der Mieter gibt seine neue Adresse vor dem Auszug an.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Ein Mieter kündigt, oder ein Mietvertrag endet ohne Verlängerung. Der Immobilienverwalter startet eine Ausführung mit der Wohnung, dem Auszugstermin und der Kaution.
- 1
Kündigung erfassen und den Mieterlink teilen
Tag 1Immobilienverwalter · Team
Erfassen Sie Auszugstermin und Kaution, informieren Sie den Vermieter, und senden Sie dem Mieter den öffentlichen Link zur Ausführung mit der Checkliste für den Auszug.
Checkliste
- Kündigung gegen den Mietvertrag geprüft
- Vermieter informiert
- Öffentlichen Link an den Mieter gesendet
Auszufüllende Felder
- Adresse der Wohnung (Pflichtfeld)
- Auszugstermin (Pflichtfeld)
- Hinterlegte Kaution (Pflichtfeld)
- E-Mail des Mieters (Pflichtfeld)
- 2
Auszugsdaten bestätigen
Vor dem AuszugMieter · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link gibt der Mieter seine neue Adresse an, bestätigt Reinigung und Versorgungsverträge und wählt einen Termin für die Wohnungsabnahme.
Checkliste
- Wohnung gereinigt und geräumt
- Versorger und Endzählerstände geregelt
- Alle Schlüssel zur Rückgabe bereit
Auszufüllende Felder
- Neue Adresse (Pflichtfeld)
- Gewünschter Abnahmetermin (Pflichtfeld)
- Telefon
- 3
Wohnungsabnahme durchführen
AuszugstagImmobilienverwalter · Team
Gehen Sie mit dem Einzugsprotokoll durch die Wohnung, halten Sie Zustand und Zählerstände fest, machen Sie Fotos und nehmen Sie die Schlüssel entgegen.
Checkliste
- Raum für Raum mit dem Einzugsprotokoll verglichen
- Zählerstände abgelesen
- Alle Schlüssel zurückerhalten
Auszufüllende Felder
- Link zum Einzugsprotokoll (Pflichtfeld)
- Link zu den Fotos der Abnahme (Pflichtfeld)
- Abweichungen vom Einzugsprotokoll (Pflichtfeld)
- 4
Vorgeschlagene Abzüge beziffern
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 1 bis 5 nach dem AuszugImmobilienverwalter · Team
Trennen Sie Schäden von normaler Abnutzung, beziffern Sie jeden Abzug mit einem Angebot oder einer Rechnung, und halten Sie die Sicht des Vermieters fest.
Checkliste
- Normale Abnutzung nicht berechnet
- Jeder Abzug durch Angebot oder Rechnung belegt
- Offene Miete und Nebenkosten geprüft
Auszufüllende Felder
- Vorgeschlagene Abzüge und Beträge (Pflichtfeld)
- Summe der Abzüge (Pflichtfeld)
- Sicht des Vermieters (Pflichtfeld)
- 5
Schreiben zu den Abzügen entwerfen
Tag 5Kautionsschreiben-Autor · KI-Agent
Der Kautionsschreiben-Autor entwirft das Schreiben an den Mieter: jeden vorgeschlagenen Abzug, den Befund der Abnahme dahinter und den Betrag, der zurückgezahlt wird.
Auszufüllende Felder
- Entwurf des Schreibens an den Mieter (Pflichtfeld)
Geprüft von: Die Leitung Immobilienverwaltung korrigiert und genehmigt das Schreiben in Schritt 6.
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Abzüge und Schreiben freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 5 bis 7Leitung Immobilienverwaltung · Team
Prüfen Sie jeden Abzug gegen das Einzugsprotokoll, die Fotos und Ihre örtlichen Regeln, korrigieren Sie das Schreiben und geben Sie frei.
Checkliste
- Jeder Abzug gehört zu einer erfassten Abweichung
- Beträge durch Angebote oder Rechnungen belegt
- Schreiben ist klar und höflich
Freigabe: Nichts geht an den Mieter, bis die Leitung Immobilienverwaltung Abzüge und Schreiben freigibt.
- 7
Abzügen zustimmen oder widersprechen
Innerhalb der Frist im SchreibenMieter · Öffentlicher Link
Der Immobilienverwalter sendet dem Mieter das freigegebene Schreiben per E-Mail, und der Mieter hält über den öffentlichen Link fest, ob er zustimmt, mit seinen Gründen und einem Link zu seinen Belegen, wenn nicht.
Auszufüllende Felder
- Entscheidung (Pflichtfeld)
- Gründe für den Widerspruch
- Link zu Ihren Belegen
- 8
Kaution auszahlen
Innerhalb der Frist Ihrer RegelnBuchhaltung · Team
Zahlen Sie die vereinbarten Beträge an Mieter und Vermieter aus. Widerspricht der Mieter einem Abzug, zahlen Sie den unstrittigen Teil aus, wie Ihre Regeln es erlauben, markieren Sie die Ausführung als blockiert und notieren Sie das Streitverfahren.
Checkliste
- Beträge entsprechen den vereinbarten Abzügen
- Mieter ausgezahlt
- Vereinbarte Abzüge an den Vermieter gezahlt
- Kaution freigegeben, wo Ihre Regeln es verlangen
Auszufüllende Felder
- An den Mieter zurückgezahlt (Pflichtfeld)
- An den Vermieter gezahlt
- Gezahlt am (Pflichtfeld)
Fertig, wenn
Die Schlüssel sind zurück, die Abzüge sind vereinbart oder im Streitverfahren nach Ihren örtlichen Regeln, und die Kaution ist an Mieter und Vermieter ausgezahlt.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Kautionsschreiben-Autor
Macht aus den Abweichungen der Abnahme und den bezifferten Abzügen ein klares Schreiben an den Mieter.
Was er tut
- Liest Abweichungen, Abzüge und Kautionsbetrag in der Ausführung
- Folgt dem Briefformat aus den Anweisungen seines Schritts
- Schreibt den Entwurf des Schreibens in seinen Schritt
- Schließt seinen Schritt ab, damit die Leitung Immobilienverwaltung ihn prüfen kann
Geprüft von: Die Leitung Immobilienverwaltung korrigiert und genehmigt das Schreiben in Schritt 6.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Lassen Sie jeden Auszug dieselben Schritte durchlaufen, von der Kündigung bis zur letzten Zahlung. Schritte 1 bis 8 führen das Mietverhältnis von der Kündigung bis zur ausgezahlten Kaution, mit Abnahme, Abzügen und der Antwort des Mieters dazwischen.
Vergleichen Sie die Abnahme mit dem Einzugsprotokoll, lassen Sie normale Abnutzung außen vor und belegen Sie jeden Abzug mit einem Angebot oder einer Rechnung. Schritt 3 und 4 tun das, und die Sicht des Vermieters wird festgehalten, bevor etwas vorgeschlagen wird.
Lassen Sie KI das Schreiben aus den erfassten Abweichungen und Beträgen entwerfen, und lassen Sie eine Führungskraft jede Zeile prüfen. In Schritt 5 entwirft der Kautionsschreiben-Autor es, und in Schritt 6 korrigiert und genehmigt die Leitung Immobilienverwaltung es.
Zeigen Sie dem Mieter jeden Abzug mit dem Befund dahinter, und lassen Sie ihn an einem Ort antworten. Schritt 6 gibt ein klares Schreiben frei, und in Schritt 7 stimmt der Mieter über den öffentlichen Link zu oder widerspricht, mit seinen Gründen.
Vergleichen Sie jeden Raum mit dem Einzugsprotokoll und den Fotos, und halten Sie Zählerstände und zurückgegebene Schlüssel fest. Schritt 3 erfasst die Abweichungen und die Links zu beiden Protokollen, damit jeder Abzug darauf verweisen kann.
Planen Sie die Auszahlung ab dem Auszugstermin und der Frist aus Ihren örtlichen Regeln, und machen Sie einen Streit sichtbar, statt ihn liegen zu lassen. Schritt 8 zahlt die vereinbarten Beträge aus, und ein strittiger Abzug markiert die Ausführung als blockiert, mit notiertem Streitverfahren.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.