Steuerkanzlei · Finanzen
Offene Honorare einfordern
Fordern Sie offene Honorare bei jedem Mandanten gleich ein, ohne die Beziehung zu belasten oder den Überblick zu verlieren, wer was zugesagt hat. Der Mandant antwortet auf die Erinnerung über einen öffentlichen Link, und ein Partner entscheidet über Ratenzahlungen und ruhende Arbeit.
- Dauer: 1 bis 6 Wochen
- Wie oft: Für jede überfällige Honorarrechnung
- Schritte: 8 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Erinnerungen gehen an Mandanten, die noch auf eine Antwort der Kanzlei warten.
Jeder fordert offene Honorare mit eigenen Worten ein.
Ratenzahlungen werden am Telefon vereinbart und vergessen.
Niemand weiß, welche Rechnungen nach der ersten Erinnerung noch offen sind.
Mit der Vorlage
Der Mandatsbetreuer prüft auf offene Fragen, bevor eine Erinnerung hinausgeht.
Ein KI-Agent entwirft jede Erinnerung, und die Debitorenbuchhaltung prüft sie.
Der Mandant schlägt einen Plan über den öffentlichen Link vor, und die Entscheidung des Partners wird festgehalten.
Jede überfällige Rechnung ist eine Ausführung mit Wiedervorlagetermin, bis das Geld da ist.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Eine Honorarrechnung ist überfällig. Die Debitorenbuchhaltung startet eine Ausführung mit Mandant, Rechnung und Betrag.
- 1
Überfällige Rechnung aufnehmen
Sobald die Rechnung überfällig istDebitorenbuchhaltung · Team
Prüfen Sie die Rechnung und eingegangene Zahlungen in der Buchhaltung, und halten Sie fest, was noch offen ist.
Checkliste
- Rechnung und Zahlungen geprüft
- Mandatsbetreuer informiert
Auszufüllende Felder
- Mandantenname (Pflichtfeld)
- Rechnungsnummer (Pflichtfeld)
- Offener Betrag (Pflichtfeld)
- Fälligkeitsdatum (Pflichtfeld)
- 2
Vor dem Mahnen nach einem Grund suchen
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 1 bis 2Mandatsbetreuer · Team
Prüfen Sie, ob der Mandant eine offene Frage zur Arbeit oder zur Rechnung hat oder auf die Kanzlei wartet, und notieren Sie es, bevor eine Erinnerung hinausgeht.
Checkliste
- Keine offene Frage zur Arbeit
- Rechnung passt zur Auftragsvereinbarung
- Keine Arbeit, die auf die Kanzlei wartet
Auszufüllende Felder
- Bekannte Punkte
- 3
Erinnerung entwerfen
Tag 2Erinnerungs-Autor · KI-Agent
Der Erinnerungs-Autor entwirft eine freundliche Erinnerung aus den Rechnungsdaten und den Notizen des Mandatsbetreuers: Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit und wie der Mandant antworten kann.
Auszufüllende Felder
- Entwurf der Erinnerung (Pflichtfeld)
Geprüft von: Die Debitorenbuchhaltung prüft und sendet die Erinnerung in Schritt 4.
- 4
Erinnerung freigeben und senden
Tag 2Debitorenbuchhaltung · Team
Prüfen Sie den Entwurf gegen Rechnung und Notizen, passen Sie den Ton an die Beziehung an und senden Sie ihn mit dem öffentlichen Link zur Ausführung.
Checkliste
- Betrag und Rechnungsnummer stimmen
- Ton passt zur Beziehung
- Erinnerung mit dem öffentlichen Link gesendet
Auszufüllende Felder
- Erinnerung gesendet am (Pflichtfeld)
- 5
Auf die Erinnerung antworten
Woche 1Ansprechperson beim Mandanten · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link sagt der Mandant, wann er zahlt, bittet um eine Ratenzahlung oder erklärt, was an der Rechnung nicht stimmt.
Auszufüllende Felder
- Antwort (Pflichtfeld)
- Zugesagtes Zahlungsdatum
- Vorgeschlagene Ratenzahlung
- Frage zur Rechnung
- 6
Über den nächsten Schritt entscheiden
Im öffentlichen Link ausgeblendetWoche 1 bis 2Partner · Team
Lesen Sie die Antwort des Mandanten und die Notizen des Mandatsbetreuers, und entscheiden Sie: Datum annehmen, Raten vereinbaren, Gutschrift erstellen, Arbeit ruhen lassen oder die Forderung abgeben.
Checkliste
- Antwort des Mandanten gelesen
- Folgen für laufende Arbeit abgewogen
Auszufüllende Felder
- Entscheidung (Pflichtfeld)
- Begründung (Pflichtfeld)
Freigabe: Ratenzahlung, Gutschrift oder Ruhen der Arbeit werden erst vereinbart, wenn der Partner entschieden hat.
- 7
Entscheidung dem Mandanten bestätigen
Woche 2Debitorenbuchhaltung · Team
Bestätigen Sie dem Mandanten die Entscheidung schriftlich, erfassen Sie Ratenzahlung oder Gutschrift in der Buchhaltung und setzen Sie den Wiedervorlagetermin.
Checkliste
- Entscheidung dem Mandanten bestätigt
- Ratenzahlung oder Gutschrift erfasst
Auszufüllende Felder
- Wiedervorlagetermin (Pflichtfeld)
- 8
Zahlung bestätigen und abschließen
Bis zum WiedervorlageterminDebitorenbuchhaltung · Team
Ordnen Sie die Zahlung der Rechnung zu und schließen Sie die Ausführung ab. Ist das Geld nicht eingegangen, markieren Sie die Ausführung als blockiert und informieren Sie den Partner.
Checkliste
- Zahlung der Rechnung zugeordnet
- Ruhende Arbeit wieder aufgenommen, falls nötig
Auszufüllende Felder
- Bezahlt am
- Erhaltener Betrag
Fertig, wenn
Die Rechnung ist bezahlt, oder eine Ratenzahlung, eine Gutschrift oder ein nächster Schritt ist vereinbart und festgehalten.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Erinnerungs-Autor
Entwirft eine freundliche Zahlungserinnerung aus den Rechnungsdaten und den Notizen des Mandatsbetreuers.
Was er tut
- Liest Rechnungsdaten und Notizen des Mandatsbetreuers in der Ausführung
- Folgt dem Ton der Kanzlei aus den Anweisungen seines Schritts
- Schreibt den Entwurf der Erinnerung in seinen Schritt
Geprüft von: Die Debitorenbuchhaltung prüft und sendet die Erinnerung in Schritt 4.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Prüfen Sie vor dem Mahnen, ob es einen Grund gibt, und halten Sie die erste Erinnerung freundlich und konkret. In Schritt 2 sucht der Mandatsbetreuer nach offenen Fragen oder Arbeit, die auf die Kanzlei wartet, und in Schritt 3 und 4 wird die Erinnerung entworfen und geprüft, bevor sie hinausgeht.
Lassen Sie den Mandanten schriftlich einen Plan vorschlagen, und lassen Sie einen Partner darüber entscheiden. In Schritt 5 schlägt der Mandant über den öffentlichen Link einen Plan vor, und Schritt 6 ist eine Freigabeprüfung, in der der Partner ihn annimmt oder ändert.
Machen Sie das Ruhenlassen zu einer Entscheidung des Partners mit festgehaltenem Grund, nicht zu einem Reflex. Schritt 6 hält Entscheidung und Grund fest, und in Schritt 8 wird ruhende Arbeit wieder aufgenommen, sobald die Zahlung zugeordnet ist.
Lassen Sie KI die Erinnerung aus den Rechnungsdaten und Notizen entwerfen, und lassen Sie einen Menschen sie senden. In Schritt 3 entwirft der Erinnerungs-Autor den Text, und in Schritt 4 prüft die Debitorenbuchhaltung Betrag und Ton, bevor sie ihn sendet.
Führen Sie jede überfällige Rechnung als eigene Ausführung, mit Betrag und Fälligkeit ab dem Start. Schritt 1 hält die Rechnung fest, Schritt 7 setzt den Wiedervorlagetermin, und Schritt 8 markiert die Ausführung als blockiert, wenn das Geld nicht kommt.
Prüfen Sie vor der ersten Erinnerung auf offene Fragen und Streitpunkte. In Schritt 2 notiert der Mandatsbetreuer offene Fragen zur Arbeit oder zur Rechnung, und in Schritt 5 kann der Mandant eine Frage über den öffentlichen Link stellen, statt die Erinnerung zu ignorieren.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.