Steuerkanzlei · Neumandate
Mandatsannahme und Auftragsvereinbarung
Machen Sie aus einer Anfrage eine unterschriebene Auftragsvereinbarung, mit denselben Prüfungen für jeden neuen Mandanten. Der Interessent beantwortet Ihren Fragebogen über einen öffentlichen Link, und nichts geht hinaus, bevor ein Partner das Mandat annimmt und Umfang und Honorar freigibt.
- Dauer: 1 bis 3 Wochen
- Wie oft: Für jeden neuen Mandanten oder jede neue Leistung
- Schritte: 8 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Das Honorar wird am Telefon genannt, bevor jemand weiß, wie viele Gesellschaften oder Buchungen es gibt.
Identitäts- und Konfliktprüfungen passieren, wenn jemand daran denkt.
Jede Auftragsvereinbarung wird aus der Kopie eines anderen Mandanten umgeschrieben.
Die Arbeit beginnt nach einem mündlichen Ja, und die unterschriebene Vereinbarung kommt Monate später.
Mit der Vorlage
Der Interessent beantwortet zuerst einen Fragebogen, und der Partner kalkuliert anhand der Antworten.
Jeder neue Mandant durchläuft dieselbe Annahmeprüfung, bevor eine Vereinbarung hinausgeht.
Ein KI-Agent entwirft den Leistungsumfang, und der Partner korrigiert und genehmigt ihn.
Der Mandant teilt die unterschriebene Vereinbarung über denselben Link, bevor die Einrichtung beginnt.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Ein Interessent fragt ein Angebot an, oder ein Mandant wünscht eine neue Leistung. Der Mandatsbetreuer startet eine Ausführung mit dem Namen und den angefragten Leistungen.
- 1
Anfrage erfassen und den Fragebogen teilen
Tag 1Mandatsbetreuer · Team
Halten Sie fest, wer der Interessent ist und was er anfragt, und senden Sie ihm den Fragebogen mit dem öffentlichen Link zur Ausführung.
Checkliste
- Öffentlichen Link an den Interessenten gesendet
- Kennenlerngespräch terminiert
Auszufüllende Felder
- Name des Interessenten (Pflichtfeld)
- E-Mail der Ansprechperson (Pflichtfeld)
- Angefragte Leistungen (Pflichtfeld)
- 2
Mandantenfragebogen ausfüllen
Tag 1 bis 5Interessent · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link beschreibt der Interessent das Unternehmen und seine Gesellschaften, das Geschäftsjahr und das monatliche Volumen, nennt die Eigentümer und den bisherigen Berater und teilt einen Link zum Vorjahresabschluss.
Checkliste
- Eigentümer und Geschäftsführer genannt
- Geschäftsjahr und bekannte Fristen angegeben
- Bisheriger Berater genannt
Auszufüllende Felder
- Unternehmen und Gesellschaften (Pflichtfeld)
- Buchungen pro Monat (Pflichtfeld)
- Link zum Vorjahresabschluss
- Bisheriger Berater
- 3
Annahmeprüfung durchführen
Im öffentlichen Link ausgeblendetWoche 1Mandatsbetreuer · Team
Prüfen Sie die Identität der Eigentümer, prüfen Sie auf Interessenkonflikte und stufen Sie das Risiko des Mandanten nach den Annahmeregeln Ihrer Kanzlei ein. Lässt sich eine Prüfung nicht abschließen, markieren Sie die Ausführung als blockiert und notieren Sie den Grund.
Checkliste
- Identität der Eigentümer geprüft
- Konfliktprüfung erledigt
- Bisherigen Berater kontaktiert, wo Ihre Regeln es verlangen
Auszufüllende Felder
- Risikoeinstufung (Pflichtfeld)
- Notizen zur Annahme
- 4
Leistungsumfang entwerfen
Woche 1Leistungsumfang-Autor · KI-Agent
Der Leistungsumfang-Autor entwirft den Umfang aus Fragebogen und angefragten Leistungen: die enthaltene Arbeit, was der Mandant bis wann liefert und was nicht enthalten ist, im Format der Auftragsvereinbarung Ihrer Kanzlei.
Auszufüllende Felder
- Entwurf des Leistungsumfangs (Pflichtfeld)
Geprüft von: Der Partner korrigiert den Leistungsumfang und legt das Honorar in Schritt 5 fest.
- 5
Mandat annehmen und Umfang und Honorar freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetWoche 1Partner · Team
Sehen Sie die Annahmeprüfung und den Entwurf durch, korrigieren Sie den Leistungsumfang und legen Sie das Honorar fest.
Checkliste
- Annahmeprüfung durchgesehen
- Umfang passt zum Fragebogen
- Honorar deckt Volumen und Komplexität
Auszufüllende Felder
- Jahreshonorar (Pflichtfeld)
- Abrechnungsart (Pflichtfeld)
Freigabe: Nichts geht an den Interessenten, bevor der Partner das Mandat annimmt und Umfang und Honorar freigibt.
- 6
Auftragsvereinbarung senden
Woche 2Mandatsbetreuer · Team
Senden Sie die Auftragsvereinbarung mit freigegebenem Umfang und Honorar zur Unterschrift, und halten Sie fest, wo sie unterschrieben werden kann.
Checkliste
- Allgemeine Auftragsbedingungen enthalten
- Datenschutzhinweise enthalten
- Zur Unterschrift gesendet
Auszufüllende Felder
- Link zur Auftragsvereinbarung (Pflichtfeld)
- Gesendet am (Pflichtfeld)
- 7
Auftragsvereinbarung unterschreiben
Woche 2 bis 3Interessent · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link bestätigt der Mandant, dass er die vom Mandatsbetreuer gesendete Vereinbarung gelesen hat, notiert Fragen zum Umfang und teilt einen Link zum unterschriebenen Exemplar.
Auszufüllende Felder
- Link zur unterschriebenen Auftragsvereinbarung (Pflichtfeld)
- Fragen zum Leistungsumfang
- 8
Mandanten anlegen und das Onboarding starten
Woche 3Mandatsbetreuer · Team
Prüfen Sie die unterschriebene Vereinbarung, legen Sie den Mandanten in Ihrer Kanzleisoftware an und starten Sie das Onboarding des Mandanten.
Checkliste
- Unterschriebene Vereinbarung geprüft
- Mandant in der Kanzleisoftware angelegt
- Onboarding gestartet
Auszufüllende Felder
- Beginn des Mandats (Pflichtfeld)
- Verantwortlicher Partner (Pflichtfeld)
Fertig, wenn
Der Mandant hat die Auftragsvereinbarung unterschrieben, die Annahmeprüfung ist festgehalten, und der Mandant ist bereit für das Onboarding.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Leistungsumfang-Autor
Entwirft den Leistungsumfang für die Auftragsvereinbarung aus den Antworten des Interessenten.
Was er tut
- Liest die angefragten Leistungen und die Antworten in der Ausführung
- Folgt dem Format der Auftragsvereinbarung aus den Anweisungen seines Schritts
- Schreibt den Entwurf des Leistungsumfangs in seinen Schritt
Geprüft von: Der Partner korrigiert den Leistungsumfang und legt das Honorar in Schritt 5 fest.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Legen Sie Identitäts-, Konflikt- und Risikoprüfung in den Ablauf, bevor etwas versendet wird. Schritt 3 hält die Prüfungen und eine Risikoeinstufung fest, und Schritt 5 ist eine Freigabeprüfung, in der der Partner das Mandat annimmt, bevor die Auftragsvereinbarung hinausgeht.
Beginnen Sie mit den Antworten des Interessenten und einem festen Format statt mit der Vereinbarung eines anderen Mandanten. In Schritt 4 entwirft ein KI-Agent den Leistungsumfang aus dem Fragebogen, und in Schritt 5 korrigiert der Partner ihn und legt das Honorar fest.
Kalkulieren Sie nach dem echten Umfang und der Komplexität des Mandanten, nicht nach einer Schätzung am Telefon. Schritt 2 erfasst Gesellschaften, Buchungen pro Monat und Fristen, und in Schritt 5 legt der Partner danach Honorar und Abrechnungsart fest.
Machen Sie die unterschriebene Vereinbarung zum Auslöser für die Einrichtung, nicht ein mündliches Ja. In Schritt 7 teilt der Mandant den Link zur unterschriebenen Vereinbarung, und in Schritt 8 prüft der Mandatsbetreuer sie, bevor der Mandant angelegt wird.
Halten Sie Prüfungen, Risikoeinstufung und die Entscheidung des Partners in derselben Ausführung fest wie die unterschriebene Vereinbarung. Schritt 3 hält Identitäts-, Konflikt- und Risikoprüfung fest, und Schritt 5 hält die Annahme durch den Partner mit Name und Zeitpunkt fest.
Halten Sie Fragebogen, Leistungsumfang und unterschriebene Vereinbarung in einer Ausführung, die das Onboarding lesen kann. Schritt 8 startet das Onboarding, sobald die Vereinbarung unterschrieben ist, und der Fragebogen aus Schritt 2 bleibt erhalten.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.