Beratungsunternehmen · Projektabwicklung
Sitzung des Lenkungsausschusses
Bereiten Sie jeden Lenkungsausschuss mit Unterlagen vor, die der Partner freigegeben hat, und gehen Sie mit Entscheidungen hinaus, die der Kunde bestätigt hat. Teilprojektleitungen und der Kunde berichten in einer Ausführung, ein KI-Agent entwirft die Statuszusammenfassung, und der Sponsor bestätigt die Entscheidungen über einen öffentlichen Link.
- Dauer: 2 bis 3 Wochen
- Wie oft: Vor jedem Lenkungsausschuss, oft monatlich
- Schritte: 9 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Die Projektleitung läuft zwei Tage Updates hinterher, um die Präsentation zu bauen.
Die Sitzung endet mit einer Diskussion, aber ohne festgehaltene Entscheidung.
Der Status bleibt grün bis zur Woche vor einer Frist.
Niemand weiß genau, wozu der Kunde zugestimmt hat.
Mit der Vorlage
Teilprojektleitungen und Kunde berichten in derselben Ausführung, und ein KI-Agent entwirft die Zusammenfassung.
Jede Entscheidung steht als Optionen mit Empfehlung in den Unterlagen, und das Ergebnis wird festgehalten.
Der Partner gibt den berichteten Status frei, mit den Risiken jedes Teilprojekts im Blick.
Der Sponsor bestätigt Entscheidungen und Maßnahmen über den öffentlichen Link.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
In zwei Wochen tagt der Lenkungsausschuss. Die Projektleitung startet eine Ausführung mit dem Sitzungstermin und den Entscheidungen, die das Projekt braucht.
- 1
Agenda und benötigte Entscheidungen festlegen
Tag 1Projektleitung · Team
Halten Sie Sitzungstermin, Teilnehmende und die Entscheidungen fest, die das Projekt vom Ausschuss braucht, und bitten Sie jede Teilprojektleitung und die Projektleitung auf Kundenseite um ein Update.
Checkliste
- Einladung versendet
- Teilprojektleitungen um Updates gebeten
- Öffentlichen Link an die Projektleitung auf Kundenseite gesendet
Auszufüllende Felder
- Sitzungstermin (Pflichtfeld)
- Teilnehmende
- Benötigte Entscheidungen des Ausschusses (Pflichtfeld)
- 2
Fortschritt des Teilprojekts berichten
Tag 1 bis 5Teilprojektleitung · Team
Halten Sie den Fortschritt gegenüber dem Plan, die nächsten Meilensteine sowie Risiken und offene Punkte Ihres Teilprojekts fest, mit seinem Status.
Checkliste
- Fortschritt mit dem Plan abgeglichen
- Risiken und offene Punkte aktuell
Auszufüllende Felder
- Status des Teilprojekts (Pflichtfeld)
- Fortschritt seit der letzten Sitzung (Pflichtfeld)
- Risiken und offene Punkte (Pflichtfeld)
- Nächste Meilensteine
- 3
Fortschritt auf Kundenseite teilen
Tag 1 bis 5Projektleitung auf Kundenseite · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link hält die Projektleitung auf Kundenseite den Fortschritt der eigenen Aufgaben des Kunden fest, und jede Änderung auf ihrer Seite, die der Ausschuss kennen sollte.
Checkliste
- Kundenaufgaben aus der letzten Sitzung durchgesehen
Auszufüllende Felder
- Fortschritt der Kundenaufgaben (Pflichtfeld)
- Änderungen auf Kundenseite
- 4
Statuszusammenfassung entwerfen
Tag 6Status-Autor · KI-Agent
Der Status-Autor macht aus den Updates der Teilprojekte und des Kunden einen Entwurf: Gesamtstatus, Fortschritt, größte Risiken und die Entscheidungen, die der Ausschuss treffen soll.
Auszufüllende Felder
- Entwurf der Statuszusammenfassung (Pflichtfeld)
- Zu eskalierende Risiken
Geprüft von: Die Projektleitung gleicht die Zusammenfassung in Schritt 5 mit den Updates ab, und der verantwortliche Partner gibt die Unterlagen in Schritt 6 frei.
- 5
Unterlagen für den Lenkungsausschuss erstellen
Tag 6 bis 8Projektleitung · Team
Gleichen Sie die Zusammenfassung mit den Updates ab und erstellen Sie dann die Unterlagen mit Status, Risiken und jeder Entscheidung als Optionen mit Empfehlung.
Checkliste
- Zusammenfassung mit den Updates abgeglichen
- Jede Entscheidung hat Optionen und eine Empfehlung
- Status von Budget und Zeitplan enthalten
Auszufüllende Felder
- Link zu den Ausschussunterlagen (Pflichtfeld)
- 6
Unterlagen freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 9Verantwortlicher Partner · Team
Lesen Sie die Unterlagen, prüfen Sie Empfehlungen und den berichteten Status, und geben Sie sie für den Ausschuss frei.
Checkliste
- Status ehrlich berichtet
- Empfehlungen abgestimmt
Auszufüllende Felder
- Notizen des Partners
Freigabe: Die Unterlagen gehen erst an den Ausschuss, wenn der verantwortliche Partner sie freigibt.
- 7
Unterlagen senden und Sitzung leiten
Tag 10 bis 14Projektleitung · Team
Senden Sie die freigegebenen Unterlagen vor der Sitzung an die Teilnehmenden, leiten Sie die Sitzung, halten Sie jede Entscheidung und Maßnahme mit Verantwortlichem und Termin fest und mailen Sie das Protokoll an den Sponsor.
Checkliste
- Unterlagen vor der Sitzung gesendet
- Jede Entscheidung festgehalten
Auszufüllende Felder
- Getroffene Entscheidungen (Pflichtfeld)
- Maßnahmen mit Verantwortlichem und Termin (Pflichtfeld)
- 8
Entscheidungen und Maßnahmen bestätigen
Tag 14Sponsor auf Kundenseite · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link bestätigt der Sponsor die Entscheidungen und Maßnahmen aus dem Protokoll, das die Projektleitung geschickt hat, oder notiert, was anders vereinbart wurde.
Auszufüllende Felder
- Bestätigung (Pflichtfeld)
- Was anders vereinbart wurde
- 9
Projektplan aktualisieren
Woche 3Projektleitung · Team
Aktualisieren Sie Plan und Risikoliste mit den bestätigten Entscheidungen, und starten Sie eine Umfangsänderung, wenn eine Entscheidung den Umfang verändert hat.
Checkliste
- Plan aktualisiert
- Risikoliste aktualisiert
- Umfangsänderung gestartet, falls nötig
Auszufüllende Felder
- Link zum aktualisierten Plan
Fertig, wenn
Der Sponsor auf Kundenseite hat Entscheidungen und Maßnahmen aus der Sitzung bestätigt, und der Projektplan ist aktualisiert.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Status-Autor
Macht aus den Updates der Teilprojekte und des Kunden einen Entwurf der Statuszusammenfassung für den Lenkungsausschuss.
Was er tut
- Liest die benötigten Entscheidungen aus Schritt 1
- Liest die Teilprojekt-Updates aus Schritt 2 und die Kunden-Updates aus Schritt 3
- Schreibt einen Entwurf der Zusammenfassung und die zu eskalierenden Risiken in seinen Schritt
- Schließt seinen Schritt ab, damit die Unterlagen erstellt werden können
Geprüft von: Die Projektleitung gleicht die Zusammenfassung in Schritt 5 mit den Updates ab, und der verantwortliche Partner gibt die Unterlagen in Schritt 6 frei.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Gehen Sie von den Entscheidungen aus, die Sie vom Ausschuss brauchen, und sammeln Sie dann den Status jedes Teilprojekts und des Kunden, bevor Sie schreiben. Schritt 1 bis 3 sammeln benötigte Entscheidungen, Teilprojekt-Updates und die Updates des Kunden in einer Ausführung, und Schritt 5 erstellt daraus die Unterlagen.
Stellen Sie jede Entscheidung als Optionen mit Empfehlung in die Unterlagen, und halten Sie das Ergebnis in der Sitzung selbst fest. Schritt 5 verlangt Optionen und eine Empfehlung für jede Entscheidung, und Schritt 7 hält jede Entscheidung mit Maßnahmen, Verantwortlichen und Terminen fest.
Lassen Sie KI die Teilprojekt-Updates zu einem ersten Entwurf zusammenführen, und lassen Sie den berichteten Status eine menschliche Entscheidung bleiben. In Schritt 4 entwirft der Status-Autor die Zusammenfassung, und in Schritt 5 gleicht die Projektleitung sie mit den Updates ab, bevor der Partner die Unterlagen freigibt.
Lassen Sie den Partner den Status freigeben, den das Unternehmen berichtet, mit den Risiken jedes Teilprojekts vor Augen. Schritt 6 ist eine Freigabeprüfung: Die Unterlagen gehen erst an den Ausschuss, wenn der verantwortliche Partner sie freigibt.
Bitten Sie den Sponsor, Entscheidungen und Maßnahmen direkt nach der Sitzung schriftlich zu bestätigen. In Schritt 8 bestätigt der Sponsor sie über den öffentlichen Link oder notiert, was anders vereinbart wurde.
Geben Sie dem Kunden einen eigenen Schritt, in dem er vor jeder Sitzung über seine Aufgaben berichtet. In Schritt 3 hält die Projektleitung auf Kundenseite den Fortschritt der Kundenaufgaben über einen öffentlichen Link fest, damit die Unterlagen beide Seiten des Plans zeigen.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.