Marketing-Agentur · Operations
Freelancer-Onboarding
Holen Sie jeden Freelancer auf dieselbe Weise in ein Kundenprojekt, mit unterschriebenen Unterlagen, bevor er Kundenarbeit sieht. Der Freelancer erledigt seine Schritte über einen öffentlichen Link, jeder erteilte Zugang wird festgehalten, und die erste Rechnung wartet auf eine freigegebene erste Lieferung.
- Dauer: 1 bis 3 Wochen
- Wie oft: Für jede Freelancer-Buchung
- Schritte: 9 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 2 Freigaben
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Freelancer bekommen Zugang zu Kundenarbeit, bevor die NDA unterschrieben ist.
Niemand weiß, welche Ordner und Tools ein Freelancer noch öffnen kann.
Jeder Projektmanager brieft Freelancer auf seine eigene Art.
Rechnungen kommen mit Tagen und Sätzen, die niemand prüfen kann.
Mit der Vorlage
Der Zugang bleibt gesperrt, bis die unterschriebenen Unterlagen geprüft sind.
Jeder erteilte Zugang steht in der Ausführung, bereit zum Entziehen.
Ein KI-Agent entwirft jedes Briefing im selben Format, und der Projektmanager prüft es.
Die Buchhaltung prüft jede Rechnung gegen Satz und Tage aus der Buchung.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Die Agentur bucht einen Freelancer für ein Kundenprojekt. Der Ressourcenplaner startet eine Ausführung mit Name des Freelancers, Lieferungen und Tagessatz.
- 1
Freelancer buchen und den Onboarding-Link teilen
Tag 1Ressourcenplaner · Team
Halten Sie die Buchung fest und schicken Sie dem Freelancer den öffentlichen Link zur Ausführung zusammen mit den Verträgen zur Unterschrift.
Checkliste
- Tagessatz und Anzahl der Tage vereinbart
- Starttermin bestätigt
- Öffentlichen Link und Verträge verschickt
Auszufüllende Felder
- Name des Freelancers (Pflichtfeld)
- E-Mail des Freelancers (Pflichtfeld)
- Lieferungen und Deadlines (Pflichtfeld)
- Tagessatz (Pflichtfeld)
- 2
Verträge unterschreiben und Geschäftsdaten teilen
Tag 1 bis 3Freelancer · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link bestätigt der Freelancer, dass Geheimhaltungsvereinbarung und Freelancer-Vertrag unterschrieben sind, trägt seine Rechnungsdaten ein und teilt einen Link zu seinem Portfolio.
Checkliste
- Geheimhaltungsvereinbarung unterschrieben
- Freelancer-Vertrag unterschrieben
- Rechnungsdaten vollständig
Auszufüllende Felder
- Firmenname (Pflichtfeld)
- Steuer- oder USt-IdNr. (Pflichtfeld)
- Telefonnummer (Pflichtfeld)
- Link zum Portfolio
- 3
Unterlagen prüfen
Tag 3Ressourcenplaner · Team
Prüfen Sie, ob beide Verträge unterschrieben und die Rechnungsdaten vollständig sind. Fehlt etwas, markieren Sie die Ausführung als blockiert und notieren Sie, was fehlt.
Checkliste
- Unterschriebene Geheimhaltungsvereinbarung abgelegt
- Unterschriebener Freelancer-Vertrag abgelegt
- Steuerdaten gültig
Auszufüllende Felder
- Was fehlt
Freigabe: Es wird kein Zugang zu Kundenarbeit erteilt, bis der Ressourcenplaner die Unterlagen freigibt.
- 4
Zugänge erteilen
Tag 4Projektmanager · Team
Geben Sie dem Freelancer nur Zugriff auf die Kundenordner, Tools und Kanäle, die dieses Projekt braucht, und notieren Sie, was Sie erteilt haben, damit es später entzogen werden kann.
Checkliste
- Projektordner geteilt
- Tool-Konten angelegt
- Zum Projektkanal hinzugefügt
Auszufüllende Felder
- Erteilte Zugänge (Pflichtfeld)
- 5
Briefing für den Freelancer entwerfen
Tag 4Briefing-Autor · KI-Agent
Der Briefing-Autor entwirft das Briefing aus der Buchung: Lieferungen, Deadlines, Ansprechpartner, und wie Dateien benannt und geliefert werden.
Auszufüllende Felder
- Briefing-Entwurf (Pflichtfeld)
Geprüft von: Der Projektmanager prüft das Briefing in Schritt 6 gegen den Projektplan.
- 6
Briefing prüfen und mit dem Freelancer durchgehen
Tag 5Projektmanager · Team
Prüfen Sie den Entwurf gegen den Projektplan und korrigieren Sie ihn, schicken Sie das Briefing dann per E-Mail an den Freelancer und gehen Sie es in einem kurzen Gespräch mit ihm durch.
Checkliste
- Briefing gegen den Projektplan geprüft
- Briefing gemailt und mit dem Freelancer durchgegangen
- Ansprechpartner benannt
Auszufüllende Felder
- Termin der ersten Lieferung (Pflichtfeld)
- 7
Freelancer bestätigt das Briefing
Tag 5Freelancer · Öffentlicher Link
Der Freelancer liest das Briefing, das der Projektmanager per E-Mail geschickt hat, und bestätigt über den öffentlichen Link, dass er es und die Lieferregeln gelesen hat. Offene Fragen notiert er hier.
Checkliste
- Briefing gelesen
- Lieferregeln verstanden
Auszufüllende Felder
- Fragen zum Briefing
- 8
Erste Lieferung freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetTermin der ersten LieferungCreative Director · Team
Prüfen Sie die erste Lieferung gegen das Briefing und bewerten Sie die Qualität, bevor eine Rechnung freigegeben wird.
Checkliste
- Entspricht dem Briefing
- Dateien wie vereinbart benannt und abgelegt
Auszufüllende Felder
- Link zur ersten Lieferung (Pflichtfeld)
- Qualitätsbewertung (Pflichtfeld)
Freigabe: Die erste Rechnung wird erst freigegeben, wenn der Creative Director die erste Lieferung freigibt.
- 9
Erste Rechnung freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetNach der ersten LieferungBuchhaltung · Team
Prüfen Sie die Rechnung des Freelancers gegen den Tagessatz und die bei der Buchung vereinbarten Tage, und geben Sie sie zur Zahlung frei.
Checkliste
- Tage entsprechen der Buchung
- Satz entspricht der Buchung
- Steuerdaten auf der Rechnung
Auszufüllende Felder
- Rechnungsnummer (Pflichtfeld)
- Rechnungsbetrag (Pflichtfeld)
Fertig, wenn
Der Freelancer hat die Verträge unterschrieben, hat die nötigen Zugänge und das Briefing, und seine erste Lieferung und erste Rechnung sind freigegeben.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Briefing-Autor
Macht aus den Buchungsdaten ein erstes Briefing für den Freelancer.
Was er tut
- Liest Lieferungen, Deadlines und Satz aus Schritt 1
- Folgt dem Briefing-Format und den Arbeitsregeln aus den Anweisungen seines Schritts
- Schreibt den Briefing-Entwurf in seinen Schritt
- Schließt seinen Schritt ab, damit der Projektmanager ihn prüfen kann
Geprüft von: Der Projektmanager prüft das Briefing in Schritt 6 gegen den Projektplan.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Nutzen Sie für jeden Freelancer dieselben Schritte: Verträge, Zugänge, Briefing und eine Prüfung der ersten Lieferung. Diese Vorlage führt sie in dieser Reihenfolge durch, und der Freelancer erledigt seinen Teil in den Schritten 2 und 7 über einen öffentlichen Link.
Machen Sie den Zugang von unterschriebenen Unterlagen abhängig, nicht vom Starttermin. Schritt 3 ist die Freigabeprüfung des Ressourcenplaners, und das Erteilen der Zugänge in Schritt 4 bleibt gesperrt, bis die Unterlagen freigegeben sind.
Halten Sie jeden Ordner, jedes Tool und jeden Kanal fest, sobald Sie ihn freigeben. Schritt 4 hält die erteilten Zugänge fest, sodass alle bei Projektende entzogen werden können.
Lieferungen, Deadlines, Ansprechpartner, wie Dateien benannt und geliefert werden, und der vereinbarte Satz. In Schritt 5 entwirft der Briefing-Autor es aus der Buchung, und in Schritt 6 prüft der Projektmanager es und geht es mit dem Freelancer durch.
Prüfen Sie die erste Lieferung gegen das Briefing, bevor irgendetwas zur Zahlung freigegeben wird. Schritt 8 ist die Freigabeprüfung des Creative Directors mit einer Qualitätsbewertung, und die Rechnung in Schritt 9 wartet darauf.
Vereinbaren Sie Tagessatz und Anzahl der Tage bei der Buchung, und prüfen Sie jede Rechnung dagegen. Schritt 1 hält den Tagessatz fest, und die Checkliste in Schritt 9 vergleicht die Rechnung mit den vereinbarten Tagen und dem Satz.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.