Personalvermittlung · Compliance
Onboarding und Compliance für Freelancer
Bringen Sie jeden Freelancer vom angenommenen Einsatz zum ersten Arbeitstag, mit geprüfter und freigegebener Identität, Arbeitserlaubnis, Referenzen und den Prüfungen des Kunden. Der Freelancer bestätigt seine Angaben über einen öffentlichen Link, und Abrechnung und Startbestätigung bleiben gesperrt, bis der Compliance Manager freigibt.
- Dauer: 3 bis 10 Tage
- Wie oft: Für jeden neuen Freelancer-Einsatz
- Schritte: 10 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Angaben, Referenzgeber und Einwilligung kommen stückweise per E-Mail und SMS.
Ein Freelancer fängt am Montag an, während eine Referenz oder die Arbeitserlaubnis noch offen ist.
Akten werden aus dem Gedächtnis geprüft, und eine fehlende Prüfung oder ablaufende Erlaubnis rutscht durch.
Der erste Stundenzettel kommt zu spät, weil niemand den Freigebenden eingerichtet hat.
Mit der Vorlage
Der Freelancer bestätigt alles über einen öffentlichen Link vor dem ersten Tag.
Abrechnung und Startbestätigung bleiben gesperrt, bis der Compliance Manager freigibt.
Ein KI-Agent listet fehlende und ablaufende Prüfungen auf, und der Compliance Manager klärt sie.
Stundenzettel und Freigebender sind vor dem Startdatum eingerichtet.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Ein Freelancer nimmt einen Einsatz über Ihre Agentur an. Der Recruiter startet eine Ausführung mit Freelancer, Kunde, Startdatum und den Prüfungen, die der Kunde verlangt.
- 1
Einsatz erfassen und den Link an den Freelancer senden
Tag 1Recruiter · Team
Erfassen Sie den mit dem Kunden vereinbarten Einsatz und die verlangten Prüfungen, und senden Sie dem Freelancer den öffentlichen Link mit einer Nachricht, welche Prüfungen anstehen und was er vor dem ersten Tag tun muss.
Checkliste
- Einsatzbedingungen mit dem Kunden bestätigt
- Öffentlichen Link an den Freelancer gesendet
Auszufüllende Felder
- Freelancer und Kunde (Pflichtfeld)
- Startdatum (Pflichtfeld)
- Voraussichtliches Enddatum
- Vom Kunden verlangte Prüfungen (Pflichtfeld)
- 2
Freelancer bestätigt Angaben und Einwilligung
Tag 1 bis 3Freelancer · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link bestätigt der Freelancer, wie er erreichbar ist und in welcher Form er arbeitet, über Ihre Lohnabrechnung oder sein eigenes Unternehmen, nennt zwei Referenzgeber und willigt in die Prüfungen ein.
Checkliste
- Ausweisdokumente zum Vorzeigen bereit
- Referenzgeber mit Kontakt einverstanden
Auszufüllende Felder
- Mobilnummer (Pflichtfeld)
- Vertragsform (Pflichtfeld)
- Referenzgeber und Kontaktdaten (Pflichtfeld)
- Einwilligung in die Prüfungen vor dem Start (Pflichtfeld)
- 3
Identität und Arbeitserlaubnis prüfen
Tag 2 bis 4Compliance Officer · Team
Sehen Sie die Originaldokumente mit dem Freelancer an, persönlich oder per Video, wo die Regeln es erlauben, und halten Sie die Prüfung fest. Kopien gehören in Ihr Compliance-System, nicht in die Ausführung.
Checkliste
- Originaldokumente gesehen
- Kopie im Compliance-System abgelegt
- Wiedervorlage gesetzt, falls die Erlaubnis abläuft
Auszufüllende Felder
- Datum der Prüfung (Pflichtfeld)
- Dokumentart (Pflichtfeld)
- Erlaubnis gültig bis
- 4
Referenzen einholen und Prüfungen des Kunden durchführen
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 2 bis 7Compliance Officer · Team
Kontaktieren Sie die Referenzgeber und führen Sie jede vom Kunden verlangte Prüfung durch, etwa Führungszeugnis oder Qualifikationsnachweis, und halten Sie jedes Ergebnis fest.
Checkliste
- Referenzen eingeholt
- Jede vom Kunden verlangte Prüfung durchgeführt
Auszufüllende Felder
- Ergebnis der Referenzen (Pflichtfeld)
- Erledigte Prüfungen (Pflichtfeld)
- Notizen zu den Prüfungen
- 5
Prüfen, ob die Compliance-Akte vollständig ist
Tag 7Compliance-Prüfer · KI-Agent
Der Compliance-Prüfer vergleicht die Prüfungen aus Schritt 3 und 4 mit den Anforderungen des Kunden und listet auf, was fehlt, während des Einsatzes abläuft oder unklar ist.
Auszufüllende Felder
- Vollständigkeitsbericht (Pflichtfeld)
Geprüft von: Der Compliance Manager klärt die Lücken und gibt den Freelancer in Schritt 6 frei.
- 6
Start des Freelancers freigeben
Tag 8Compliance Manager · Team
Lesen Sie den Bericht, klären Sie die aufgeführten Lücken und geben Sie den Freelancer für diesen Einsatz frei.
Checkliste
- Arbeitserlaubnis für den ganzen Einsatz gültig
- Referenzen in Ordnung
- Jede vom Kunden verlangte Prüfung abgeschlossen
Freigabe: Abrechnung und Startbestätigung bleiben gesperrt, bis der Compliance Manager den Freelancer freigibt.
- 7
Abrechnung und Stundenzettel einrichten
Tag 8Lohnbuchhaltung · Team
Legen Sie den Freelancer mit dem vereinbarten Satz in der Abrechnung an, erfassen Sie die Bankdaten in Ihrem Abrechnungssystem und richten Sie den Stundenzettel mit dem Freigebenden beim Kunden ein.
Checkliste
- Bankdaten im Abrechnungssystem erfasst
- Stundenzettel eingerichtet
Auszufüllende Felder
- Stundensatz (Pflichtfeld)
- E-Mail des Freigebenden für Stunden (Pflichtfeld)
- Personalnummer
- 8
Start mit dem Kunden bestätigen
Tag 9Recruiter · Team
Teilen Sie dem Kunden mit, dass der Freelancer freigegeben ist, bestätigen Sie Uhrzeit, Ort und Ansprechperson für den ersten Tag, und senden Sie diese Angaben mit dem Ablauf der Stundenzettel an den Freelancer.
Checkliste
- Kunde über die Freigabe informiert
- Startangaben und Ablauf der Stundenzettel an den Freelancer gesendet
Auszufüllende Felder
- Uhrzeit und Ort (Pflichtfeld)
- Ansprechperson beim Kunden am ersten Tag (Pflichtfeld)
- 9
Freelancer bestätigt, dass er startklar ist
Tag 9Freelancer · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link bestätigt der Freelancer die Startangaben und den Ablauf der Stundenzettel, die der Recruiter gesendet hat, und notiert Fragen vor dem Start.
Checkliste
- Uhrzeit und Ort bestätigt
- Ablauf der Stundenzettel verstanden
Auszufüllende Felder
- Fragen vor dem Start
- 10
Check-in nach dem ersten Tag
Erster ArbeitstagRecruiter · Team
Rufen Sie den Freelancer nach seinem ersten Tag an und halten Sie fest, was mit dem Kunden zu klären ist.
Checkliste
- Freelancer angerufen
- Probleme an den Kunden weitergegeben
Auszufüllende Felder
- Notizen zum ersten Tag (Pflichtfeld)
Fertig, wenn
Jede Prüfung vor dem Start ist freigegeben, Abrechnung und Stundenzettel sind eingerichtet, und der Freelancer hat mit bestätigten Angaben zum ersten Tag angefangen.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Compliance-Prüfer
Vergleicht die in der Ausführung festgehaltenen Prüfungen mit den Anforderungen des Kunden und listet auf, was fehlt.
Was er tut
- Liest die Anforderungen des Kunden und die Prüfungen aus früheren Schritten
- Vergleicht Ablaufdaten mit der Dauer des Einsatzes
- Listet fehlende, ablaufende oder unklare Punkte auf
- Schreibt den Bericht in seinen Schritt
Geprüft von: Der Compliance Manager klärt die Lücken und gibt den Freelancer in Schritt 6 frei.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Führen Sie je Einsatz ein Onboarding durch, vom angenommenen Einsatz bis zum ersten Tag, bei dem der Freelancer seine eigenen Schritte erledigt. Diese Vorlage durchläuft für jeden Freelancer die Schritte 1 bis 10, und die Ausführung zeigt, wer was geprüft und freigegeben hat.
Senden Sie dem Freelancer einen Link, der alles auflistet, was Sie vor dem ersten Tag brauchen. In Schritt 2 bestätigt der Freelancer über den öffentlichen Link Kontaktdaten, Vertragsform, Referenzgeber und seine Einwilligung.
Sehen Sie die Originaldokumente selbst, halten Sie fest, wer sie wann geprüft hat, und planen Sie eine erneute Prüfung, wenn die Erlaubnis abläuft. Schritt 3 hält Prüfdatum, Dokumentart und ein etwaiges Ablaufdatum fest, während Kopien in Ihrem Compliance-System bleiben.
Machen Sie den Start von einer Compliance-Freigabe abhängig, nicht vom Termin im Kalender. Schritt 6 ist eine Freigabeprüfung: Abrechnung und Startbestätigung bleiben gesperrt, bis der Compliance Manager den Freelancer freigibt.
Lassen Sie KI die Akte auf Lücken prüfen und die Freigabe bei einem Menschen. In Schritt 5 listet der Compliance-Prüfer fehlende, ablaufende oder unklare Prüfungen gegenüber den Anforderungen des Kunden auf, und in Schritt 6 klärt der Compliance Manager sie und entscheidet.
Richten Sie Abrechnung und Stundenfreigabe vor dem Start ein und bestätigen Sie den Ablauf mit dem Freelancer. Schritt 7 hält den Stundensatz und den Freigebenden beim Kunden fest, und in Schritt 9 bestätigt der Freelancer über den öffentlichen Link, dass er weiß, wie er Stundenzettel einreicht.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.