Beratungsunternehmen · Geschäftsentwicklung
Beantwortung von Ausschreibungen
Beantworten Sie eine Ausschreibung pünktlich und zu jeder Anforderung, mit der Teilnahmeentscheidung, bevor jemand schreibt. Ein KI-Agent fasst die Ausschreibung zusammen und prüft die Antwort auf offene Anforderungen, Referenzen werden in Woche 2 bestätigt, und nichts wird eingereicht, bevor der Partner es freigibt.
- Dauer: 2 bis 4 Wochen
- Wie oft: Für jede Ausschreibung
- Schritte: 10 Schritte
- KI-Agenten: 2 KI-Agenten
- Freigaben: 2 Freigaben
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Das Unternehmen beantwortet jede Ausschreibung und gewinnt wenige.
Ein Muss-Kriterium wird übersehen, und die Antwort wird ausgeschlossen.
Referenzen werden am Tag vor der Frist angefragt.
Die Antwort wird um Mitternacht fertig, ohne Review durch einen Partner.
Mit der Vorlage
Der Partner entscheidet über die Teilnahme, mit einer Zusammenfassung von Passung und Risiken vor Augen.
Jedes Muss-Kriterium ist einem Abschnitt zugeordnet und wird vor der Freigabe geprüft.
Der Bid Manager bestätigt jede Referenz in Woche 2, mit dem Kontakt, den der Auftraggeber anrufen darf.
Die Abgabe bleibt gesperrt, bis der Partner die finale Version freigibt.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
Beginnt, wenn
Eine Ausschreibung oder Angebotsanfrage geht ein, auf die das Unternehmen antworten könnte. Der Bid Manager startet eine Ausführung mit dem Namen des Auftraggebers.
- 1
Ausschreibung und Fristen erfassen
Tag 1Bid Manager · Team
Halten Sie die Frist für Bieterfragen und die Abgabefrist fest, und übernehmen Sie die Muss-Kriterien und Zuschlagskriterien aus der Ausschreibung in die Ausführung.
Checkliste
- Beide Fristen erfasst
- Muss-Kriterien aufgelistet
- Abgabeformat notiert
Auszufüllende Felder
- Link zu den Ausschreibungsunterlagen (Pflichtfeld)
- Frist für Bieterfragen (Pflichtfeld)
- Abgabefrist (Pflichtfeld)
- Muss-Kriterien und Zuschlagskriterien (Pflichtfeld)
- 2
Ausschreibung für die Entscheidung zusammenfassen
Tag 2Ausschreibungs-Analyst · KI-Agent
Der Ausschreibungs-Analyst fasst Anforderungen, Zuschlagskriterien und Fristen für die Entscheidung zusammen: Passung zu den Leistungen des Unternehmens, Lücken, Risiken und Fragen an den Auftraggeber.
Auszufüllende Felder
- Entscheidungsvorlage (Pflichtfeld)
- Entwürfe für Bieterfragen
Geprüft von: Der Partner gleicht die Zusammenfassung mit der Ausschreibung ab und entscheidet in Schritt 3 über die Teilnahme.
- 3
Über die Teilnahme entscheiden
Tag 2 bis 3Partner · Team
Gleichen Sie die Zusammenfassung mit der Ausschreibung ab und entscheiden Sie dann nach Passung, Kapazität, Preisrahmen und Gewinnchance.
Checkliste
- Zusammenfassung mit der Ausschreibung abgeglichen
- Team zum Starttermin verfügbar
- Preisrahmen tragfähig
Auszufüllende Felder
- Teilnahmeentscheidung (Pflichtfeld)
- Grund (Pflichtfeld)
Freigabe: Die Arbeit an der Antwort bleibt gesperrt, bis der Partner die Teilnahme beschließt.
- 4
Bieterfragen senden
Woche 1Bid Manager · Team
Stellen Sie die Fragen an den Auftraggeber fertig, senden Sie sie vor der Frist über dessen Kanal, und halten Sie die Antworten fest, sobald sie eingehen.
Checkliste
- Fragen vor der Frist gesendet
- Antworten mit dem Angebotsteam geteilt
Auszufüllende Felder
- Antworten des Auftraggebers
- 5
Abschnitte der Antwort schreiben
Woche 1 bis 2Fachexperte · Team
Schreiben Sie die Abschnitte zu Vorgehen, Methodik und Team entlang der Zuschlagskriterien, und notieren Sie, wo jedes Muss-Kriterium beantwortet ist.
Checkliste
- Vorgehen beantwortet die Zuschlagskriterien
- Lebensläufe passen zu den Anforderungen
- Projektbeispiele ausgewählt
Auszufüllende Felder
- Link zum Antwortentwurf (Pflichtfeld)
- Wo jede Anforderung beantwortet ist (Pflichtfeld)
- 6
Kundenreferenzen bestätigen
Woche 2Bid Manager · Team
Senden Sie jedem Referenzkunden die kurze Projektbeschreibung, die Sie verwenden wollen, fragen Sie, ob er genannt werden darf, und halten Sie seine Antwort, seine Korrekturen und den Kontakt fest, den der Auftraggeber anrufen darf.
Checkliste
- Referenzkunde mit Nennung einverstanden
- Projektbeschreibung vom Kunden geprüft
Auszufüllende Felder
- Referenzkunde mit Nennung einverstanden (Pflichtfeld)
- Name und Funktion des Referenzkontakts (Pflichtfeld)
- Telefon des Referenzkontakts
- Korrekturen an der Beschreibung
- 7
Antwort kalkulieren
Woche 2Projektleitung · Team
Schätzen Sie die Tage je Rolle und legen Sie das Honorar im Preisformat der Ausschreibung fest, mit den Annahmen dahinter.
Checkliste
- Tage je Rolle geschätzt
- Preis folgt dem Format der Ausschreibung
Auszufüllende Felder
- Gesamthonorar (Pflichtfeld)
- Annahmen zur Kalkulation (Pflichtfeld)
- 8
Prüfen, ob jede Anforderung beantwortet ist
Woche 3Anforderungs-Prüfer · KI-Agent
Der Anforderungs-Prüfer gleicht die Muss-Kriterien aus Schritt 1 mit den Fundstellen aus Schritt 5 ab und listet jede Anforderung ohne Antwort auf.
Auszufüllende Felder
- Anforderungen ohne Antwort (Pflichtfeld)
Geprüft von: Der Partner gleicht die Liste in Schritt 9 mit der finalen Antwort ab, bevor er die Abgabe freigibt.
- 9
Abgabe freigeben
Woche 3Partner · Team
Gleichen Sie die Liste mit der finalen Antwort ab, prüfen Sie Preis und Referenzen, und geben Sie die finale Version frei.
Checkliste
- Jedes Muss-Kriterium beantwortet
- Preis und Konditionen freigegeben
- Format und Seitenlimit eingehalten
Auszufüllende Felder
- Link zur finalen Antwort (Pflichtfeld)
Freigabe: Die Antwort kann erst eingereicht werden, wenn der Partner die finale Version freigibt.
- 10
Antwort einreichen
Vor der FristBid Manager · Team
Reichen Sie die freigegebene Antwort vor der Frist über das Portal oder den Kanal des Auftraggebers ein, und halten Sie die Bestätigung fest.
Checkliste
- Vor der Frist eingereicht
- Bestätigung erhalten
Auszufüllende Felder
- Referenz der Eingangsbestätigung (Pflichtfeld)
- Eingereicht am (Pflichtfeld)
Fertig, wenn
Die Antwort ist vor der Frist eingereicht und jedes Muss-Kriterium beantwortet, oder das Unternehmen hat auf eine Teilnahme verzichtet und den Grund festgehalten.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Ausschreibungs-Analyst
Macht aus den Anforderungen der Ausschreibung eine kurze Zusammenfassung für die Teilnahmeentscheidung.
Was er tut
- Liest Anforderungen, Zuschlagskriterien und Fristen aus Schritt 1
- Gleicht sie mit den Leistungen des Unternehmens aus den Anweisungen seines Schritts ab
- Schreibt eine Entscheidungsvorlage und Entwürfe für Bieterfragen
- Schließt seinen Schritt ab, damit der Partner entscheiden kann
Geprüft von: Der Partner gleicht die Zusammenfassung mit der Ausschreibung ab und entscheidet in Schritt 3 über die Teilnahme.
Anforderungs-Prüfer
Prüft, ob jedes Muss-Kriterium der Ausschreibung in der Antwort beantwortet ist.
Was er tut
- Liest die Muss-Kriterien aus Schritt 1
- Liest aus Schritt 5, wo jede Anforderung beantwortet ist
- Listet jede Anforderung ohne Antwort auf
- Schreibt die Liste in seinen Schritt und schließt ihn ab
Geprüft von: Der Partner gleicht die Liste in Schritt 9 mit der finalen Antwort ab, bevor er die Abgabe freigibt.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Entscheiden Sie über Passung, Kapazität, Preisrahmen und Ihre Gewinnchance, bevor jemand zu schreiben beginnt. Schritt 3 ist eine Freigabeprüfung: Die Arbeit an der Antwort bleibt gesperrt, bis der Partner Entscheidung und Grund festhält.
Listen Sie die Muss-Kriterien an Tag 1 auf und notieren Sie beim Schreiben, wo jedes beantwortet wird. Schritt 5 hält fest, wo jede Anforderung beantwortet ist, und in Schritt 8 listet der Anforderungs-Prüfer jede Anforderung ohne Antwort auf.
Nutzen Sie KI für das Lesen und Prüfen, und lassen Sie Teilnahmeentscheidung und Endfreigabe bei den Partnern. In Schritt 2 fasst der Ausschreibungs-Analyst die Ausschreibung für die Entscheidung zusammen, und in Schritt 8 sucht der Anforderungs-Prüfer nach offenen Anforderungen, bevor der Partner in Schritt 9 freigibt.
Fragen Sie den Referenzkunden früh, mit genau der Projektbeschreibung, die Sie verwenden wollen. In Schritt 6 hält der Bid Manager für jeden Referenzkunden fest, ob er genannt werden darf, welche Korrekturen er an der Beschreibung hat und welchen Kontakt der Auftraggeber anrufen darf.
Halten Sie die Frist für Bieterfragen am Tag des Eingangs neben der Abgabefrist fest, und geben Sie den Fragen einen eigenen Schritt. Schritt 1 hält beide Fristen fest, und in Schritt 4 sendet der Bid Manager die Fragen und hält die Antworten des Auftraggebers fest.
Ein Partner sollte die gesamte Antwort, den Preis und die Referenzen freigeben, nicht nur die Management Summary. Schritt 9 ist eine Freigabeprüfung: Der Abgabeschritt bleibt gesperrt, bis der Partner die finale Version freigibt.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.