Beratungsunternehmen · Risiko und Compliance
Mandatsannahme und Konfliktprüfung
Prüfen Sie jeden neuen Kunden und jedes neue Mandat auf Interessenkonflikte und Risiken, bevor jemand unterschreibt, ohne Firmendaten per E-Mail hinterherzulaufen. Der Kunde bestätigt über einen öffentlichen Link, wer er ist, und nichts geht an den Kunden, bis der Managing Partner über das Mandat entschieden hat.
- Dauer: 1 bis 2 Wochen
- Wie oft: Für jeden neuen Kunden und jedes neue Mandat
- Schritte: 9 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Konfliktprüfungen finden statt, wenn die Arbeit schon läuft, wenn überhaupt.
Firmendaten kommen in einer Kette von E-Mails und sind trotzdem unvollständig.
Der Partner, der das Mandat will, entscheidet auch, dass es in Ordnung ist.
Niemand kann zeigen, warum ein riskanter Kunde angenommen wurde.
Mit der Vorlage
Jedes neue Mandat durchläuft eine Konfliktprüfung, bevor die Vereinbarung rausgeht.
Der Kunde bestätigt Rechtsträger, Konzerngesellschaften und Zeichnungsberechtigte über einen Link, und Lücken werden aufgelistet.
Der Managing Partner entscheidet, mit Konfliktprüfung und Risikobewertung vor Augen.
Entscheidung, Auflagen und wer sie getroffen hat, stehen in der Ausführung.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Ein Partner möchte einen neuen Kunden annehmen oder ein neues Mandat für einen bestehenden Kunden. Der Partner startet eine Ausführung mit Kundenname und Gegenstand des Mandats.
- 1
Mögliches Mandat erfassen
Tag 1Partner · Team
Halten Sie den Kunden, den Gegenstand des Mandats und jede weitere beteiligte Partei fest, etwa ein Zielunternehmen oder eine Gegenpartei, und senden Sie den öffentlichen Link an den Ansprechpartner beim Kunden.
Checkliste
- Gegenstand des Mandats beschrieben
- Weitere Parteien genannt
- Öffentlichen Link an den Ansprechpartner gesendet
Auszufüllende Felder
- Firmenname des Kunden laut Register (Pflichtfeld)
- Gegenstand des Mandats (Pflichtfeld)
- Weitere beteiligte Parteien
- E-Mail des Ansprechpartners (Pflichtfeld)
- 2
Ihre Firmendaten bestätigen
Tag 1 bis 3Ansprechpartner beim Kunden · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link bestätigt der Kunde seinen Rechtsträger, seine Eigentümer und Konzerngesellschaften, die Rechnungsdaten und wer für ihn unterschreibt.
Checkliste
- Rechtsträger bestätigt
- Eigentümer und Konzerngesellschaften angegeben
Auszufüllende Felder
- Handelsregisternummer (Pflichtfeld)
- Mutter- und Konzerngesellschaften (Pflichtfeld)
- E-Mail für Rechnungen (Pflichtfeld)
- Zeichnungsberechtigte Person (Pflichtfeld)
- 3
Antworten auf Lücken prüfen
Tag 3Aufnahme-Prüfer · KI-Agent
Der Aufnahme-Prüfer gleicht die Antworten des Kunden mit der Liste dessen ab, was das Unternehmen braucht, und notiert, was fehlt, unklar ist oder nicht zu den Angaben aus Schritt 1 passt.
Auszufüllende Felder
- Lücken und Rückfragen (Pflichtfeld)
Geprüft von: Die Leitung Operations prüft die Lücken und fasst in Schritt 4 nach.
- 4
Konfliktprüfung durchführen
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 3 bis 5Leitung Operations · Team
Prüfen Sie die gefundenen Lücken und fassen Sie nach, und durchsuchen Sie dann aktuelle und frühere Kunden und Mandate nach dem Kunden, seinen Konzerngesellschaften und den weiteren Parteien. Markieren Sie die Ausführung als blockiert, solange der Kunde noch Antworten schuldet.
Checkliste
- Lücken geprüft und nachgefasst
- Kunde und Konzerngesellschaften durchsucht
- Weitere Parteien durchsucht
Auszufüllende Felder
- Ergebnis der Konfliktprüfung (Pflichtfeld)
- Gefundene mögliche Konflikte
- 5
Risiko des Mandats bewerten
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 5 bis 7Partner · Team
Halten Sie die Risiken dieses Kunden und Mandats fest, etwa Reputation, Unabhängigkeit, Zahlung und ob die nötige Expertise vorhanden ist, und wie das Unternehmen sie steuert.
Checkliste
- Reputation geprüft
- Expertise und Kapazität vorhanden
- Zahlungsrisiko bedacht
Auszufüllende Felder
- Risikostufe (Pflichtfeld)
- Risiken und Schutzmaßnahmen (Pflichtfeld)
- 6
Mandat annehmen oder ablehnen
Im öffentlichen Link ausgeblendetWoche 2Managing Partner · Team
Prüfen Sie Konfliktprüfung und Risikobewertung, und entscheiden Sie, ob das Unternehmen das Mandat annimmt und unter welchen Auflagen.
Checkliste
- Ergebnis der Konfliktprüfung geprüft
- Auflagen mit dem Partner abgestimmt
Auszufüllende Felder
- Entscheidung (Pflichtfeld)
- Auflagen oder Grund der Ablehnung
Freigabe: Die Mandatsvereinbarung bleibt gesperrt, bis der Managing Partner über das Mandat entschieden hat.
- 7
Mandatsvereinbarung senden
Woche 2Partner · Team
Senden Sie die Mandatsvereinbarung mit vereinbartem Umfang, Konditionen und allen Auflagen aus Schritt 6 an die zeichnungsberechtigte Person.
Checkliste
- Auflagen aus Schritt 6 enthalten
- Vereinbarung an die zeichnungsberechtigte Person gesendet
Auszufüllende Felder
- Link zur Mandatsvereinbarung (Pflichtfeld)
- 8
Unterschriebene Mandatsvereinbarung bestätigen
Woche 2Ansprechpartner beim Kunden · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link bestätigt der Kunde, dass die Mandatsvereinbarung unterschrieben ist, und teilt einen Link zum unterschriebenen Exemplar.
Auszufüllende Felder
- Link zur unterschriebenen Mandatsvereinbarung (Pflichtfeld)
- Datum der Unterschrift (Pflichtfeld)
- 9
Mandat eröffnen
Woche 2Leitung Operations · Team
Eröffnen Sie das Mandat in den Systemen des Unternehmens mit Rechnungsdaten und Auflagen, und tragen Sie den Kunden und die weiteren Parteien ins Konfliktregister ein.
Checkliste
- Mandatsnummer angelegt
- Konfliktregister aktualisiert
- Rechnungsdaten eingerichtet
Auszufüllende Felder
- Mandatsnummer (Pflichtfeld)
Fertig, wenn
Das Mandat ist angenommen oder abgelehnt, mit festgehaltenem Grund, und ein angenommener Kunde hat die Mandatsvereinbarung unterschrieben.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Aufnahme-Prüfer
Prüft die Firmendaten des Kunden auf Lücken, bevor die Konfliktprüfung beginnt.
Was er tut
- Liest die Mandatsangaben aus Schritt 1 und die Antworten des Kunden aus Schritt 2
- Gleicht sie mit der Checkliste aus den Anweisungen seines Schritts ab
- Listet fehlende, unklare oder widersprüchliche Antworten als Rückfragen auf
- Schließt seinen Schritt ab, damit die Konfliktprüfung beginnen kann
Geprüft von: Die Leitung Operations prüft die Lücken und fasst in Schritt 4 nach.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Durchsuchen Sie aktuelle und frühere Kunden und Mandate nach dem Kunden, seinen Konzerngesellschaften und jeder weiteren Partei, bevor Sie sich zur Arbeit verpflichten. Schritt 4 hält Suche und Ergebnis fest, mit den Konzerngesellschaften, die der Kunde in Schritt 2 bestätigt hat.
Holen Sie Rechtsträger, Eigentümer und Konzerngesellschaften, Rechnungsdaten und Zeichnungsberechtigte beim Kunden selbst ein. In Schritt 2 bestätigt der Kunde diese Angaben über einen öffentlichen Link, und Schritt 3 prüft die Antworten auf Lücken.
Entscheiden sollte ein Partner, der die Kundenbeziehung nicht selbst verantwortet, auf Basis der Konfliktprüfung und einer schriftlichen Risikobewertung. Schritt 6 ist eine Freigabeprüfung: Die Mandatsvereinbarung bleibt gesperrt, bis der Managing Partner entschieden hat.
Lassen Sie KI die Antworten des Kunden mit dem Bedarf des Unternehmens abgleichen und die Rückfragen auflisten, während Menschen entscheiden. In Schritt 3 listet der Aufnahme-Prüfer Lücken und Widersprüche auf, und in Schritt 4 prüft die Leitung Operations sie vor der Konfliktprüfung.
Halten Sie Risikobewertung, Entscheidung und Auflagen dort fest, wo das Mandat beginnt, nicht in einer E-Mail. Schritt 5 und 6 speichern Risikostufe, Schutzmaßnahmen und die Entscheidung des Managing Partners in der Ausführung, mit Name und Zeitpunkt.
Machen Sie die unterschriebene Vereinbarung zu einem Schritt, den der Kunde selbst erledigt, und eröffnen Sie das Mandat erst danach. In Schritt 8 bestätigt der Kunde über den öffentlichen Link die unterschriebene Mandatsvereinbarung, und Schritt 9 eröffnet dann das Mandat und aktualisiert das Konfliktregister.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.