Kundensupport-BPO · Vertrieb
Angebot für Support-Outsourcing
Beantworten Sie die Anfrage, den Kundenservice eines Unternehmens zu übernehmen, mit einem Angebot auf Basis seiner echten Volumen. Der Interessent beantwortet die Bedarfsfragen über einen öffentlichen Link, und nichts geht raus, bevor die Leitung Operations Preis und Service Level freigibt.
- Dauer: 2 bis 3 Wochen
- Wie oft: Für jede Angebotsanfrage
- Schritte: 8 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Bedarfsfragen gehen wochenlang per E-Mail hin und her.
Der Preis ist eine Schätzung auf Basis des letzten Deals.
Der Vertrieb verspricht Service Level, die der Betrieb nicht halten kann.
Jedes Angebot wird von Grund auf neu geschrieben.
Mit der Vorlage
Der Interessent beantwortet sie über einen öffentlichen Link, und die Ausführung zeigt, was noch offen ist.
Der Preis kommt aus einem Personalmodell auf Basis der Volumen des Interessenten.
Die Leitung Operations gibt Service Level und Preis frei, bevor das Angebot rausgeht.
Ein KI-Agent entwirft das Angebot, und die Leitung Operations prüft es.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Ein Unternehmen fragt ein Angebot an, um seinen Kundenservice ganz oder teilweise auszulagern. Der Business Development Manager startet eine Ausführung mit dem Firmennamen und der Angebotsfrist.
- 1
Anfrage qualifizieren und den Bedarfslink senden
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 1Business Development Manager · Team
Prüfen Sie, ob die Anfrage zu Ihren Kanälen, Sprachen und Servicezeiten passt, finden Sie die entscheidende Person und senden Sie dem Interessenten den öffentlichen Link mit den Bedarfsfragen.
Checkliste
- Anfrage passt zu unseren Leistungen
- Entscheider bekannt
- Vertraulichkeitsvereinbarung unterschrieben
- Öffentlichen Link an den Interessenten gesendet
Auszufüllende Felder
- Unternehmen (Pflichtfeld)
- E-Mail des Ansprechpartners (Pflichtfeld)
- Angebotsfrist (Pflichtfeld)
- Angefragte Kanäle (Pflichtfeld)
- 2
Bedarfsfragen beantworten
Tag 2 bis 5Ansprechpartner beim Interessenten · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link beschreibt der Interessent Kontaktvolumen, Servicezeiten und Sprachen, aktuelle Systeme, gewünschte Service Level und Spitzenzeiten.
Auszufüllende Felder
- Kontakte pro Monat (Pflichtfeld)
- Servicezeiten und Sprachen (Pflichtfeld)
- Gewünschte Service Level (Pflichtfeld)
- Link zu Beispielberichten
- 3
Antworten in einem Bedarfsgespräch prüfen
Woche 1Solutions Consultant · Team
Lesen Sie die Antworten, schließen Sie Lücken in einem Gespräch und notieren Sie, was der Interessent selbst behält. Fehlen wichtige Antworten, markieren Sie die Ausführung als blockiert und notieren Sie sie.
Checkliste
- Volumen gegen die Beispielberichte geprüft
- Systeme und Zugänge geklärt
- Umfang vereinbart
Auszufüllende Felder
- Notizen zum Umfang (Pflichtfeld)
- Offene Fragen
- 4
Personal und Preis kalkulieren
Im öffentlichen Link ausgeblendetWoche 2Personaleinsatzplaner · Team
Rechnen Sie Volumen und Service Level in benötigte Agents um, berücksichtigen Sie Ausfallquote und Anlaufphase, und bepreisen Sie pro Stunde, pro Agent oder pro Kontakt.
Checkliste
- Volumen in Personal umgerechnet
- Ausfallquote und Anlaufphase berücksichtigt
- Marge gegen das Ziel geprüft
Auszufüllende Felder
- Benötigte Agents (Pflichtfeld)
- Preismodell (Pflichtfeld)
- Monatspreis (Pflichtfeld)
- Link zur Kalkulation (Pflichtfeld)
- 5
Angebot entwerfen
Woche 2Angebots-Autor · KI-Agent
Der Angebots-Autor entwirft das Angebot aus den Bedarfsantworten und dem Preismodell: Umfang, Personal, Service Level, Übergangsplan und Preis.
Auszufüllende Felder
- Angebotsentwurf (Pflichtfeld)
Geprüft von: Die Leitung Operations prüft Preis, Service Level und Text und gibt das Angebot in Schritt 6 frei.
- 6
Preis, Service Level und Text freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetWoche 2Leitung Operations · Team
Prüfen Sie, ob das Team die Service Level zu diesem Preis halten kann, korrigieren Sie den Entwurf und geben Sie das endgültige Angebot frei.
Checkliste
- Service Level mit diesem Personal erreichbar
- Marge auf oder über der Untergrenze
- Text korrigiert
Auszufüllende Felder
- Link zum endgültigen Angebot (Pflichtfeld)
Freigabe: Nichts geht an den Interessenten, bis die Leitung Operations Preis, Service Level und Text freigibt.
- 7
Angebot präsentieren
Woche 3Business Development Manager · Team
Senden Sie das freigegebene Angebot per E-Mail an den Interessenten, gehen Sie es in einem Termin mit ihm durch, beantworten Sie seine Fragen und bieten Sie einen Pilot an, wenn er unsicher ist.
Checkliste
- Angebot gesendet und präsentiert
- Fragen beantwortet
- Pilot besprochen
Auszufüllende Felder
- Präsentiert am (Pflichtfeld)
- Fragen des Interessenten
- 8
Interessent hält seine Entscheidung fest
Woche 3Ansprechpartner beim Interessenten · Öffentlicher Link
Nachdem er das per E-Mail erhaltene Angebot gelesen hat, hält der Interessent über den öffentlichen Link seine Entscheidung fest, was er ändern würde und welchen Starttermin er bevorzugt.
Auszufüllende Felder
- Entscheidung (Pflichtfeld)
- Gründe oder Änderungen
- Gewünschter Starttermin
Fertig, wenn
Der Interessent hat das freigegebene Angebot, und seine Entscheidung ist mit Gründen und einem gewünschten Starttermin festgehalten.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Angebots-Autor
Entwirft das Angebot aus den Bedarfsantworten und dem Personal- und Preismodell.
Was er tut
- Liest die Bedarfsantworten aus den Schritten 2 und 3 und Personal und Preis aus Schritt 4
- Folgt dem Angebotsaufbau aus den Anweisungen seines Schritts
- Schreibt Umfang, Personal, Service Level, Übergangsplan und Preis in seinen Schritt
- Schließt seinen Schritt ab, damit die Leitung Operations ihn prüfen kann
Geprüft von: Die Leitung Operations prüft Preis, Service Level und Text und gibt das Angebot in Schritt 6 frei.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Bauen Sie es auf den echten Volumen und Zielen des Interessenten auf, und rechnen Sie den Preis über ein Personalmodell statt nach Gefühl. Die Schritte 2 bis 6 sammeln die Zahlen, rechnen Personal und Preis, entwerfen das Angebot und lassen es freigeben, bevor es rausgeht.
Rechnen Sie Volumen und Service Level in benötigte Agents um, berücksichtigen Sie Ausfallquote und Anlaufphase, und wählen Sie dann einen Preis pro Stunde, pro Agent oder pro Kontakt. Schritt 4 hält Preismodell, Monatspreis und einen Link zur Kalkulation fest.
Fragen Sie nach Kontaktvolumen, Servicezeiten und Sprachen, aktuellen Systemen, gewünschten Service Levels und Spitzenzeiten. Der Interessent beantwortet das in Schritt 2 über einen öffentlichen Link, und Schritt 3 schließt die Lücken in einem Gespräch.
Lassen Sie die Person, die den Betrieb verantwortet, die Service Level gegen die Personalplanung prüfen, bevor der Interessent sie sieht. Schritt 6 ist eine Freigabeprüfung: Nichts geht raus, bis die Leitung Operations Preis, Service Level und Text freigibt.
Lassen Sie die KI den ersten Entwurf aus den Bedarfsantworten und Ihrem Preismodell schreiben, und lassen Sie die Zusagen bei Menschen. In Schritt 5 entwirft der Angebots-Autor das Angebot, und in Schritt 6 korrigiert und genehmigt die Leitung Operations es.
Senden Sie das freigegebene Angebot, präsentieren Sie es in einem Termin und bitten Sie um eine schriftliche Entscheidung mit Gründen. Schritt 7 hält Präsentation und Fragen fest, und in Schritt 8 hält der Interessent seine Entscheidung und den gewünschten Starttermin über einen öffentlichen Link fest.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.