Personalvermittlung · Vertrieb
Angebot für einen Suchauftrag mit Retainer
Machen Sie aus einem vielversprechenden Erstgespräch einen unterschriebenen Suchauftrag, ohne Angebote vom letzten Kunden zu kopieren oder Honorare am Telefon zu senken. Die Geschäftsführung gibt jedes Honorar frei, bevor es hinausgeht, und der Kunde nimmt Angebot und Konditionen über einen öffentlichen Link an.
- Dauer: 1 bis 2 Wochen
- Wie oft: Für jedes Angebot für einen Suchauftrag mit Retainer
- Schritte: 8 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Jedes Angebot beginnt als Kopie eines alten, mit den Daten des letzten Kunden darin.
Ein Honorar oder eine Garantie wird am Telefon gesenkt, und die Geschäftsführung erfährt es später.
Der Kunde sagt per E-Mail zu, und niemand weiß, wer unterschreibt oder wohin die Rechnung geht.
Die Suche beginnt, bevor der Retainer berechnet ist.
Mit der Vorlage
Jedes Angebot wird aus der Bedarfsklärung mit diesem Kunden und Ihren aktuellen Konditionen entworfen.
Jedes Honorar und jede Abweichung von Ihren Konditionen ist freigegeben, bevor das Angebot hinausgeht.
Der Kunde nimmt über den öffentlichen Link an und hält Unterzeichner, Rechnungs-E-Mail und Bestellnummer fest.
Die Retainer-Rechnung ist gestellt, bevor die Suche an das Suchteam übergeben wird.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Ein Kunde bittet um ein Angebot für eine Führungsposition oder eine schwer zu besetzende Stelle. Der Account Manager startet eine Ausführung mit Kunde und Stelle.
- 1
Bedarfsklärung führen
Tag 1Account Manager · Team
Sprechen Sie mit dem Kunden über die Stelle, warum sie offen ist, was die neue Person erreichen soll und wie der Kunde entscheidet. Halten Sie die Antworten in der Ausführung fest.
Checkliste
- Entscheider bekannt
- Budget für die Suche besprochen
- Nach anderen Agenturen oder eigener Suche gefragt
Auszufüllende Felder
- Kunde und Stelle (Pflichtfeld)
- Aufgaben und Muss-Kriterien (Pflichtfeld)
- Gehaltsrahmen (Pflichtfeld)
- Gewünschtes Eintrittsdatum
- 2
Honorar und Suchkonditionen festlegen
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 2Account Manager · Team
Legen Sie das Honorar, seine Aufteilung in Zahlungsstufen, die Garantiezeit und eine etwaige Exklusivität fest, ausgehend von Ihren Standardkonditionen.
Checkliste
- Standardkonditionen verwendet oder Abweichung notiert
- Exklusivitätszeitraum festgelegt
Auszufüllende Felder
- Honorar in Prozent des ersten Jahresgehalts (Pflichtfeld)
- Zahlungsstufen (Pflichtfeld)
- Garantiezeit (Pflichtfeld)
- 3
Angebot entwerfen
Tag 2Angebotsautor · KI-Agent
Der Angebotsautor entwirft das Angebot aus der Bedarfsklärung und den Konditionen: die Stelle, das Suchvorgehen, den Zeitplan, die Zahlungsstufen und was der Kunde in jeder Phase tut.
Auszufüllende Felder
- Angebotsentwurf (Pflichtfeld)
Geprüft von: Die Geschäftsführung korrigiert das Angebot und gibt das Honorar in Schritt 4 frei.
- 4
Angebot und Honorar freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 3Geschäftsführung · Team
Lesen Sie den Entwurf, korrigieren Sie ihn wo nötig und geben Sie das Honorar und jede Abweichung von Ihren Standardkonditionen frei.
Checkliste
- Honorar und Stufen passen zu den Konditionen
- Zeitplan ist in diesem Markt realistisch
- Abweichungen von den Standardkonditionen akzeptiert
Freigabe: Das Angebot geht erst an den Kunden, wenn die Geschäftsführung es freigegeben hat.
- 5
Angebot senden und mit dem Kunden durchgehen
Tag 3 bis 5Account Manager · Team
Senden Sie das freigegebene Angebot mit dem öffentlichen Link, und gehen Sie es mit dem Kunden durch, damit seine Fragen vor der Entscheidung beantwortet sind.
Checkliste
- Angebot gesendet
- Öffentlichen Link an den Ansprechpartner gesendet
- Erläuterungsgespräch geführt
Auszufüllende Felder
- Link zum Angebot (Pflichtfeld)
- 6
Kunde nimmt Angebot und Konditionen an
Woche 2Ansprechpartner beim Kunden · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link hält der Kunde fest, ob er das vom Account Manager gesendete Angebot und die Konditionen annimmt, wer unterschreibt, wer die Rechnungen erhält und gegebenenfalls eine Bestellnummer.
Checkliste
- Angebot gelesen
- Geschäftsbedingungen gelesen
Auszufüllende Felder
- Entscheidung (Pflichtfeld)
- Name und Funktion des Unterzeichners (Pflichtfeld)
- E-Mail für Rechnungen (Pflichtfeld)
- Bestellnummer
- 7
Retainer-Rechnung stellen
Woche 2Buchhaltung · Team
Stellen Sie die erste Zahlungsstufe an die E-Mail-Adresse in Rechnung, die der Kunde angegeben hat, mit der Bestellnummer, falls es eine gibt.
Checkliste
- Betrag entspricht der ersten Zahlungsstufe
- Bestellnummer auf der Rechnung
Auszufüllende Felder
- Rechnungsnummer (Pflichtfeld)
- Rechnungsdatum (Pflichtfeld)
- 8
Suche an das Suchteam übergeben
Woche 2Account Manager · Team
Starten Sie die Vermittlungsausführung für diese Stelle mit den vereinbarten Angaben, und sagen Sie dem Kunden, wer seine Suche leitet.
Checkliste
- Vermittlungsausführung gestartet
- Verantwortlichen Recruiter zugewiesen
- Kunde weiß, wer die Suche leitet
Auszufüllende Felder
- Startdatum der Suche (Pflichtfeld)
Fertig, wenn
Der Kunde hat Angebot und Konditionen angenommen, die erste Retainer-Rechnung ist gestellt und die Suche ist an das Suchteam übergeben.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Angebotsautor
Macht aus den Antworten der Bedarfsklärung und den vereinbarten Konditionen einen ersten Entwurf des Angebots.
Was er tut
- Liest die Antworten der Bedarfsklärung und die Honorarkonditionen in der Ausführung
- Folgt der Angebotsgliederung aus den Anweisungen seines Schritts
- Schreibt den Angebotsentwurf in seinen Schritt
- Schließt seinen Schritt ab, damit die Geschäftsführung ihn prüfen kann
Geprüft von: Die Geschäftsführung korrigiert das Angebot und gibt das Honorar in Schritt 4 frei.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Bauen Sie das Angebot auf dem auf, was der Kunde in der Bedarfsklärung gesagt hat, und stellen Sie Vorgehen, Zeitplan und Zahlungsstufen klar dar. Schritt 1 hält die Antworten der Bedarfsklärung fest, und in Schritt 3 macht der Angebotsautor daraus einen ersten Entwurf, den die Geschäftsführung in Schritt 4 freigibt.
Vereinbaren Sie das Honorar und teilen Sie es in Stufen auf, die an Meilensteine wie Unterschrift, Shortlist und Besetzung gebunden sind, mit einer Garantiezeit. Schritt 2 hält Honorar, Zahlungsstufen, Garantiezeit und eine etwaige Exklusivität fest, bevor ein Angebot geschrieben wird.
Lassen Sie eine Person jedes Honorar und jede Abweichung von Ihren Standardkonditionen freigeben, bevor ein Angebot hinausgeht. Schritt 4 ist eine Freigabeprüfung: Das Angebot bleibt gesperrt, bis die Geschäftsführung Honorar und Abweichungen freigibt.
Gehen Sie das Angebot mit dem Kunden durch und geben Sie ihm dann einen Ort, an dem er es annimmt, mit den Angaben, die Sie für die Rechnung brauchen. In Schritt 6 nimmt der Kunde Angebot und Konditionen über den öffentlichen Link an und hält Unterzeichner, Rechnungs-E-Mail und eine etwaige Bestellnummer fest.
Machen Sie die erste Rechnung zum Teil des Auftragsgewinns, nicht zu etwas, von dem die Buchhaltung später erfährt. Schritt 7 stellt die Retainer-Rechnung mit den Angaben aus Schritt 6, bevor Schritt 8 die Suche an das Suchteam übergibt.
Lassen Sie KI den ersten Entwurf aus Ihren Notizen und Konditionen schreiben, und lassen Sie Preisentscheidungen bei einem Menschen. Der Angebotsautor entwirft das Angebot in Schritt 3, und die Geschäftsführung korrigiert es und gibt das Honorar in Schritt 4 frei.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.