Operações de clínica de saúde · Operações
Reposição de materiais médicos
Mantenha cada consultório abastecido sem faltar material nem gastar demais. A contagem semanal mostra o que está abaixo do mínimo, um agente de IA transforma isso em pedido, o gerente da clínica aprova o gasto, e o fornecedor confirma a entrega e as pendências por um link público.
- Duração: 3 a 7 dias
- Frequência: Toda semana
- Etapas: 7 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
Alguém percebe que as luvas acabaram ao abrir a última caixa.
Quem tem tempo faz o pedido, sem olhar o orçamento.
Material vencido fica no fundo da prateleira.
Uma pendência só é descoberta quando a entrega chega incompleta.
Com o modelo
Uma contagem semanal pelo estoque mínimo mostra as faltas antes de a prateleira esvaziar.
O gerente da clínica aprova cada pedido antes de ele ir para o fornecedor.
Cada contagem e cada entrega conferem as datas de validade.
O fornecedor confirma a data de entrega e as pendências por um link público.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
Chegou a hora da contagem semanal do estoque. O responsável pelo estoque inicia uma execução para a unidade e a semana.
- 1
Contar o estoque e conferir validades
Dia 1Responsável pelo estoque · Equipe
Conte cada item em relação ao estoque mínimo no almoxarifado e nos consultórios, e tire de uso tudo o que vence este mês.
Checklist
- Almoxarifado contado
- Consultórios contados
- Itens vencidos ou perto do vencimento retirados
Campos a preencher
- Link para a planilha de contagem (obrigatório)
- Itens abaixo do mínimo (obrigatório)
- Retirados por validade
- 2
Montar o pedido
Dia 1Assistente de pedidos · Agente de IA
O assistente de pedidos transforma os itens abaixo do mínimo em um pedido, com a quantidade que leva cada item de volta ao nível, usando os estoques mínimos, tamanhos de embalagem e preços das suas instruções.
Campos a preencher
- Rascunho do pedido (obrigatório)
- Total estimado do pedido
Revisão humana: O gerente da clínica confere as quantidades e aprova o gasto na etapa 3.
- 3
Conferir o pedido e aprovar o gasto
Oculto no link públicoDia 2Gerente da clínica · Equipe
Confira as quantidades com o consumo recente e o orçamento do mês, tire o que não for necessário e aprove o pedido.
Checklist
- Quantidades certas para as próximas semanas
- Dentro do orçamento do mês
- Não está em um pedido em aberto
Campos a preencher
- Total aprovado do pedido (obrigatório)
Aprovação: Nenhum pedido vai para o fornecedor até o gerente da clínica aprovar.
- 4
Fazer o pedido e compartilhar o link
Dia 2Responsável pelo estoque · Equipe
Faça o pedido aprovado com o fornecedor e envie ao contato dele o link público da execução para confirmar a entrega.
Checklist
- Pedido feito
- Link público enviado ao contato do fornecedor
Campos a preencher
- Número do pedido (obrigatório)
- 5
Confirmar a entrega e as pendências
Dias 2 a 3Contato do fornecedor · Link público
Pelo link público, o fornecedor confirma a data de entrega e anota os itens pendentes ou substituídos por outro produto.
Campos a preencher
- Data de entrega confirmada (obrigatório)
- Itens pendentes ou substituídos
- 6
Receber e conferir a entrega
Dia da entregaResponsável pelo estoque · Equipe
Confira a entrega com o pedido: quantidades, validades e itens que vão para a geladeira. Se faltar algo ou algo chegar danificado, marque a execução como bloqueada e anote o que falta.
Checklist
- Quantidades batem com o pedido
- Validades conferidas
- Itens refrigerados guardados na hora
- Danos informados ao fornecedor
Campos a preencher
- Problemas na entrega
- 7
Guardar o material e atualizar a contagem
Dia da entregaResponsável pelo estoque · Equipe
Guarde o material novo atrás do antigo para usar primeiro o mais velho, atualize a planilha de contagem e passe a nota de entrega ao financeiro para conferir com a fatura.
Checklist
- Material antigo colocado na frente
- Planilha de contagem atualizada
- Nota de entrega passada ao financeiro
Termina quando
O pedido aprovado foi entregue, conferido e guardado, o material vencido saiu de uso e a planilha de contagem está atualizada.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Assistente de pedidos
Transforma a contagem semanal em um pedido que leva cada item de volta ao estoque mínimo.
O que ele faz
- Lê os itens abaixo do mínimo registrados na etapa 1
- Usa os estoques mínimos, tamanhos de embalagem e preços das instruções da sua etapa
- Escreve o rascunho do pedido e um total estimado na sua etapa
- Conclui a sua etapa para o gerente da clínica revisar
Revisão humana: O gerente da clínica confere as quantidades e aprova o gasto na etapa 3.
Perguntas que este modelo responde
Conte pelo estoque mínimo em um dia fixo, peça só o que leva cada item de volta ao nível e confira cada entrega. As etapas 1 a 7 repetem esse ciclo toda semana, com um único responsável pelo estoque.
Defina um estoque mínimo para cada item e conte por ele toda semana, para ver as faltas antes de a prateleira esvaziar. A etapa 1 registra os itens abaixo do mínimo, e a etapa 2 transforma isso em pedido no mesmo dia.
Faça uma pessoa aprovar cada pedido em relação ao orçamento antes de ele ser feito. A etapa 3 é um controle de aprovação: nenhum pedido vai para o fornecedor até o gerente da clínica aprovar.
Confira as datas de validade em cada contagem e em cada entrega, e retire na hora o que vence logo. A etapa 1 retira os itens que vencem este mês, e a etapa 6 confere a validade de tudo o que foi entregue.
Deixe a IA transformar a contagem em um pedido com quantidades, e mantenha a aprovação com uma pessoa. Na etapa 2 o assistente de pedidos monta o pedido a partir dos itens abaixo do mínimo, e na etapa 3 o gerente da clínica confere e aprova o gasto.
Peça ao fornecedor que confirme a data de entrega e os itens pendentes ou substituídos assim que o pedido for feito. Na etapa 5 o fornecedor registra as duas coisas por um link público, e sobra tempo para buscar outra fonte.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.