Operações de e-commerce · Compras
Pedido de compra e recebimento de mercadorias
Reponha estoque com uma aprovação antes de o pedido sair, uma data de envio confirmada pelo fornecedor e uma conferência de cada entrega antes de pagar a nota fiscal. O fornecedor confirma por um link público, então ninguém fica cobrando datas de envio por e-mail.
- Duração: 2 a 8 semanas, conforme o prazo de entrega
- Frequência: Para cada pedido de compra
- Etapas: 8 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 2 aprovações
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
Pedidos grandes saem com base na estimativa de um comprador, sem segunda opinião.
As datas de envio ficam no e-mail do comprador, e as entregas pegam o armazém de surpresa.
Entregas incompletas são notadas, mas a reclamação nunca é enviada.
Notas fiscais são pagas integralmente por mercadoria que nunca chegou.
Com o modelo
Todo pedido de compra espera a aprovação do gerente de e-commerce.
O fornecedor confirma a data de envio pelo link público, dentro da execução.
Um agente de IA escreve a reclamação a partir da contagem, e o comprador confere e envia.
O financeiro só paga depois de conciliar a nota com o pedido e a entrega.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
O estoque de um ou mais produtos chega ao ponto de pedido. O comprador inicia uma execução com o fornecedor, os produtos e as quantidades.
- 1
Preparar o pedido de compra
Dia 1Comprador · Equipe
Calcule as quantidades a partir do estoque atual, das vendas recentes e do prazo de entrega do fornecedor, e registre o pedido e o valor.
Checklist
- Quantidades baseadas em vendas e prazo
- Preços de acordo com a tabela combinada
Campos a preencher
- Número do pedido de compra (obrigatório)
- Fornecedor (obrigatório)
- Valor do pedido (obrigatório)
- Link para o pedido de compra (obrigatório)
- 2
Aprovar o pedido de compra
Oculto no link públicoDias 1 a 2Gerente de e-commerce · Equipe
Confira quantidades e valor contra o orçamento e o plano de vendas, e aprove ou devolva com ajustes.
Checklist
- Dentro do orçamento de compras
- Quantidades de acordo com o plano de vendas
Aprovação: O pedido de compra só vai para o fornecedor depois que o gerente de e-commerce aprova.
- 3
Enviar o pedido ao fornecedor
Dia 2Comprador · Equipe
Envie por e-mail o pedido de compra aprovado ao fornecedor junto com o link público da execução, para ele confirmar e informar a data de envio.
Checklist
- Pedido de compra enviado
- Link público enviado ao contato do fornecedor
- 4
Confirmar o pedido e a data de envio
Em até 3 diasContato do fornecedor · Link público
Pelo link público, o fornecedor confirma quantidades e preços e informa a data de envio. Ele conclui a etapa quando a mercadoria sai, com o código de rastreio e um link para o romaneio.
Checklist
- Quantidades confirmadas
- Preços confirmados
Campos a preencher
- Data de envio (obrigatório)
- Código de rastreio
- Link para o romaneio
- 5
Receber e contar a entrega
Na chegadaLíder de estoque · Equipe
Conte volumes e unidades contra o romaneio e o pedido de compra, faça uma conferência de qualidade por amostragem e dê entrada no estoque. Se a entrega atrasar, marque a execução como bloqueada e anote a nova data.
Checklist
- Volumes contados
- Unidades contadas contra o pedido
- Conferência de qualidade por amostragem feita
- Entrada no estoque registrada
Campos a preencher
- Unidades recebidas (obrigatório)
- Faltas, avarias ou itens errados
- 6
Escrever a reclamação ao fornecedor
No mesmo diaRedator de reclamações · Agente de IA
O redator de reclamações compara as unidades recebidas com o pedido e escreve uma reclamação para cada falta, item avariado ou errado, conforme as condições de reclamação das suas instruções. Se não houver diferença, registra que nenhuma reclamação é necessária.
Campos a preencher
- Rascunho da reclamação (obrigatório)
- Valor da reclamação
Revisão humana: O comprador confere a reclamação com a contagem do armazém antes de enviá-la na etapa 7.
- 7
Conferir e enviar a reclamação
Em até 2 diasComprador · Equipe
Confira o rascunho da reclamação com a contagem do armazém e envie ao fornecedor, ou anote que nenhuma reclamação é necessária.
Checklist
- A reclamação bate com a contagem
- Reclamação enviada ou desnecessária
Campos a preencher
- Número da reclamação
- 8
Conciliar a nota fiscal e aprovar o pagamento
Na chegada da nota fiscalGerente financeiro · Equipe
Concilie a nota fiscal do fornecedor com o pedido de compra e as unidades recebidas, desconte qualquer reclamação e aprove o valor a pagar.
Checklist
- Preços da nota batem com o pedido
- Quantidades da nota batem com o recebimento
- Reclamação descontada ou creditada
Campos a preencher
- Número da nota fiscal (obrigatório)
- Valor aprovado para pagamento (obrigatório)
Aprovação: A nota fiscal só é paga depois que o gerente financeiro aprova a conciliação.
Termina quando
O estoque foi recebido, conferido e está disponível para venda, as faltas foram reclamadas e a nota fiscal foi conciliada e aprovada para pagamento.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Redator de reclamações
Transforma as diferenças encontradas no recebimento em uma reclamação que o comprador pode enviar ao fornecedor.
O que ele faz
- Lê o pedido, as unidades recebidas e as diferenças anotadas pelo armazém
- Aplica as condições de reclamação das instruções da sua etapa
- Escreve o rascunho da reclamação e o valor na sua etapa
- Conclui a sua etapa para que o comprador possa conferir
Revisão humana: O comprador confere a reclamação com a contagem do armazém antes de enviá-la na etapa 7.
Perguntas que este modelo responde
Defina quem aprova os pedidos e confira valor e quantidades contra o orçamento antes de enviar qualquer coisa. A etapa 2 é um controle de aprovação: o pedido de compra só vai para o fornecedor depois que o gerente de e-commerce aprova.
Dê ao fornecedor um link para confirmar o pedido e informar a data de envio, e veja num relance quem ainda não fez isso. Na etapa 4 o fornecedor confirma quantidades, preços e data de envio pelo link público, e conclui a etapa com o código de rastreio quando a mercadoria sai.
Conte volumes e unidades contra o pedido de compra e faça uma conferência de qualidade por amostragem antes de dar entrada no estoque. A etapa 5 dá esse checklist ao líder de estoque e registra as unidades recebidas e qualquer falta, avaria ou item errado.
Reclame cada diferença logo depois do recebimento, enquanto a contagem está fresca. Na etapa 6 um agente de IA escreve a reclamação a partir da contagem do armazém, e na etapa 7 o comprador confere e envia ao fornecedor.
Compare a nota fiscal com o pedido de compra e com a mercadoria que chegou de fato, e desconte qualquer reclamação antes de pagar. A etapa 8 é um controle de aprovação em que o gerente financeiro marca as três conferências e aprova o valor a pagar.
Registre a data de envio confirmada e deixe as entregas atrasadas em evidência. O fornecedor informa a data de envio na etapa 4, e na etapa 5 o líder de estoque marca a execução como bloqueada com a nova data quando uma entrega atrasa.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.