Agência de software · Financeiro
Faturamento por horas
Envie faturas mensais que os clientes pagam em vez de contestar. As horas são conferidas com o orçamento antes de qualquer envio, um agente de IA escreve o relatório de horas, e o cliente aprova as horas por um link público antes de a fatura existir.
- Duração: 3 a 7 dias
- Frequência: Todo mês, para cada projeto por horas
- Etapas: 7 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 2 aprovações
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
As faturas saem com um único total de horas e nenhuma explicação.
O cliente contesta as horas depois que a fatura foi enviada.
O orçamento acaba sem aviso.
O gerente de projeto perde um dia por mês escrevendo relatórios de horas.
Com o modelo
O cliente recebe um relatório de horas por funcionalidade, com o que foi entregue.
O cliente aprova ou questiona as horas antes de a fatura existir.
Todo relatório mensal mostra o orçamento consumido.
Um agente de IA escreve o relatório, e o gerente de projeto confere.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
O mês termina para um projeto cobrado por horas. O gerente de projeto inicia uma execução com o cliente, o projeto e o mês.
- 1
Fechar as planilhas de horas do mês
Oculto no link públicoDia 1Gerente de projeto · Equipe
Garanta que cada desenvolvedor lançou as horas do mês, com um ticket ou tarefa em cada lançamento, e coloque o link do relatório de horas lançadas.
Checklist
- Cada desenvolvedor lançou as horas
- Cada lançamento ligado a um ticket
- Horas não cobráveis marcadas
Campos a preencher
- Link para o relatório de horas lançadas (obrigatório)
- Horas cobráveis (obrigatório)
- Horas não cobráveis
- 2
Conferir as horas com o orçamento e o escopo
Oculto no link públicoDia 2Gerente de projeto · Equipe
Compare as horas com o orçamento, as tarifas combinadas e o trabalho entregue. Lance na garantia as horas gastas corrigindo defeitos da própria equipe, e anote o que o cliente precisa saber antes da fatura.
Checklist
- As horas batem com o trabalho entregue
- Horas de garantia separadas
- As tarifas batem com o contrato
Campos a preencher
- Horas por funcionalidade ou grupo de tickets (obrigatório)
- Orçamento consumido em porcentagem (obrigatório)
- Avisos para o cliente
- 3
Escrever o relatório de horas
Dia 2Redator de relatórios de horas · Agente de IA
O redator de relatórios de horas escreve o relatório mensal do cliente com os números e as notas da execução: horas por funcionalidade, o que foi entregue, o orçamento consumido e a previsão para o mês seguinte.
Campos a preencher
- Rascunho do relatório de horas (obrigatório)
Revisão humana: O gerente de projeto confere cada número e aprova o relatório na etapa 4.
- 4
Aprovar o relatório de horas
Dia 3Gerente de projeto · Equipe
Confira cada número do rascunho com o relatório de horas lançadas, ajuste o texto, aprove e mande o relatório final ao cliente por e-mail.
Checklist
- Os números batem com as horas lançadas
- Trabalho entregue descrito na linguagem do cliente
- Previsão de orçamento realista
Campos a preencher
- Link para o relatório de horas final (obrigatório)
Aprovação: A etapa de aprovação do cliente fica travada até o gerente de projeto aprovar o relatório de horas.
- 5
O cliente aprova as horas
Dias 3 a 5Contato do cliente · Link público
O cliente lê o relatório de horas que o gerente de projeto enviou e, pelo link público, aprova as horas ou lista os lançamentos que questiona.
Campos a preencher
- Decisão (obrigatório)
- Lançamentos questionados
- Número do pedido de compra
- 6
Resolver dúvidas e confirmar as horas a faturar
Oculto no link públicoDias 4 a 6Gerente de projeto · Equipe
Explique ou corrija cada lançamento questionado pelo cliente e registre o que foi combinado. Depois confirme o total a faturar.
Checklist
- Cada dúvida respondida
- Total combinado confirmado com o cliente
Campos a preencher
- Horas a faturar (obrigatório)
- O que foi combinado
Aprovação: Nenhuma fatura é enviada até o gerente de projeto confirmar as horas a faturar.
- 7
Enviar a fatura
Dias 5 a 7Gerente financeiro · Equipe
Emita a fatura das horas confirmadas com o número do pedido de compra, envie e registre a data de vencimento.
Checklist
- Horas e tarifa batem com o total confirmado
- Número do pedido de compra na fatura
- Enviada ao endereço de cobrança do cliente
Campos a preencher
- Número da fatura (obrigatório)
- Valor da fatura (obrigatório)
- Vencimento (obrigatório)
Termina quando
O cliente aprovou as horas, e a fatura correspondente foi enviada com a data de vencimento registrada.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Redator de relatórios de horas
Transforma as horas e as notas do mês em um relatório que o cliente consegue ler.
O que ele faz
- Lê as horas, os números do orçamento e as notas da execução
- Agrupa as horas por funcionalidade ou grupo de tickets
- Escreve o que foi entregue e a previsão para o mês seguinte
- Conclui a sua etapa para o gerente de projeto revisar
Revisão humana: O gerente de projeto confere cada número e aprova o relatório na etapa 4.
Perguntas que este modelo responde
Confira as horas do mês com o orçamento e o trabalho entregue, envie um relatório de horas claro e fature só o que o cliente viu. Este modelo faz isso em ordem, do fechamento das planilhas de horas na etapa 1 até o envio da fatura na etapa 7.
Mostre as horas por funcionalidade com o que foi entregue, e deixe o cliente questionar lançamentos antes de a fatura existir. Na etapa 5 o cliente aprova as horas ou lista os lançamentos que questiona pelo link público, e a etapa 6 resolve tudo antes de qualquer faturamento.
Horas por funcionalidade ou grupo de tickets, o que foi entregue, o orçamento consumido e uma previsão para o mês seguinte. Na etapa 3 o redator de relatórios de horas escreve exatamente isso com os números da execução, e na etapa 4 o gerente de projeto confere cada número.
Compare as horas com o orçamento todo mês e diga isso no relatório, não quando o orçamento já acabou. Na etapa 2 o gerente de projeto registra o orçamento consumido e os avisos para o cliente, e o relatório de horas da etapa 3 inclui os dois.
Deixe a IA transformar as horas e as notas em um relatório legível, e mantenha os números e a fatura com pessoas. O redator de relatórios de horas escreve o rascunho na etapa 3, e a etapa 4 é um controle de aprovação em que o gerente de projeto o confere antes de o cliente ver.
Confira todo mês quais horas foram para corrigir defeitos da sua própria equipe e lance essas horas na garantia. A etapa 2 tem essa verificação na checklist, e a etapa 6 é um controle de aprovação que segura a fatura até o gerente de projeto confirmar as horas a faturar.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.