Zorgklinieken · Bedrijfsvoering
Medische voorraad bijbestellen
Houd elke behandelkamer bevoorraad zonder tekorten of te hoge uitgaven. De wekelijkse telling laat zien wat onder het minimum zit, een AI-agent maakt er een bestelling van, de praktijkmanager keurt de uitgave goed, en de leverancier bevestigt levering en nalevering via een openbare link.
- Doorlooptijd: 3 tot 7 dagen
- Hoe vaak: Elke week
- Stappen: 7 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Iemand merkt dat de handschoenen op zijn als de laatste doos opengaat.
Wie tijd heeft, plaatst een bestelling, zonder controle op het budget.
Verlopen voorraad ligt achter in het schap.
Een nalevering wordt pas ontdekt als de levering onvolledig binnenkomt.
Met dit sjabloon
Een wekelijkse telling tegen de minimumvoorraad toont tekorten voordat het schap leeg is.
De praktijkmanager keurt elke bestelling goed voordat die naar de leverancier gaat.
Bij elke telling en elke levering worden houdbaarheidsdata gecontroleerd.
De leverancier bevestigt leverdatum en naleveringen via een openbare link.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
De wekelijkse voorraadtelling staat gepland. De voorraadcoördinator start een uitvoering voor de locatie en de week.
- 1
Tel de voorraad en controleer de houdbaarheid
Dag 1Voorraadcoördinator · Team
Tel elk artikel tegen de minimumvoorraad in het magazijn en de behandelkamers, en haal alles uit gebruik wat deze maand verloopt.
Checklist
- Magazijn geteld
- Behandelkamers geteld
- Verlopen en kort houdbare artikelen weggehaald
In te vullen velden
- Link naar de tellijst (verplicht)
- Artikelen onder het minimum (verplicht)
- Weggehaald wegens houdbaarheid
- 2
Maak de conceptbestelling
Dag 1Bestelassistent · AI-agent
De bestelassistent maakt van de artikelen onder het minimum een bestelling, met het aantal dat elk artikel weer op niveau brengt, op basis van de minimumvoorraad, verpakkingsgroottes en prijzen uit zijn instructies.
In te vullen velden
- Conceptbestelling (verplicht)
- Geschat totaalbedrag
Gecontroleerd door: De praktijkmanager controleert de aantallen en keurt de uitgave goed in stap 3.
- 3
Controleer de bestelling en keur de uitgave goed
Verborgen voor de openbare linkDag 2Praktijkmanager · Team
Controleer de aantallen tegen het recente verbruik en het maandbudget, schrap wat niet nodig is en keur de bestelling goed.
Checklist
- Aantallen passen bij de komende weken
- Binnen het maandbudget
- Nog niet in een openstaande bestelling
In te vullen velden
- Goedgekeurd totaalbedrag (verplicht)
Goedkeuring: Er gaat geen bestelling naar de leverancier tot de praktijkmanager haar goedkeurt.
- 4
Plaats de bestelling en deel de link
Dag 2Voorraadcoördinator · Team
Plaats de goedgekeurde bestelling bij de leverancier en stuur de contactpersoon de openbare link naar de uitvoering om de levering te bevestigen.
Checklist
- Bestelling geplaatst
- Openbare link naar de contactpersoon van de leverancier gestuurd
In te vullen velden
- Bestelnummer (verplicht)
- 5
Levering en naleveringen bevestigen
Dag 2 tot 3Contactpersoon leverancier · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de leverancier de leverdatum en noteert hij welke artikelen in nalevering zijn of door een ander product worden vervangen.
In te vullen velden
- Bevestigde leverdatum (verplicht)
- Artikelen in nalevering of vervangen
- 6
Ontvang en controleer de levering
LeverdagVoorraadcoördinator · Team
Controleer de levering tegen de bestelling: aantallen, houdbaarheidsdata en artikelen voor de koelkast. Ontbreekt er iets of is iets beschadigd, zet de uitvoering dan op geblokkeerd en noteer wat er ontbreekt.
Checklist
- Aantallen kloppen met de bestelling
- Houdbaarheid gecontroleerd
- Koelartikelen meteen in de koelkast
- Schade gemeld bij de leverancier
In te vullen velden
- Problemen met de levering
- 7
Ruim de voorraad op en werk de telling bij
LeverdagVoorraadcoördinator · Team
Zet nieuwe voorraad achter de oude zodat de oudste eerst wordt gebruikt, werk de tellijst bij en geef de pakbon aan de financiële administratie om met de factuur te vergelijken.
Checklist
- Oudere voorraad naar voren gezet
- Telllijst bijgewerkt
- Pakbon naar de financiële administratie
Klaar wanneer
De goedgekeurde bestelling is geleverd, gecontroleerd en opgeborgen, verlopen voorraad is uit gebruik en de tellijst is bijgewerkt.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Bestelassistent
Maakt van de wekelijkse telling een bestelling die elk artikel weer op niveau brengt.
Wat hij doet
- Leest de artikelen onder het minimum uit stap 1
- Gebruikt de minimumvoorraad, verpakkingsgroottes en prijzen uit de instructies van zijn stap
- Schrijft de conceptbestelling en een geschat totaal in zijn stap
- Rondt zijn stap af, zodat de praktijkmanager haar kan beoordelen
Gecontroleerd door: De praktijkmanager controleert de aantallen en keurt de uitgave goed in stap 3.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Tel op een vaste dag tegen de minimumvoorraad, bestel alleen wat elk artikel weer op niveau brengt en controleer elke levering. Stap 1 tot en met 7 doorlopen die cyclus elke week, met één voorraadcoördinator als eigenaar.
Stel voor elk artikel een minimumvoorraad in en tel daar elke week tegen, zodat tekorten zichtbaar worden voordat het schap leeg is. Stap 1 legt de artikelen onder het minimum vast, en stap 2 maakt er dezelfde dag een bestelling van.
Laat één persoon elke bestelling tegen het budget goedkeuren voordat die wordt geplaatst. Stap 3 is een goedkeuringscontrole: er gaat geen bestelling naar de leverancier tot de praktijkmanager haar goedkeurt.
Controleer houdbaarheidsdata bij elke telling en elke levering, en haal kort houdbare voorraad meteen uit gebruik. Stap 1 haalt artikelen weg die deze maand verlopen, en stap 6 controleert de houdbaarheid van alles wat geleverd is.
Laat AI van de telling een bestelling met aantallen maken, en laat de goedkeuring bij een mens. In stap 2 maakt de bestelassistent de bestelling op basis van de artikelen onder het minimum, en in stap 3 controleert de praktijkmanager die en keurt hij de uitgave goed.
Vraag de leverancier om de leverdatum en eventuele naleveringen of vervangende artikelen te bevestigen zodra de bestelling is geplaatst. In stap 5 legt de leverancier beide vast via een openbare link, zodat er tijd is om een andere bron te zoeken.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.