Klantenservice BPO · Finance
Maandelijkse facturatie per klant
Factureer elke supportklant op basis van gecontroleerde cijfers, niet vanuit een spreadsheet die maar één persoon begrijpt. Uren, volumes en SLA-crediteringen worden afgestemd op het contract, finance keurt de factuur goed en de klant keurt de onderbouwing goed via een openbare link voordat de factuur de deur uitgaat.
- Doorlooptijd: 5 tot 8 werkdagen
- Hoe vaak: Elke maand, per klant
- Stappen: 7 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Factureerbare uren komen uit meerdere rapporten die nooit helemaal kloppen.
SLA-crediteringen worden berekend op basis van wat men zich van het contract herinnert.
De klant betwist de factuur nadat die is geboekt, en de betaling blijft liggen.
Elke factuur gaat de deur uit met een andere toelichting, of helemaal zonder.
Met dit sjabloon
De workforce-analist stemt de uren af op het rooster voordat iemand ze prijst.
Crediteringen worden berekend volgens het contract, op basis van de SLA-resultaten in de uitvoering.
De klant krijgt eerst de onderbouwing en keurt die goed via een openbare link voordat de factuur wordt verstuurd.
Een AI-agent schrijft de toelichting, en de financieel manager keurt die samen met de factuur goed.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
De maand wordt afgesloten. De facturatiemedewerker start voor elke klant een uitvoering met de factuurmaand.
- 1
Stem factureerbare uren en volumes af
Dag 1Workforce-analist · Team
Haal de gelogde uren en afgehandelde contacten van de maand op, leg de uren naast het rooster en splits productie-, trainings- en overuren.
Checklist
- Gelogde uren kloppen met het rooster
- Trainingsuren gescheiden van productie-uren
- Door de klant goedgekeurde overuren op een rij
In te vullen velden
- Factureerbare productie-uren (verplicht)
- Trainingsuren
- Afgehandelde contacten (verplicht)
- Link naar het urenrapport (verplicht)
- 2
Leg de SLA-resultaten vast
Dag 2Operationeel manager · Team
Leg het maandresultaat vast voor elke servicenorm in het contract, en noteer elke uitzondering die het contract toestaat, zoals een storing aan de kant van de klant.
Checklist
- Elke afgesproken servicenorm gerapporteerd
- Uitzonderingen getoetst aan het contract
In te vullen velden
- SLA-resultaten (verplicht)
- Gemiste servicenormen
- Link naar het SLA-rapport (verplicht)
- 3
Bereken de factuur en de SLA-crediteringen
Dag 3Facturatiemedewerker · Team
Pas de contracttarieven, minimumafnames en SLA-crediteringen of bonussen toe op de uren en volumes, en stel de conceptfactuur op.
Checklist
- Contracttarieven toegepast
- Minimumafname gecontroleerd
- SLA-crediteringen berekend volgens contract
- Doorbelaste kosten toegevoegd
In te vullen velden
- Factuurbedrag vóór creditering (verplicht)
- SLA-crediteringen (verplicht)
- Link naar de conceptfactuur (verplicht)
- 4
Schrijf de toelichting bij de factuur
Dag 3Factuurtoelichter · AI-agent
De factuurtoelichter legt de factuurregels, de SLA-resultaten en eventuele crediteringen uit in een korte toelichting die de klant naast de onderbouwing kan leggen.
In te vullen velden
- Concepttoelichting (verplicht)
Gecontroleerd door: De financieel manager corrigeert de toelichting en keurt de factuur goed in stap 5.
- 5
Keur de factuur goed
Dag 4Financieel manager · Team
Controleer de bedragen aan de hand van de uren, de SLA-resultaten en het contract, corrigeer de toelichting en keur de factuur goed. Mail daarna de conceptfactuur, de toelichting en de onderbouwing met de openbare link naar de leveranciersmanager van de klant.
Checklist
- Bedragen kloppen met uren en contract
- Crediteringen kloppen met de SLA-resultaten
- Toelichting gecorrigeerd
Goedkeuring: De klant ziet niets tot de financieel manager de factuur goedkeurt.
- 6
Klant bekijkt de onderbouwing van de factuur
Dag 4 tot 6Leveranciersmanager van de klant · Openbare link
De leveranciersmanager van de klant controleert de conceptfactuur en de onderbouwing die de financieel manager mailde, keurt ze via de openbare link goed of noemt de betwiste regels, en vult het inkoopordernummer in.
In te vullen velden
- Beslissing (verplicht)
- Betwiste regels
- Inkoopordernummer
- 7
Verstuur de factuur
Dag 7Facturatiemedewerker · Team
Los betwiste regels op, verstuur de factuur vanuit het boekhoudsysteem en leg het factuurnummer en de vervaldatum vast.
Checklist
- Betwiste regels opgelost
- Factuur verstuurd vanuit het boekhoudsysteem
In te vullen velden
- Factuurnummer (verplicht)
- Vervaldatum (verplicht)
Klaar wanneer
De factuur is verstuurd met uren, volumes en SLA-crediteringen die de klant al heeft bekeken, en de vervaldatum is vastgelegd.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Factuurtoelichter
Schrijft de toelichting die de factuurregels en eventuele SLA-crediteringen aan de klant uitlegt.
Wat hij doet
- Leest de uren, volumes, SLA-resultaten en crediteringen uit stap 1 tot en met 3
- Legt elke factuurregel en creditering in gewone taal uit
- Schrijft de concepttoelichting in zijn stap
- Rondt zijn stap af, zodat de financieel manager het kan beoordelen
Gecontroleerd door: De financieel manager corrigeert de toelichting en keurt de factuur goed in stap 5.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Neem elke gemiste servicenorm uit de maandresultaten en pas de creditering toe die het contract daarvoor vastlegt, na de uitzonderingen die het contract toestaat. Stap 2 legt de SLA-resultaten en uitzonderingen vast, en stap 3 berekent de crediteringen volgens het contract.
Leg de gelogde uren naast het rooster en splits productie-, trainings- en overuren voordat iemand ze prijst. Stap 1 doet dit met een checklist en legt de uren en contacten vast waarop de factuur is gebaseerd.
Laat de klant de uren, SLA-resultaten en crediteringen controleren voordat de factuur wordt verstuurd, met een toelichting op elke regel. Stap 4 schrijft die toelichting, stap 5 stuurt die na goedkeuring mee met de onderbouwing, en in stap 6 keurt de klant de onderbouwing goed of noemt hij de betwiste regels via een openbare link.
Laat AI de factuur in gewone taal toelichten, en houd de bedragen en de goedkeuring bij finance. In stap 4 schrijft de factuurtoelichter de begeleidende toelichting op basis van de vastgelegde cijfers, en in stap 5 corrigeert de financieel manager die en keurt hij de factuur goed.
Zet een goedkeuring door finance tussen de berekening en de klant. Stap 5 is een goedkeuringscontrole: de klant ziet niets tot de financieel manager de bedragen heeft gecontroleerd en de factuur heeft goedgekeurd.
Vraag het in dezelfde stap waarin de klant de onderbouwing van de factuur goedkeurt. In stap 6 vult de leveranciersmanager van de klant het inkoopordernummer in via een openbare link, voordat de facturatiemedewerker de factuur in stap 7 verstuurt.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.