E-commerce-operaties · Inkoop
Inkooporder en goederenontvangst
Bestel voorraad bij met een goedkeuring voordat de order de deur uitgaat, een verzenddatum die de leverancier bevestigt en een controle van elke levering voordat de factuur wordt betaald. De leverancier bevestigt via een openbare link, dus niemand hoeft verzenddata na te jagen per e-mail.
- Doorlooptijd: 2 tot 8 weken, afhankelijk van de levertijd
- Hoe vaak: Voor elke inkooporder
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 2 goedkeuringen
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Grote orders gaan de deur uit op de inschatting van een inkoper, zonder tweede blik.
Verzenddata staan in de mailbox van de inkoper, en leveringen overvallen het magazijn.
Te korte leveringen worden opgemerkt, maar de claim wordt nooit verstuurd.
Facturen worden volledig betaald voor goederen die nooit zijn aangekomen.
Met dit sjabloon
Elke inkooporder wacht op de goedkeuring van het hoofd e-commerce.
De leverancier bevestigt de verzenddatum via de openbare link, in de uitvoering.
Een AI-agent schrijft de claim op basis van de telling, en de inkoper controleert en verstuurt hem.
Finance betaalt pas na het matchen van factuur, order en levering.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
De voorraad van een of meer producten zakt tot het bestelpunt. De inkoper start een uitvoering met de leverancier, de producten en de aantallen.
- 1
Stel de inkooporder op
Dag 1Inkoper · Team
Bepaal de aantallen op basis van de huidige voorraad, recente verkopen en de levertijd van de leverancier, en leg de order en de waarde vast.
Checklist
- Aantallen gebaseerd op verkopen en levertijd
- Prijzen kloppen met de afgesproken prijslijst
In te vullen velden
- Inkoopordernummer (verplicht)
- Leverancier (verplicht)
- Orderwaarde (verplicht)
- Link naar de inkooporder (verplicht)
- 2
Keur de inkooporder goed
Verborgen voor de openbare linkDag 1 tot 2Hoofd e-commerce · Team
Controleer aantallen en waarde tegen het budget en het verkoopplan, en keur goed of stuur terug met wijzigingen.
Checklist
- Binnen het inkoopbudget
- Aantallen passen bij het verkoopplan
Goedkeuring: De inkooporder gaat pas naar de leverancier als het hoofd e-commerce hem goedkeurt.
- 3
Stuur de order naar de leverancier
Dag 2Inkoper · Team
Mail de goedgekeurde inkooporder naar de leverancier, samen met de openbare link naar de uitvoering, zodat hij de order kan bevestigen en de verzenddatum kan invullen.
Checklist
- Inkooporder verstuurd
- Openbare link naar de contactpersoon gestuurd
- 4
Bevestig de order en de verzenddatum
Binnen 3 dagenContactpersoon leverancier · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de leverancier aantallen en prijzen en vult hij de verzenddatum in. Hij rondt de stap af zodra de goederen vertrekken, met het trackingnummer en een link naar de paklijst.
Checklist
- Aantallen bevestigd
- Prijzen bevestigd
In te vullen velden
- Verzenddatum (verplicht)
- Trackingnummer
- Link naar de paklijst
- 5
Ontvang en tel de levering
Bij ontvangstTeamleider magazijn · Team
Tel dozen en stuks tegen de paklijst en de inkooporder, doe een steekproef op kwaliteit en boek de voorraad in. Is de levering te laat, zet de uitvoering dan op geblokkeerd en noteer de nieuwe datum.
Checklist
- Dozen geteld
- Stuks geteld tegen de order
- Steekproef op kwaliteit gedaan
- Voorraad ingeboekt
In te vullen velden
- Ontvangen stuks (verplicht)
- Tekorten, schade of verkeerde artikelen
- 6
Schrijf de claim aan de leverancier
Dezelfde dagClaimschrijver · AI-agent
De claimschrijver vergelijkt de ontvangen stuks met de order en schrijft een claim voor elk tekort en elk beschadigd of verkeerd artikel, volgens de claimvoorwaarden in zijn instructies. Is er geen verschil, dan legt hij vast dat er geen claim nodig is.
In te vullen velden
- Conceptclaim aan de leverancier (verplicht)
- Waarde van de claim
Gecontroleerd door: De inkoper controleert de claim tegen de magazijntelling voordat hij hem verstuurt in stap 7.
- 7
Controleer en verstuur de claim
Binnen 2 dagenInkoper · Team
Controleer de conceptclaim tegen de magazijntelling en stuur hem naar de leverancier, of noteer dat er geen claim nodig is.
Checklist
- Claim klopt met de telling
- Claim verstuurd of niet nodig
In te vullen velden
- Claimnummer
- 8
Match de factuur en keur de betaling goed
Bij ontvangst van de factuurFinancieel manager · Team
Match de factuur van de leverancier met de inkooporder en de ontvangen stuks, trek een eventuele claim af en keur het te betalen bedrag goed.
Checklist
- Factuurprijzen kloppen met de order
- Factuuraantallen kloppen met de ontvangen stuks
- Claim afgetrokken of gecrediteerd
In te vullen velden
- Factuurnummer (verplicht)
- Goedgekeurd bedrag voor betaling (verplicht)
Goedkeuring: De factuur wordt pas betaald als de financieel manager de match goedkeurt.
Klaar wanneer
De voorraad is ontvangen, gecontroleerd en verkoopbaar, tekorten zijn geclaimd, en de factuur is gematcht en goedgekeurd voor betaling.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Claimschrijver
Maakt van de verschillen bij ontvangst een claim die de inkoper naar de leverancier kan sturen.
Wat hij doet
- Leest de order, de ontvangen stuks en de verschillen die het magazijn noteerde
- Past de claimvoorwaarden uit de instructies van zijn stap toe
- Schrijft de conceptclaim en de waarde ervan in zijn stap
- Rondt zijn stap af, zodat de inkoper hem kan controleren
Gecontroleerd door: De inkoper controleert de claim tegen de magazijntelling voordat hij hem verstuurt in stap 7.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Bepaal wie orders goedkeurt, en controleer waarde en aantallen tegen het budget voordat er iets wordt verstuurd. Stap 2 is een goedkeuringscontrole: de inkooporder kan pas naar de leverancier als het hoofd e-commerce hem goedkeurt.
Geef de leverancier één link om de order te bevestigen en de verzenddatum in te vullen, en zie in één oogopslag wie dat nog niet deed. In stap 4 bevestigt de leverancier aantallen, prijzen en verzenddatum via de openbare link, en rondt hij de stap af met het trackingnummer zodra de goederen vertrekken.
Tel dozen en stuks tegen de inkooporder en doe een steekproef op kwaliteit voordat u de voorraad inboekt. Stap 5 geeft de teamleider magazijn die checklist en legt de ontvangen stuks en eventuele tekorten, schade of verkeerde artikelen vast.
Claim elk verschil direct na ontvangst, nu de telling nog vers is. In stap 6 schrijft een AI-agent de claim op basis van de magazijntelling, en in stap 7 controleert de inkoper hem en stuurt hij hem naar de leverancier.
Vergelijk de factuur met de inkooporder en de goederen die echt zijn ontvangen, en trek een eventuele claim af voordat u betaalt. Stap 8 is een goedkeuringscontrole waarin de financieel manager alle drie afvinkt en het te betalen bedrag goedkeurt.
Leg de bevestigde verzenddatum vast en laat te late leveringen opvallen. De leverancier vult in stap 4 de verzenddatum in, en in stap 5 zet de teamleider magazijn de uitvoering op geblokkeerd met de nieuwe datum als een levering te laat is.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.