Je projecten en SOP's kunnen nu rechtstreeks e-mail ontvangen. Binnenkomende berichten worden taken of runs, zonder dat je iets tussen tools hoeft te kopiëren. Antwoorden blijven bij het werk en bijlagen gaan gewoon mee.
Deze week voegen we ook sprintschema's per team en project toe, worden sprints automatisch aangemaakt en zijn de regels voor het toewijzen van taken duidelijker. Een projectoverstijgende takenlijst, eenvoudiger toegang tot gearchiveerde projecten en verbeterde filters maken de update compleet.
Zet binnenkomende e-mail om in werk
Elk project en elke SOP kan nu een eigen e-mailadres krijgen. Stuur een bericht of stuur het door om een projecttaak aan te maken of een SOP-run te starten, inclusief de e-mailtekst en bijlagen. Schakel dit in via Projectinstellingen > E-mail, of kies E-mailadres bij een SOP.
De afzender ontvangt een korte bevestiging namens je organisatie. Antwoorden op die bevestiging, of binnen dezelfde e-mailconversatie, worden als opmerkingen toegevoegd aan de oorspronkelijke taak of run. Bij runs die via e-mail zijn gestart, zie je de oorspronkelijke e-mail en de antwoorden ook op de runpagina.
Je kunt nu meer bestandstypen toevoegen aan taken, taakbeschrijvingen en opmerkingen:
Spreadsheets: Excel, CSV en OpenDocument.
Presentaties: PowerPoint.
Gestructureerde tekst: Markdown, JSON, XML en YAML.
Archieven: zip, 7z, rar, tar en gz.
Media: Korte audio- en videofragmenten.
Deze komen boven op de bestaande ondersteuning voor afbeeldingen, PDF, Word en platte tekst. AI-assistenten die via MCP zijn verbonden, kunnen bijgevoegde CSV-, Markdown-, JSON-, XML- en YAML-bestanden ook als tekst lezen.
Bij het uploaden worden nu ook bestanden geaccepteerd die Windows anders classificeert, zoals CSV-bestanden die als Excel worden herkend, zip-archieven en Markdown-bestanden zonder opgegeven bestandstype. Binnenkomende e-mail ondersteunt dezelfde typen bijlagen als de app, waaronder Markdown, JSON en bestanden die zonder specifiek type zijn verzonden.
Geef elk team en project het juiste sprintschema
Teams en projecten kunnen nu hun eigen sprintduur instellen en projecten kunnen een basisteam krijgen. Voor de taken van een project gelden eerst de eigen sprints, daarna die van het basisteam en vervolgens die van de organisatie. Bij automatische toewijzing komen deze taken nooit in een sprint van een ander project of team terecht. Een team dat rechtstreeks aan een taak is toegewezen, verandert niets aan die regel.
Open een team via Teams, of het nieuwe instellingentabblad Sprints van een project, om te zien welk schema van toepassing is, inclusief de duur en startdag. Kies Eigen sprintduur instellen om de duur, startdag en vergaderduur in te stellen. Met In plaats daarvan ... gebruiken keer je terug naar het schema van het basisteam of de organisatie. Daaronder zie je de volgende drie sprints.
Organisatie-eigenaren en beheerders kunnen het basisteam van een project kiezen. Teamleiders en beheerders kunnen de sprintduur van hun team wijzigen, en die van projecten waarvoor dat team het basisteam is. Alle anderen kunnen de instellingen alleen bekijken. Bij abonnementen zonder sprints geven de instellingen aan welke abonnementen deze wel bevatten.
Het sprintfilter van een project bevat nu ook de sprints van het basisteam. De sprintweergave van het team toont ook taken uit projecten waarvoor dat team het basisteam is. Dezelfde instellingen zijn beschikbaar via /api/sprint-settings, en API-antwoorden voor projecten bevatten nu ook homeTeamId en homeTeam.
Nieuwe sprintschema's beginnen in de huidige week, met een sprint waarin vandaag valt, ook als je een schema op dezelfde dag uit- en weer inschakelt. De AI-assistent en API vereisen dat een team of project een eigen sprintduur heeft voordat je daarvoor handmatig sprints kunt aanmaken. Voor organisatiesprints verandert er niets. De API wijst een sprint die zowel aan een project als aan een team is toegewezen nu ook expliciet af, net zoals de assistent dat al deed.
Teams en projecten tonen de organisatiesprints nu correct in hun overzichten en bieden de mogelijkheid om daarnaar terug te keren, ook als er voor de organisatie geen sprintduur is ingesteld. Voorheen kon je een lokaal schema soms niet verwijderen doordat deze opties ontbraken.
Laat sprints doorlopen zonder je planning opnieuw op te bouwen
Bij abonnementen met sprints controleert OKiDO nu elke nacht de schema's van organisaties, teams en projecten. Er worden sprints toegevoegd totdat er voor elk schema 10 resterende sprints zijn, inclusief de lopende sprint. Bestaande sprints blijven ongewijzigd en gearchiveerde projecten worden overgeslagen.
Bij het opslaan van instellingen worden alleen toekomstige sprints opnieuw aangemaakt waarvan de datums zouden veranderen. Als je tijdens een sprint ongewijzigde waarden opslaat, gebeurt er niets, ook niet nadat een lopende sprint voortijdig is afgesloten. Wanneer toekomstige sprints opnieuw worden aangemaakt, verhuizen hun taken, sprintkolommen en geplande runstappen naar de vervangende sprints voor die datums.
Je openstaande werk volgt wijzigingen in het schema zonder zijn plek te verliezen:
Als je een sprintduur opslaat of verwijdert, worden de betreffende openstaande taken met deadlines opnieuw toegewezen aan lopende of toekomstige sprints, nooit aan afgeronde sprints. Als je het basisteam van een project wijzigt, gebeurt hetzelfde met de taken van dat project.
Als je het eerste lokale schema van een team of project instelt, het verwijdert, een basisteam wijzigt of een team verwijdert, verhuizen onafgeronde taken en hun sprintkolommen naar de overeenkomstige periode op het niveau dat het project voortaan volgt.
Als je opslaat zonder het niveau te wijzigen, wordt er niets verplaatst. Taken die je handmatig hebt geplaatst, blijven dus staan.
Als je een sprint afsluit, verhuizen openstaande taken alleen naar de volgende sprint op hetzelfde project-, team- of organisatieniveau. Als je de lopende sprint voortijdig beëindigt, verhuizen de openstaande taken naar de nieuwe lopende sprint.
Als je In plaats daarvan de sprints van de organisatie gebruiken kiest, of de vergelijkbare optie voor het team, eindigt de lokale lopende sprint vandaag. Deze blijft met de bijbehorende notities in de geschiedenis bewaard. Openstaande taken uit die sprint en uit toekomstige sprints verhuizen naar het overgenomen schema. Toekomstige lokale sprints worden verwijderd, behalve sprints met vergadernotities: die worden geannuleerd en bewaard.
Een sprint blijft nu de hele laatste dag de huidige sprint. Taken die je die dag aanmaakt of verplaatst, komen daardoor in die sprint terecht en de pagina Sprints blijft deze als huidige sprint markeren. Afgeronde sprints die aan een sprintreeks voorafgaan, verschijnen nu op datumvolgorde in plaats van na toekomstige sprints. Het bewerken of verwijderen van een toekomstige organisatiesprint werkt nu ook wanneer er in de zijbalk een andere organisatie is geselecteerd.
De organisatieknop Toekomstige sprints opnieuw genereren is verwijderd: opnieuw aanmaken gebeurt bij het opslaan en nachtelijke updates vullen de schema's aan. Eerder ingestelde vergaderduren worden weergegeven als de dichtstbijzijnde toegestane optie: geen, 15, 30, 45, 60 of 90 minuten. Ook POST /api/sprints/regenerate accepteert nu alleen die waarden.
Bekijk projectwerk op één plek en vind wat telt
De pagina Projecten heeft nu een schakelaar Projecten | Alle taken. Alle taken toont openstaande taken uit alle projecten waartoe je toegang hebt binnen de geselecteerde organisaties, gegroepeerd per project. Je kunt zoeken en dezelfde filters, sortering, groepering en kolommen gebruiken als in de lijstweergave van een project.
Kies Alle taken in de werkbalk om ook afgerond werk weer te geven en klik op een taak om deze in het bijbehorende project te openen. De pagina onthoudt welke weergave je het laatst hebt gebruikt, zodat je naar je favoriete overzicht kunt terugkeren.
Gearchiveerde projecten staan nu in een ingeklapte sectie Gearchiveerde projecten onderaan de pagina Projecten. De zoekfunctie en statusknoppen filteren ook deze sectie. Op pagina's van gearchiveerde projecten is de status duidelijk zichtbaar. Organisatie-eigenaren en beheerders kunnen ze terugzetten met Project herstellen.
In deze weergaven vind je de juiste taken nu op een voorspelbaardere manier:
Taken die ik volg toont nu alleen taken die je volgt, in plaats van alle taken. Dit geldt voor de lijst- en bordweergaven van projecten en de projectoverstijgende lijst Alle taken.
Als je binnen één filter meerdere waarden selecteert, worden taken getoond die aan minstens één van die waarden voldoen. Als je bijvoorbeeld Te doen en In uitvoering selecteert, zie je beide. Aan filters voor verschillende velden moet nog steeds allemaal worden voldaan.
Groeperen verschijnt alleen in de lijstweergave, waar groepering van toepassing is. De bord-, kalender- en Gantt-weergaven tonen deze niet-actieve optie niet meer.
Samen geven deze wijzigingen je meer manieren om werk in OKiDO binnen te brengen en zichtbaar te houden terwijl de planning van je team verandert. Schakel eens een e-mailadres in voor een project of SOP, controleer welk sprintschema je projecten volgen of open Alle taken voor een breder overzicht van je werk.
