Opérations de clinique médicale · Opérations
Réapprovisionnement des fournitures médicales
Gardez chaque salle approvisionnée sans rupture ni dépense inutile. Le comptage hebdomadaire montre ce qui est sous le minimum, un agent IA en fait une commande, le responsable de la clinique valide la dépense, et le fournisseur confirme la livraison et les reliquats via un lien public.
- Durée: 3 à 7 jours
- Fréquence: Chaque semaine
- Étapes: 7 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Quelqu'un s'aperçoit qu'il n'y a plus de gants en ouvrant la dernière boîte.
Celui qui a le temps passe commande, sans regarder le budget.
Les produits périmés restent au fond de l'étagère.
Un reliquat est découvert quand la livraison arrive incomplète.
Avec le modèle
Un comptage hebdomadaire par rapport au stock minimum montre les manques avant que l'étagère soit vide.
Le responsable de la clinique valide chaque commande avant qu'elle parte chez le fournisseur.
Chaque comptage et chaque livraison vérifient les dates de péremption.
Le fournisseur confirme la date de livraison et les reliquats via un lien public.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Le comptage hebdomadaire du stock est prévu. Le responsable des fournitures lance une exécution pour le site et la semaine.
- 1
Compter le stock et vérifier les péremptions
Jour 1Responsable des fournitures · Équipe
Comptez chaque article par rapport à son stock minimum dans la réserve et les salles de soins, et retirez de l'usage tout ce qui périme ce mois-ci.
Checklist
- Réserve comptée
- Salles de soins comptées
- Articles périmés ou bientôt périmés retirés
Champs à remplir
- Lien vers la feuille de comptage (obligatoire)
- Articles sous le minimum (obligatoire)
- Retirés pour péremption
- 2
Rédiger la commande
Jour 1Assistant de commande · Agent IA
L'assistant de commande transforme les articles sous le minimum en commande, avec la quantité qui ramène chaque article à son niveau, d'après les stocks minimums, conditionnements et prix de ses instructions.
Champs à remplir
- Brouillon de commande (obligatoire)
- Total estimé de la commande
Contrôle humain: Le responsable de la clinique vérifie les quantités et valide la dépense à l'étape 3.
- 3
Vérifier la commande et valider la dépense
Masqué sur le lien publicJour 2Responsable de la clinique · Équipe
Vérifiez les quantités au regard de la consommation récente et du budget mensuel, retirez ce qui n'est pas utile et validez la commande.
Checklist
- Quantités adaptées aux prochaines semaines
- Dans le budget mensuel
- Pas déjà dans une commande en cours
Champs à remplir
- Total validé de la commande (obligatoire)
Approbation: Aucune commande ne part chez le fournisseur tant que le responsable de la clinique ne l'a pas validée.
- 4
Passer la commande et partager le lien
Jour 2Responsable des fournitures · Équipe
Passez la commande validée auprès du fournisseur et envoyez à votre contact le lien public de l'exécution pour qu'il confirme la livraison.
Checklist
- Commande passée
- Lien public envoyé au contact fournisseur
Champs à remplir
- Numéro de commande (obligatoire)
- 5
Confirmer la livraison et les reliquats
Jours 2 à 3Contact fournisseur · Lien public
Via le lien public, le fournisseur confirme la date de livraison et note les articles en reliquat ou remplacés par un autre produit.
Champs à remplir
- Date de livraison confirmée (obligatoire)
- Articles en reliquat ou remplacés
- 6
Réceptionner et contrôler la livraison
Jour de livraisonResponsable des fournitures · Équipe
Contrôlez la livraison par rapport à la commande : quantités, dates de péremption et articles à mettre au réfrigérateur. S'il manque quelque chose ou si un article est abîmé, marquez l'exécution comme bloquée et notez ce qui manque.
Checklist
- Quantités conformes à la commande
- Péremptions vérifiées
- Articles réfrigérés rangés immédiatement
- Dommages signalés au fournisseur
Champs à remplir
- Problèmes de livraison
- 7
Ranger le stock et mettre à jour le comptage
Jour de livraisonResponsable des fournitures · Équipe
Rangez le nouveau stock derrière l'ancien pour utiliser d'abord le plus ancien, mettez à jour la feuille de comptage et transmettez le bon de livraison à la comptabilité pour le rapprocher de la facture.
Checklist
- Ancien stock remis devant
- Feuille de comptage à jour
- Bon de livraison transmis à la comptabilité
Terminé quand
La commande validée est livrée, contrôlée et rangée, les produits périmés sont retirés et la feuille de comptage est à jour.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Assistant de commande
Transforme le comptage hebdomadaire en une commande qui ramène chaque article à son stock minimum.
Ce qu'il fait
- Lit les articles sous le minimum enregistrés à l'étape 1
- Utilise les stocks minimums, conditionnements et prix indiqués dans les instructions de son étape
- Rédige le brouillon de commande et un total estimé dans son étape
- Termine son étape pour que le responsable de la clinique puisse la vérifier
Contrôle humain: Le responsable de la clinique vérifie les quantités et valide la dépense à l'étape 3.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Comptez par rapport au stock minimum un jour fixe, ne commandez que ce qui ramène chaque article à son niveau et contrôlez chaque livraison. Les étapes 1 à 7 reprennent ce cycle chaque semaine, avec un seul responsable des fournitures.
Fixez un stock minimum pour chaque article et comptez par rapport à lui chaque semaine, pour voir les manques avant que l'étagère soit vide. L'étape 1 enregistre les articles sous le minimum, et l'étape 2 en fait une commande le jour même.
Faites valider chaque commande par une personne, au regard du budget, avant de la passer. L'étape 3 est un contrôle d'approbation : aucune commande ne part chez le fournisseur tant que le responsable de la clinique ne l'a pas validée.
Vérifiez les dates de péremption à chaque comptage et à chaque livraison, et retirez tout de suite ce qui périme bientôt. L'étape 1 retire les articles qui périment ce mois-ci, et l'étape 6 vérifie la péremption de tout ce qui est livré.
Laissez l'IA transformer le comptage en commande chiffrée, et gardez la validation pour une personne. À l'étape 2, l'assistant de commande rédige la commande à partir des articles sous le minimum, et à l'étape 3 le responsable de la clinique la vérifie et valide la dépense.
Demandez au fournisseur de confirmer la date de livraison et les reliquats ou produits de remplacement dès que la commande est passée. À l'étape 5, le fournisseur enregistre les deux via un lien public, ce qui laisse le temps de trouver une autre source.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.