Opérations e-commerce · Achats
Bon de commande et réception des marchandises
Réapprovisionnez avec une approbation avant l'envoi de la commande, une date d'expédition confirmée par le fournisseur et un contrôle de chaque livraison avant le paiement de la facture. Le fournisseur confirme via un lien public, donc personne ne court après les dates d'expédition par e-mail.
- Durée: 2 à 8 semaines, selon le délai de livraison
- Fréquence: Pour chaque bon de commande
- Étapes: 8 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 2 approbations
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Les grosses commandes partent sur l'estimation d'un acheteur, sans second regard.
Les dates d'expédition sont dans la boîte mail de l'acheteur, et les livraisons surprennent l'entrepôt.
Les livraisons incomplètes sont repérées, mais la réclamation ne part jamais.
Des factures sont payées en entier pour une marchandise jamais arrivée.
Avec le modèle
Chaque bon de commande attend l'approbation du responsable e-commerce.
Le fournisseur confirme la date d'expédition via le lien public, dans l'exécution.
Un agent IA rédige la réclamation à partir du comptage, et l'acheteur la vérifie et l'envoie.
La finance ne paie qu'après avoir rapproché la facture de la commande et de la livraison.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Le stock d'un ou plusieurs produits tombe au point de commande. L'acheteur lance une exécution avec le fournisseur, les produits et les quantités.
- 1
Préparer le bon de commande
Jour 1Acheteur · Équipe
Calculez les quantités à partir du stock actuel, des ventes récentes et du délai de livraison du fournisseur, et enregistrez la commande et son montant.
Checklist
- Quantités fondées sur les ventes et le délai
- Prix conformes à la grille tarifaire convenue
Champs à remplir
- Numéro du bon de commande (obligatoire)
- Fournisseur (obligatoire)
- Montant de la commande (obligatoire)
- Lien vers le bon de commande (obligatoire)
- 2
Approuver le bon de commande
Masqué sur le lien publicJours 1 à 2Responsable e-commerce · Équipe
Vérifiez quantités et montant par rapport au budget et au plan de ventes, et approuvez ou renvoyez avec des modifications.
Checklist
- Dans le budget d'achat
- Quantités conformes au plan de ventes
Approbation: Le bon de commande ne part pas chez le fournisseur tant que le responsable e-commerce ne l'a pas approuvé.
- 3
Envoyer la commande au fournisseur
Jour 2Acheteur · Équipe
Envoyez par e-mail le bon de commande approuvé au fournisseur avec le lien public de l'exécution, pour qu'il le confirme et saisisse la date d'expédition.
Checklist
- Bon de commande envoyé
- Lien public envoyé au contact fournisseur
- 4
Confirmer la commande et la date d'expédition
Sous 3 joursContact fournisseur · Lien public
Via le lien public, le fournisseur confirme quantités et prix et saisit la date d'expédition. Il termine l'étape au départ de la marchandise, avec le numéro de suivi et un lien vers le bordereau de livraison.
Checklist
- Quantités confirmées
- Prix confirmés
Champs à remplir
- Date d'expédition (obligatoire)
- Numéro de suivi
- Lien vers le bordereau de livraison
- 5
Réceptionner et compter la livraison
À réceptionChef d'équipe entrepôt · Équipe
Comptez colis et unités par rapport au bordereau et au bon de commande, faites un contrôle qualité par sondage et entrez le stock. Si la livraison est en retard, marquez l'exécution comme bloquée et notez la nouvelle date.
Checklist
- Colis comptés
- Unités comptées par rapport à la commande
- Contrôle qualité par sondage fait
- Stock entré
Champs à remplir
- Unités reçues (obligatoire)
- Manquants, dommages ou erreurs d'article
- 6
Rédiger la réclamation fournisseur
Le jour mêmeRédacteur de réclamations · Agent IA
Le rédacteur de réclamations compare les unités reçues à la commande et rédige une réclamation pour chaque manquant, article abîmé ou erroné, selon les conditions de réclamation de ses instructions. S'il n'y a aucun écart, il enregistre qu'aucune réclamation n'est nécessaire.
Champs à remplir
- Brouillon de la réclamation (obligatoire)
- Montant de la réclamation
Contrôle humain: L'acheteur vérifie la réclamation par rapport au comptage de l'entrepôt avant de l'envoyer à l'étape 7.
- 7
Vérifier et envoyer la réclamation
Sous 2 joursAcheteur · Équipe
Vérifiez le brouillon de réclamation par rapport au comptage de l'entrepôt et envoyez-le au fournisseur, ou notez qu'aucune réclamation n'est nécessaire.
Checklist
- La réclamation correspond au comptage
- Réclamation envoyée ou inutile
Champs à remplir
- Référence de la réclamation
- 8
Rapprocher la facture et approuver le paiement
À réception de la factureResponsable financier · Équipe
Rapprochez la facture du fournisseur du bon de commande et des unités reçues, déduisez toute réclamation et approuvez le montant à payer.
Checklist
- Prix facturés conformes à la commande
- Quantités facturées conformes à la réception
- Réclamation déduite ou créditée
Champs à remplir
- Numéro de facture (obligatoire)
- Montant approuvé pour paiement (obligatoire)
Approbation: La facture n'est pas payée tant que le responsable financier n'a pas approuvé le rapprochement.
Terminé quand
Le stock est reçu, contrôlé et disponible à la vente, les manquants sont réclamés, et la facture est rapprochée et approuvée pour paiement.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Rédacteur de réclamations
Transforme les écarts constatés à la réception en une réclamation que l'acheteur peut envoyer au fournisseur.
Ce qu'il fait
- Lit la commande, les unités reçues et les écarts notés par l'entrepôt
- Applique les conditions de réclamation indiquées dans les instructions de son étape
- Rédige le brouillon de la réclamation et son montant dans son étape
- Termine son étape pour que l'acheteur puisse la vérifier
Contrôle humain: L'acheteur vérifie la réclamation par rapport au comptage de l'entrepôt avant de l'envoyer à l'étape 7.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Décidez qui approuve les commandes, et vérifiez montant et quantités par rapport au budget avant tout envoi. L'étape 2 est un contrôle d'approbation : le bon de commande ne peut pas partir chez le fournisseur tant que le responsable e-commerce ne l'a pas approuvé.
Donnez au fournisseur un lien pour confirmer la commande et saisir la date d'expédition, et voyez d'un coup d'œil qui ne l'a pas fait. À l'étape 4, le fournisseur confirme quantités, prix et date d'expédition via le lien public, et termine l'étape avec le numéro de suivi au départ de la marchandise.
Comptez colis et unités par rapport au bon de commande et faites un contrôle qualité par sondage avant d'entrer le stock. L'étape 5 donne cette checklist au chef d'équipe entrepôt et enregistre les unités reçues ainsi que les manquants, dommages ou erreurs d'article.
Réclamez chaque écart juste après la réception, tant que le comptage est frais. À l'étape 6, un agent IA rédige la réclamation à partir du comptage de l'entrepôt, et à l'étape 7 l'acheteur la vérifie et l'envoie au fournisseur.
Comparez la facture au bon de commande et à la marchandise réellement reçue, et déduisez toute réclamation avant de payer. L'étape 8 est un contrôle d'approbation où le responsable financier coche les trois points et approuve le montant à payer.
Enregistrez la date d'expédition confirmée et faites ressortir les livraisons en retard. Le fournisseur saisit la date d'expédition à l'étape 4, et à l'étape 5 le chef d'équipe entrepôt marque l'exécution comme bloquée avec la nouvelle date quand une livraison est en retard.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.