Operaciones de e-commerce · Compras
Pedido de compra y recepción de mercancía
Repón stock con una aprobación antes de enviar el pedido, una fecha de envío confirmada por el proveedor y una revisión de cada entrega antes de pagar la factura. El proveedor confirma en un enlace público, así que nadie persigue fechas de envío por correo.
- Duración: 2 a 8 semanas, según el plazo de entrega
- Frecuencia: Para cada pedido de compra
- Pasos: 8 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 2 aprobaciones
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
Los pedidos grandes salen con la estimación de un comprador, sin una segunda mirada.
Las fechas de envío están en el correo del comprador, y las entregas pillan por sorpresa al almacén.
Se detectan entregas incompletas, pero la reclamación nunca se envía.
Se pagan facturas completas por mercancía que nunca llegó.
Con la plantilla
Cada pedido de compra espera la aprobación del responsable de e-commerce.
El proveedor confirma la fecha de envío en el enlace público, dentro de la ejecución.
Un agente de IA redacta la reclamación a partir del recuento, y el comprador la revisa y la envía.
Finanzas paga solo después de conciliar la factura con el pedido y la entrega.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
El stock de uno o varios productos baja al punto de pedido. El comprador inicia una ejecución con el proveedor, los productos y las cantidades.
- 1
Preparar el pedido de compra
Día 1Comprador · Equipo
Calcula las cantidades a partir del stock actual, las ventas recientes y el plazo de entrega del proveedor, y registra el pedido y su importe.
Lista de verificación
- Cantidades basadas en ventas y plazo de entrega
- Precios conformes a la tarifa acordada
Campos que rellenar
- Número de pedido de compra (obligatorio)
- Proveedor (obligatorio)
- Importe del pedido (obligatorio)
- Enlace al pedido de compra (obligatorio)
- 2
Aprobar el pedido de compra
Oculto en el enlace públicoDías 1 a 2Responsable de e-commerce · Equipo
Revisa cantidades e importe frente al presupuesto y al plan de ventas, y aprueba o devuelve con cambios.
Lista de verificación
- Dentro del presupuesto de compras
- Cantidades acordes al plan de ventas
Aprobación: El pedido de compra no va al proveedor hasta que el responsable de e-commerce lo aprueba.
- 3
Enviar el pedido al proveedor
Día 2Comprador · Equipo
Envía por correo el pedido de compra aprobado al proveedor junto con el enlace público de la ejecución, para que lo confirme e introduzca la fecha de envío.
Lista de verificación
- Pedido de compra enviado
- Enlace público enviado al contacto del proveedor
- 4
Confirmar el pedido y la fecha de envío
En 3 díasContacto del proveedor · Enlace público
En el enlace público, el proveedor confirma cantidades y precios e introduce la fecha de envío. Completa el paso cuando sale la mercancía, con el número de seguimiento y un enlace al albarán.
Lista de verificación
- Cantidades confirmadas
- Precios confirmados
Campos que rellenar
- Fecha de envío (obligatorio)
- Número de seguimiento
- Enlace al albarán
- 5
Recibir y contar la entrega
Al llegarEncargado de almacén · Equipo
Cuenta bultos y unidades contra el albarán y el pedido de compra, haz un control de calidad por muestreo y da entrada al stock. Si la entrega llega tarde, marca la ejecución como bloqueada y anota la nueva fecha.
Lista de verificación
- Bultos contados
- Unidades contadas contra el pedido
- Control de calidad por muestreo hecho
- Entrada de stock registrada
Campos que rellenar
- Unidades recibidas (obligatorio)
- Faltas, daños o artículos equivocados
- 6
Redactar la reclamación al proveedor
El mismo díaRedactor de reclamaciones · Agente de IA
El redactor de reclamaciones compara las unidades recibidas con el pedido y redacta una reclamación por cada falta, artículo dañado o equivocado, según las condiciones de reclamación de sus instrucciones. Si no hay diferencias, registra que no hace falta reclamar.
Campos que rellenar
- Borrador de la reclamación (obligatorio)
- Importe de la reclamación
Revisión humana: El comprador revisa la reclamación contra el recuento del almacén antes de enviarla en el paso 7.
- 7
Revisar y enviar la reclamación
En 2 díasComprador · Equipo
Revisa el borrador de la reclamación contra el recuento del almacén y envíalo al proveedor, o anota que no hace falta reclamar.
Lista de verificación
- La reclamación coincide con el recuento
- Reclamación enviada o no necesaria
Campos que rellenar
- Referencia de la reclamación
- 8
Conciliar la factura y aprobar el pago
Al llegar la facturaResponsable financiero · Equipo
Concilia la factura del proveedor con el pedido de compra y las unidades recibidas, descuenta cualquier reclamación y aprueba el importe a pagar.
Lista de verificación
- Los precios de la factura coinciden con el pedido
- Las cantidades de la factura coinciden con lo recibido
- Reclamación descontada o abonada
Campos que rellenar
- Número de factura (obligatorio)
- Importe aprobado para el pago (obligatorio)
Aprobación: La factura no se paga hasta que el responsable financiero aprueba la conciliación.
Termina cuando
El stock está recibido, revisado y disponible para la venta, las faltas están reclamadas y la factura está conciliada y aprobada para el pago.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Redactor de reclamaciones
Convierte las diferencias detectadas en la recepción en una reclamación que el comprador puede enviar al proveedor.
Qué hace
- Lee el pedido, las unidades recibidas y las diferencias anotadas por el almacén
- Aplica las condiciones de reclamación de las instrucciones de su paso
- Escribe el borrador de la reclamación y su importe en su paso
- Completa su paso para que el comprador lo revise
Revisión humana: El comprador revisa la reclamación contra el recuento del almacén antes de enviarla en el paso 7.
Preguntas que responde esta plantilla
Decide quién aprueba los pedidos, y revisa importe y cantidades frente al presupuesto antes de enviar nada. El paso 2 es un control de aprobación: el pedido no puede ir al proveedor hasta que el responsable de e-commerce lo aprueba.
Da al proveedor un enlace para confirmar el pedido e introducir la fecha de envío, y ve de un vistazo quién no lo ha hecho. En el paso 4 el proveedor confirma cantidades, precios y fecha de envío en el enlace público, y lo completa con el número de seguimiento cuando sale la mercancía.
Cuenta bultos y unidades contra el pedido de compra y haz un control de calidad por muestreo antes de dar entrada al stock. El paso 5 da al encargado de almacén esa lista de verificación y registra las unidades recibidas y cualquier falta, daño o artículo equivocado.
Reclama cada diferencia justo después de la recepción, mientras el recuento está fresco. En el paso 6 un agente de IA redacta la reclamación a partir del recuento del almacén, y en el paso 7 el comprador la revisa y la envía al proveedor.
Compara la factura con el pedido de compra y con la mercancía que llegó de verdad, y descuenta cualquier reclamación antes de pagar. El paso 8 es un control de aprobación en el que el responsable financiero marca las tres comprobaciones y aprueba el importe a pagar.
Registra la fecha de envío confirmada y haz que los retrasos se vean. El proveedor introduce la fecha de envío en el paso 4, y en el paso 5 el encargado de almacén marca la ejecución como bloqueada con la nueva fecha cuando una entrega llega tarde.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.