Baudienstleistungen · Einkauf
Präqualifikation von Subunternehmern
Wissen Sie, dass ein Subunternehmer versichert, qualifiziert und sicher ist, bevor er einen Auftrag bekommt, ohne einen Ordner halb geprüfter Nachweise. Der Subunternehmer beantwortet den Fragebogen über einen öffentlichen Link, und niemand kommt auf Ihre Liste freigegebener Subunternehmer, bevor die Fachkraft für Arbeitssicherheit und der Betriebsleiter freigegeben haben.
- Dauer: 1 bis 2 Wochen
- Wie oft: Für jeden neuen Subunternehmer und erneut zu jedem Bewertungstermin
- Schritte: 8 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 2 Freigaben
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Nachweise kommen per E-Mail, und niemand schaut auf das Ablaufdatum, bis es einen Schadensfall gibt.
Ein Subunternehmer bekommt einen Auftrag, weil ein Projektleiter schnell jemanden brauchte.
Jeder Projektleiter prüft Referenzen auf seine Art oder gar nicht.
Jemand liest jeden Fragebogen Zeile für Zeile, um zu finden, was fehlt.
Mit der Vorlage
Der Subunternehmer teilt Links und Ablaufdaten über einen Link, und Ablaufdaten werden vor der Freigabe geprüft.
Niemand kommt auf die freigegebene Liste, bis die Fachkraft für Arbeitssicherheit und der Betriebsleiter freigeben.
Jeder Subunternehmer durchläuft denselben Fragebogen, dieselben Prüfungen und Freigaben.
Ein KI-Agent meldet Lücken und Ablaufdaten, und der Einkäufer prüft sie.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Ein Projektleiter oder Kalkulator will einen Subunternehmer einsetzen, der noch nicht auf der freigegebenen Liste steht. Der Einkäufer startet eine Ausführung mit Firmenname und Gewerk.
- 1
Liste prüfen und den Präqualifikations-Link senden
Tag 1Einkäufer · Team
Prüfen Sie, ob der Subunternehmer nicht schon freigegeben oder abgelehnt ist, und senden Sie ihm dann den öffentlichen Link zur Ausführung mit dem Fragebogen.
Checkliste
- Noch nicht auf der freigegebenen Liste
- Von einem Projektleiter oder Kalkulator angefragt
- Öffentlichen Link an den Subunternehmer gesendet
Auszufüllende Felder
- Name des Subunternehmers (Pflichtfeld)
- Gewerk (Pflichtfeld)
- E-Mail des Ansprechpartners (Pflichtfeld)
- Geplantes Ende des ersten Auftrags
- 2
Präqualifikations-Fragebogen ausfüllen
Tag 1 bis 5Ansprechpartner des Subunternehmers · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link teilt der Subunternehmer einen Link zu Versicherungsnachweisen, Zulassungen und Arbeitsschutzkonzept, trägt das Ablaufdatum der Versicherung ein und beschreibt Unfallhistorie, Kolonnenstärke und aktuelle Aufträge.
Checkliste
- Arbeitsschutzkonzept im geteilten Ordner
- Zwei aktuelle Referenzen genannt
Auszufüllende Felder
- Link zu Versicherung, Zulassungen und Arbeitsschutzkonzept (Pflichtfeld)
- Ablaufdatum der Versicherung (Pflichtfeld)
- Unfallhistorie der letzten drei Jahre (Pflichtfeld)
- Kolonnenstärke und vergleichbare aktuelle Aufträge (Pflichtfeld)
- 3
Antworten auf Lücken prüfen
Tag 6Präqualifikations-Prüfer · KI-Agent
Der Präqualifikations-Prüfer vergleicht die Antworten mit der Checkliste in seinen Anweisungen, meldet, was fehlt oder unklar ist und welche Versicherung vor dem geplanten Auftragsende abläuft, und entwirft eine Nachfrage.
Auszufüllende Felder
- Lücken und Warnungen zu Ablaufdaten (Pflichtfeld)
- Entwurf der Nachfrage
Geprüft von: Der Einkäufer prüft jede gemeldete Lücke in Schritt 4 an den Dokumenten selbst.
- 4
Versicherung und Zulassungen prüfen
Im öffentlichen Link ausgeblendetWoche 1Einkäufer · Team
Öffnen Sie die Dokumente hinter dem Link und prüfen Sie Deckungssummen, versicherte Parteien und die Zulassung für das Gewerk. Fehlen Dokumente, senden Sie die Nachfrage, markieren Sie die Ausführung als blockiert und notieren Sie, was fehlt.
Checkliste
- Deckungssummen passen zu Ihren Vertragsbedingungen
- Zulassung gilt für das Gewerk
- Jede Lücke aus Schritt 3 geprüft
Auszufüllende Felder
- Versicherung und Zulassungen (Pflichtfeld)
- Fehlende Dokumente
- 5
Unfallhistorie und Arbeitsschutzkonzept prüfen
Im öffentlichen Link ausgeblendetWoche 1Fachkraft für Arbeitssicherheit · Team
Lesen Sie Unfallhistorie und Arbeitsschutzkonzept und entscheiden Sie, ob sie Ihrem Standard für dieses Gewerk entsprechen. Notieren Sie Auflagen, etwa engere Aufsicht beim ersten Auftrag.
Checkliste
- Unfallhistorie geprüft
- Konzept deckt die Gefährdungen des Gewerks ab
- Unterweisungsnachweise der Kolonne geprüft
Auszufüllende Felder
- Entscheidung Arbeitssicherheit (Pflichtfeld)
- Auflagen zur Arbeitssicherheit
Freigabe: Der Subunternehmer kann erst freigegeben werden, wenn die Fachkraft für Arbeitssicherheit Unfallhistorie und Konzept akzeptiert.
- 6
Referenzen und Kapazität prüfen
Im öffentlichen Link ausgeblendetWoche 2Projektleiter · Team
Rufen Sie zwei Referenzen an und prüfen Sie, ob Kolonnenstärke und aktuelle Auslastung zu den geplanten Aufträgen passen.
Checkliste
- Zwei Referenzen angerufen
- Kolonnenstärke passt zur Arbeit
- Aktuelle Auslastung besprochen
Auszufüllende Felder
- Notizen zu den Referenzen (Pflichtfeld)
- Gesamtbewertung (Pflichtfeld)
- 7
Über den Subunternehmer entscheiden
Im öffentlichen Link ausgeblendetWoche 2Betriebsleiter · Team
Lesen Sie die bisherigen Prüfungen und geben Sie den Subunternehmer für benannte Gewerke und Auftragsgrößen frei, oder lehnen Sie ihn mit Grund ab.
Checkliste
- Prüfung von Versicherung und Zulassungen gelesen
- Entscheidung Arbeitssicherheit gelesen
- Notizen zu den Referenzen gelesen
Auszufüllende Felder
- Entscheidung (Pflichtfeld)
- Freigegebene Gewerke und Auftragsgrößen, oder Grund der Ablehnung (Pflichtfeld)
- Nächster Bewertungstermin
Freigabe: Die freigegebene Liste bleibt gesperrt, und es wird kein Auftrag vergeben, bis der Betriebsleiter die Entscheidung freigibt.
- 8
Freigegebene Liste aktualisieren und den Subunternehmer informieren
Im öffentlichen Link ausgeblendetWoche 2Einkäufer · Team
Tragen Sie den Subunternehmer mit Gewerken, Grenzen, Auflagen und Bewertungstermin in die freigegebene Liste ein, oder halten Sie fest, warum er abgelehnt wurde, und teilen Sie ihm das Ergebnis mit.
Checkliste
- Freigegebene Liste aktualisiert
- Ablaufdatum der Versicherung im Kalender
- Subunternehmer über das Ergebnis informiert
Auszufüllende Felder
- Link zur Liste freigegebener Subunternehmer (Pflichtfeld)
Fertig, wenn
Der Subunternehmer ist für benannte Gewerke und Auftragsgrößen freigegeben, mit einem Termin für die nächste Bewertung, oder mit Grund abgelehnt, und kennt das Ergebnis.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Präqualifikations-Prüfer
Prüft die Antworten des Subunternehmers auf Lücken und auf Daten, die zu früh ablaufen.
Was er tut
- Vergleicht die Antworten in der Ausführung mit der Checkliste in den Anweisungen seines Schritts
- Meldet fehlende Antworten und Versicherungen, die vor dem geplanten Auftragsende ablaufen
- Entwirft eine Nachfrage an den Subunternehmer zu dem, was fehlt
- Schließt seinen Schritt ab, damit der Einkäufer seine Hinweise prüfen kann
Geprüft von: Der Einkäufer prüft jede gemeldete Lücke in Schritt 4 an den Dokumenten selbst.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Stellen Sie jedem neuen Subunternehmer dieselben Fragen zu Versicherung, Nachweisen, Unfallhistorie und Kapazität, und prüfen Sie die Antworten, bevor er einen Auftrag bekommt. Die Schritte 1 bis 8 führen jeden Subunternehmer vom Fragebogen bis zur Entscheidung über Ihre freigegebene Liste, jedes Mal mit denselben Prüfungen.
Senden Sie einen Fragebogen, der nach Links zu den Nachweisen und nach den Ablaufdaten fragt, statt sie per E-Mail einzusammeln. In Schritt 2 teilt der Subunternehmer die Links und trägt das Ablaufdatum der Versicherung über einen öffentlichen Link ein, und in Schritt 4 prüft der Einkäufer die Dokumente dahinter.
Halten Sie das Ablaufdatum fest und vergleichen Sie es vor der Freigabe mit dem geplanten Auftragsende. In Schritt 3 meldet ein KI-Agent eine Versicherung, die vor dem geplanten Auftragsende abläuft, und in Schritt 8 trägt der Einkäufer das Ablaufdatum in den Kalender ein.
Fragen Sie nach Unfallhistorie und Arbeitsschutzkonzept, und lassen Sie Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit entscheiden, ob beides Ihrem Standard entspricht. Schritt 5 ist eine Freigabeprüfung: Die Fachkraft für Arbeitssicherheit prüft Historie und Konzept, notiert Auflagen, und der Subunternehmer kann erst freigegeben werden, wenn sie ihn akzeptiert.
Lassen Sie KI die Antworten auf Lücken und Ablaufdaten prüfen, und lassen Sie jede Entscheidung bei Ihren Leuten. In Schritt 3 listet der Präqualifikations-Prüfer auf, was fehlt, und entwirft eine Nachfrage, und in Schritt 4 prüft der Einkäufer seine Hinweise an den Dokumenten.
Geben Sie jeder Freigabe einen Umfang und einen Bewertungstermin, und lassen Sie zu diesem Termin dieselbe Präqualifikation erneut laufen. Schritt 7 hält Gewerke, Auftragsgrößen und den nächsten Bewertungstermin fest, und Schritt 8 aktualisiert die freigegebene Liste.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.