Steuerkanzlei · Steuern
Schreiben der Finanzbehörde beantworten
Beantworten Sie jedes Schreiben der Finanzbehörde vor Fristablauf, mit geprüften Fakten und dem Mandanten an Bord. Der Mandant teilt das Schreiben und genehmigt die Antwort über einen öffentlichen Link, und nichts geht an die Finanzbehörde, bevor der Steuerberater es freigibt.
- Dauer: 1 bis 3 Wochen, plus die Antwortzeit der Behörde
- Wie oft: Für jedes Schreiben, das ein Mandant erhält
- Schritte: 8 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Schreiben liegen im Postfach, bis jemand die Frist bemerkt.
Der Mandant schickt eine Seite des Schreibens und vergisst den Rest.
Antworten gehen ohne zweiten Blick an die Finanzbehörde.
Der Mandant erfährt von der Antwort erst, wenn sie verschickt ist.
Mit der Vorlage
Jedes Schreiben ist eine Ausführung, mit der Frist ab dem ersten Tag.
Der Mandant teilt alle Seiten und frühere Schreiben über einen öffentlichen Link.
Jede Antwort wartet an der Freigabeprüfung des Steuerberaters.
Der Mandant genehmigt die Antwort über den öffentlichen Link, bevor sie hinausgeht.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Ein Mandant meldet ein Schreiben der Finanzbehörde. Die Kanzleiassistenz startet eine Ausführung mit Mandant, Art des Schreibens und Antwortfrist.
- 1
Schreiben erfassen und den Mandantenlink teilen
Tag 1Kanzleiassistenz · Team
Halten Sie das Schreiben und die Frist fest, und senden Sie dem Mandanten den öffentlichen Link zur Ausführung, damit er das vollständige Schreiben und den Hintergrund teilen kann.
Checkliste
- Frist aus dem Schreiben übernommen
- Öffentlichen Link an die Ansprechperson gesendet
- Steuerfachangestellten zugeteilt
Auszufüllende Felder
- Mandantenname (Pflichtfeld)
- Art des Schreibens (Pflichtfeld)
- Antwortfrist (Pflichtfeld)
- Strittiger Betrag
- 2
Schreiben und Hintergrund teilen
Tag 1 bis 3Ansprechperson beim Mandanten · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link teilt der Mandant einen Link zu allen Seiten des Schreibens und zu früheren Schreiben und schildert, was er über die Sache weiß.
Checkliste
- Alle Seiten des Schreibens geteilt
- Frühere Schreiben geteilt
- Bereits geleistete Zahlungen genannt
Auszufüllende Felder
- Link zum Schreiben (Pflichtfeld)
- Was der Mandant dazu weiß (Pflichtfeld)
- 3
Schreiben analysieren und Vorgehen vorschlagen
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 3 bis 5Steuerfachangestellter · Team
Vergleichen Sie das Schreiben mit der Erklärung und den Arbeitspapieren, klären Sie, was die Behörde fragt, und schlagen Sie vor, ob Sie zustimmen, erläutern, Einspruch einlegen oder eine Fristverlängerung beantragen.
Checkliste
- Schreiben mit der abgegebenen Erklärung verglichen
- Zahlen nachgerechnet
- Frist noch erreichbar
Auszufüllende Felder
- Vorgeschlagenes Vorgehen (Pflichtfeld)
- Fakten und Zahlen (Pflichtfeld)
- Link zu den Belegen
- 4
Antwort und Erklärung für den Mandanten entwerfen
Tag 5Antwort-Autor · KI-Agent
Der Antwort-Autor entwirft die Antwort an die Finanzbehörde und eine kurze Erklärung für den Mandanten aus Vorgehen, Fakten und Zahlen aus Schritt 3.
Auszufüllende Felder
- Entwurf der Antwort an die Behörde (Pflichtfeld)
- Entwurf der Erklärung für den Mandanten (Pflichtfeld)
Geprüft von: Der Steuerberater korrigiert beide Entwürfe und gibt die Antwort in Schritt 5 frei.
- 5
Antwort prüfen und freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 6Steuerberater · Team
Prüfen Sie das Vorgehen gegen Erklärung und Arbeitspapiere, korrigieren Sie beide Entwürfe und geben Sie die Antwort frei.
Checkliste
- Vorgehen durch Erklärung und Arbeitspapiere gedeckt
- Zahlen geprüft
- Beide Entwürfe korrigiert
Auszufüllende Felder
- Prüfnotizen
Freigabe: Nichts geht an die Finanzbehörde oder den Mandanten, bevor der Steuerberater Vorgehen und Antwort freigibt.
- 6
Antwort genehmigen
Tag 6 bis 8Ansprechperson beim Mandanten · Öffentlicher Link
Der Steuerfachangestellte schickt dem Mandanten die freigegebene Antwort und die Erklärung per E-Mail. Über den öffentlichen Link bestätigt der Mandant die Fakten, hält seine Entscheidung fest und notiert Korrekturen.
Auszufüllende Felder
- Entscheidung (Pflichtfeld)
- Korrekturen zu den Fakten
- 7
Antwort senden und Wiedervorlage setzen
Tag 8Steuerfachangestellter · Team
Sobald Schritt 6 die Zustimmung des Mandanten zeigt, senden Sie die Antwort über den Kanal der Behörde, halten Datum und Aktenzeichen fest und notieren, wann Sie mit einer Antwort rechnen.
Checkliste
- Zustimmung des Mandanten in Schritt 6 geprüft
- Antwort vor Fristablauf gesendet
- Kopie in der Mandantenakte
Auszufüllende Felder
- Gesendet am (Pflichtfeld)
- Aktenzeichen (Pflichtfeld)
- Wiedervorlage (Pflichtfeld)
- 8
Ergebnis festhalten und die Sache abschließen
Wenn die Behörde antwortetSteuerberater · Team
Halten Sie die Entscheidung der Behörde fest, regeln Sie eine Zahlung oder Korrektur mit dem Mandanten und notieren Sie, was sich an der Erklärung im nächsten Jahr ändern sollte. Solange Sie auf die Antwort warten, markieren Sie die Ausführung mit Grund als blockiert.
Checkliste
- Mandant über das Ergebnis informiert
- Zahlung oder Korrektur geregelt
Auszufüllende Felder
- Ergebnis (Pflichtfeld)
- Zu zahlender Betrag nach dem Ergebnis
- Lehre für die Erklärung im nächsten Jahr
Fertig, wenn
Die Antwort ist vor Fristablauf gesendet, die Entscheidung der Behörde ist festgehalten, und eine Zahlung oder Korrektur ist erledigt.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Antwort-Autor
Entwirft die Antwort an die Finanzbehörde und eine verständliche Erklärung für den Mandanten.
Was er tut
- Liest Art des Schreibens, Vorgehen, Fakten und Zahlen in der Ausführung
- Folgt den Briefformaten aus den Anweisungen seines Schritts
- Schreibt beide Entwürfe in seinen Schritt
Geprüft von: Der Steuerberater korrigiert beide Entwürfe und gibt die Antwort in Schritt 5 frei.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Geben Sie jedem Schreiben eine eigene Ausführung, mit der Frist aus dem Schreiben ab dem ersten Tag. Schritt 1 hält Art des Schreibens und Antwortfrist fest, und Schritt 8 lässt die Ausführung offen und als blockiert markiert, bis die Behörde antwortet.
Fordern Sie alle Seiten und die Vorgeschichte an einem Ort an, am Tag, an dem Sie vom Schreiben erfahren. In Schritt 2 teilt der Mandant über den öffentlichen Link einen Link zum vollständigen Schreiben und zu früheren Schreiben und schildert, was er weiß.
Setzen Sie die Prüfung durch den Steuerberater zwischen Entwurf und Behörde. Schritt 5 ist eine Freigabeprüfung: Nichts geht an die Behörde oder den Mandanten, bevor der Steuerberater Vorgehen und Antwort freigibt.
Lassen Sie KI den ersten Entwurf aus den Fakten schreiben, die Ihr Team festgehalten hat, und lassen Sie die Position beim Steuerberater. In Schritt 4 entwirft der Antwort-Autor die Antwort und die Erklärung für den Mandanten, und in Schritt 5 korrigiert und genehmigt der Steuerberater beides.
Senden Sie dem Mandanten die freigegebene Antwort und verlangen Sie eine festgehaltene Entscheidung, bevor etwas hinausgeht. In Schritt 6 bestätigt der Mandant die Fakten und hält seine Entscheidung über den öffentlichen Link fest, und in Schritt 7 prüft der Steuerfachangestellte sie vor dem Versand.
Halten Sie fest, was jedes Schreiben ausgelöst hat und was sich ändern sollte. Schritt 8 hält die Entscheidung der Behörde und die Lehre für die nächste Erklärung fest, damit der Bearbeiter sie in der nächsten Saison sieht.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.