Steuerkanzlei · Qualitätssicherung
Qualitätsprüfung von Auftragsakten
Prüfen Sie abgeschlossene Auftragsakten jedes Mal gleich, damit Feststellungen zu Korrekturen führen, statt in den Notizen eines Prüfers zu bleiben. Jede Prüfung hält Checkliste, Feststellungen und die Antwort des Bearbeiters fest, und ein Qualitätspartner zeichnet das Ergebnis ab.
- Dauer: 2 bis 4 Wochen
- Wie oft: Für jede ausgewählte Akte, jedes Quartal
- Schritte: 8 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Aktenprüfungen finden statt, wenn jemand Zeit hat, und niemand weiß, welche Akten geprüft wurden.
Feststellungen bleiben in den Notizen des Prüfers, und der Bearbeiter hört Monate später davon.
Niemand prüft, ob die Korrekturen gemacht wurden.
Jedes Jahr kommen dieselben Feststellungen wieder.
Mit der Vorlage
Jede Prüfung ist eine Ausführung, mit Akte, Prüfer und Bewertung festgehalten.
Der Bearbeiter bekommt einen schriftlichen Bericht und antwortet auf jede Feststellung.
Die Prüfung bleibt offen, bis der Qualitätspartner die Maßnahmen festlegt und die Korrekturen festgehalten sind.
Wiederkehrende Feststellungen fließen in die Checklisten und Schulungen der Kanzlei ein.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
Beginnt, wenn
Eine abgeschlossene Auftragsakte wird zur Prüfung ausgewählt. Der Qualitätspartner startet eine Ausführung mit Mandant, Auftrag und Bearbeiter.
- 1
Akte auswählen und einen Prüfer benennen
Woche 1Qualitätspartner · Team
Wählen Sie die zu prüfende Akte aus, benennen Sie einen Prüfer, der nicht daran gearbeitet hat, und teilen Sie ihm den Link zur Akte.
Checkliste
- Prüfer hat nicht an der Akte gearbeitet
- Link zur Akte mit dem Prüfer geteilt
Auszufüllende Felder
- Mandant und Auftrag (Pflichtfeld)
- Auftragsart (Pflichtfeld)
- Bearbeiter (Pflichtfeld)
- Prüfer (Pflichtfeld)
- 2
Akte gegen die Checkliste prüfen
Woche 1 bis 2Prüfer · Team
Gehen Sie die Prüfcheckliste der Kanzlei für diese Auftragsart durch, und halten Sie jede Feststellung mit Schweregrad und verlangter Korrektur fest.
Checkliste
- Auftragsvereinbarung deckt die geleistete Arbeit
- Mandatsannahme in der Akte
- Arbeitspapiere belegen die Zahlen
- Durchsicht und Abzeichnung festgehalten
Auszufüllende Felder
- Link zur Auftragsakte (Pflichtfeld)
- Feststellungen (Pflichtfeld)
- Gesamtbewertung (Pflichtfeld)
- 3
Bericht zur Aktenprüfung entwerfen
Woche 2Feststellungs-Autor · KI-Agent
Der Feststellungs-Autor macht aus den Feststellungen des Prüfers einen kurzen Bericht für den Bearbeiter: was gut war, und zu jeder Feststellung Schweregrad und verlangte Korrektur.
Auszufüllende Felder
- Berichtsentwurf (Pflichtfeld)
Geprüft von: Der Prüfer korrigiert den Bericht in Schritt 4, bevor er an den Bearbeiter geht.
- 4
Bericht kontrollieren und senden
Woche 2Prüfer · Team
Korrigieren Sie den Entwurf, bis jede Feststellung stimmt und fair formuliert ist, und senden Sie ihn dann an den Bearbeiter.
Checkliste
- Jede Feststellung enthalten
- Schweregrad passt zur Prüfung
- Formulierung ist sachlich
Auszufüllende Felder
- An den Bearbeiter gesendet am (Pflichtfeld)
- 5
Auf die Feststellungen antworten
Woche 3Bearbeiter · Team
Stimmen Sie jeder Feststellung zu oder erläutern Sie sie, und sagen Sie, wie und bis wann Sie sie korrigieren, in dieser Akte oder in der nächsten.
Auszufüllende Felder
- Antwort auf die Feststellungen (Pflichtfeld)
- Korrektur in dieser Akte nötig
- Korrektur erledigt bis
- 6
Ergebnis festlegen
Woche 3Qualitätspartner · Team
Lesen Sie Feststellungen und Antwort, bestätigen Sie die Bewertung und legen Sie die Maßnahmen fest, jeweils mit Verantwortlichem und Termin.
Checkliste
- Antwort berücksichtigt
- Bewertung bestätigt
- Jede Maßnahme hat einen Verantwortlichen und einen Termin
Auszufüllende Felder
- Endbewertung (Pflichtfeld)
- Vereinbarte Maßnahmen (Pflichtfeld)
Freigabe: Die Prüfung wird erst geschlossen, wenn der Qualitätspartner Bewertung und Maßnahmen bestätigt.
- 7
Akte korrigieren
Woche 4Bearbeiter · Team
Nehmen Sie die vereinbarten Korrekturen in dieser Akte vor und halten Sie fest, wo sie stehen.
Checkliste
- Vereinbarte Korrekturen erledigt
- Prüfer informiert
Auszufüllende Felder
- Link zu den korrigierten Arbeitspapieren
- 8
Lehren für das Team festhalten
Woche 4Qualitätspartner · Team
Nehmen Sie wiederkehrende Feststellungen in die Checklisten oder den Schulungsplan der Kanzlei auf, damit die nächsten Akten sie nicht wiederholen.
Checkliste
- Checkliste angepasst, wo nötig
- Schulungsthema ergänzt, wo nötig
Auszufüllende Felder
- Lehren für das Team (Pflichtfeld)
Fertig, wenn
Die Akte ist geprüft und bewertet, der Bearbeiter hat geantwortet, die vereinbarten Korrekturen sind erledigt, und Lehren stehen in Checklisten oder Schulungen.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Feststellungs-Autor
Macht aus den Feststellungen des Prüfers einen kurzen, sachlichen Bericht für den Bearbeiter.
Was er tut
- Liest Feststellungen, Bewertung und Auftragsdaten in der Ausführung
- Folgt dem Berichtsformat aus den Anweisungen seines Schritts
- Schreibt den Berichtsentwurf in seinen Schritt
Geprüft von: Der Prüfer korrigiert den Bericht in Schritt 4, bevor er an den Bearbeiter geht.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Prüfen Sie jedes Quartal eine Stichprobe abgeschlossener Akten, durch einen Prüfer, der nicht daran gearbeitet hat. Schritt 1 wählt die Akte aus und benennt einen unabhängigen Prüfer, und Schritt 2 prüft sie gegen die Checkliste der Kanzlei für diese Auftragsart.
Prüfen Sie in jeder Akte dieselben Punkte: Auftragsvereinbarung, Mandatsannahme, Arbeitspapiere und Abzeichnung. Schritt 2 enthält diese Checkliste und hält jede Feststellung mit Schweregrad und verlangter Korrektur fest.
Verlangen Sie zu jeder Feststellung eine schriftliche Antwort, und vereinbaren Sie Maßnahmen mit Termin. In Schritt 5 antwortet der Bearbeiter, Schritt 6 ist eine Freigabeprüfung, in der der Qualitätspartner die Maßnahmen festlegt, und Schritt 7 hält die Korrekturen fest.
Lassen Sie KI aus den Notizen des Prüfers einen klaren Bericht machen, und lassen Sie den Prüfer ihn vor dem Versand kontrollieren. In Schritt 3 entwirft der Feststellungs-Autor den Bericht, und in Schritt 4 korrigiert der Prüfer ihn und sendet ihn an den Bearbeiter.
Halten Sie für jede Prüfung Checkliste, Feststellungen, Antwort und Entscheidung zusammen. Jede Ausführung hält fest, wer die Akte geprüft hat, die Bewertung und die vereinbarten Maßnahmen, und Schritt 6 hält die Abzeichnung des Qualitätspartners mit Name und Zeitpunkt fest.
Suchen Sie nach Feststellungen, die in mehreren Akten wiederkehren, und passen Sie Checkliste oder Schulungsplan an. Schritt 8 hält die Lehren fest und ob Checkliste oder Schulung angepasst wurden.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.