Steuerkanzlei · Jahresabschluss
Erstellung des Jahresabschlusses
Erstellen Sie den Jahresabschluss jedes Mandanten gleich, von der Unterlagenanforderung bis zur Einreichung, ohne Unterlagen oder Unterschriften per E-Mail hinterherzulaufen. Der Mandant teilt Unterlagen und genehmigt den Abschluss über einen öffentlichen Link, und nichts geht an den Mandanten, bevor der Partner es freigibt.
- Dauer: 6 bis 8 Wochen
- Wie oft: Einmal im Jahr für jeden Mandanten
- Schritte: 9 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Jahresunterlagen kommen über Monate, und die Akte bleibt immer wieder liegen.
Der Abschluss geht an den Mandanten, bevor der Partner ihn gesehen hat.
Der Geschäftsführer bekommt einen Abschluss ohne jede Erklärung.
Unterschriebene Abschlüsse kommen per Post zurück, oder gar nicht.
Mit der Vorlage
Der Mandant hakt jede Unterlage über einen Link ab, und Lücken sind sichtbar, bevor die Arbeit beginnt.
Der Abschluss wartet an der Freigabeprüfung des Partners.
Ein KI-Agent entwirft eine verständliche Zusammenfassung, und der Mandatsbetreuer korrigiert sie.
Der Geschäftsführer genehmigt über den öffentlichen Link und teilt dort den unterschriebenen Abschluss.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Das Geschäftsjahr des Mandanten endet. Der Mandatsbetreuer startet eine Ausführung mit Mandantenname, Abschlussstichtag und Einreichungsfrist.
- 1
Jahresunterlagen anfordern
Woche 1Mandatsbetreuer · Team
Senden Sie dem Mandanten die Jahresabschluss-Checkliste für seine Unternehmensart mit dem öffentlichen Link zur Ausführung, und vereinbaren Sie, wann die Unterlagen bereitliegen.
Checkliste
- Checkliste passt zur Unternehmensart
- Öffentlichen Link an den Geschäftsführer gesendet
- Vorjahresabschluss in der Mandantenakte
Auszufüllende Felder
- Mandantenname (Pflichtfeld)
- Abschlussstichtag (Pflichtfeld)
- Einreichungsfrist (Pflichtfeld)
- 2
Jahresunterlagen teilen
Woche 1 bis 3Geschäftsführer des Mandanten · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link hakt der Mandant jede Unterlage ab, sobald sie bereitliegt, teilt einen Link zum Ordner und beantwortet die Jahresfragen zum Unternehmen.
Checkliste
- Bank- und Darlehensauszüge zum Stichtag
- Inventur zum Stichtag
- Offene Forderungen und Verbindlichkeiten
- Gekaufte oder verkaufte Anlagegüter
Auszufüllende Felder
- Link zu den Jahresunterlagen (Pflichtfeld)
- Veränderungen im Unternehmen in diesem Jahr (Pflichtfeld)
- 3
Den Abschlussentwurf erstellen
Woche 3 bis 5Steuerfachangestellter · Team
Buchen Sie die Abschlussbuchungen, stimmen Sie jedes Bilanzkonto ab und erstellen Sie den Abschlussentwurf mit den Kontennachweisen. Fehlen Unterlagen, markieren Sie die Ausführung als blockiert und notieren Sie, welche.
Checkliste
- Bilanzkonten abgestimmt
- Abgrenzungen und Abschreibungen gebucht
- Vorräte und unfertige Leistungen bewertet
- Vorjahreszahlen stimmen
Auszufüllende Felder
- Link zum Abschlussentwurf (Pflichtfeld)
- Link zu den Arbeitspapieren (Pflichtfeld)
- Ergebnis vor Steuern (Pflichtfeld)
- Wichtige Einschätzungen und Korrekturen (Pflichtfeld)
- 4
Zusammenfassung für den Mandanten entwerfen
Woche 5Zusammenfassungs-Autor · KI-Agent
Der Zusammenfassungs-Autor entwirft eine verständliche Zusammenfassung des Jahres: das Ergebnis, die wichtigsten Veränderungen zum Vorjahr und die Punkte für das Gespräch.
Auszufüllende Felder
- Entwurf der Zusammenfassung (Pflichtfeld)
Geprüft von: Der Mandatsbetreuer korrigiert die Zusammenfassung in Schritt 5, bevor der Partner den Abschluss in Schritt 6 freigibt.
- 5
Den Abschluss durchsehen
Im öffentlichen Link ausgeblendetWoche 5Mandatsbetreuer · Team
Sehen Sie Abschluss, Arbeitspapiere und Einschätzungen durch, klären Sie die Prüfpunkte mit dem Steuerfachangestellten und korrigieren Sie die Zusammenfassung.
Checkliste
- Prüfpunkte mit dem Steuerfachangestellten geklärt
- Einschätzungen in den Arbeitspapieren belegt
- Zusammenfassung korrigiert
Auszufüllende Felder
- Prüfpunkte
- 6
Den Abschluss für den Mandanten freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetWoche 6Partner · Team
Lesen Sie den Abschluss und die Prüfpunkte, und geben Sie den Abschluss frei, bevor er an den Mandanten geht.
Checkliste
- Abschluss stimmt mit den Arbeitspapieren überein
- Erläuterungen vollständig
- Fortführung des Unternehmens beurteilt
Auszufüllende Felder
- Notizen des Partners
Freigabe: Der Abschluss geht erst an den Mandanten, wenn der Partner ihn freigibt.
- 7
Den Abschluss mit dem Mandanten besprechen
Woche 6Mandatsbetreuer · Team
Senden Sie den freigegebenen Abschluss und die Zusammenfassung, gehen Sie beides im Gespräch mit dem Geschäftsführer durch und notieren Sie seine Fragen.
Checkliste
- Abschluss und Zusammenfassung gesendet
- Gespräch geführt
Auszufüllende Felder
- Datum des Gesprächs (Pflichtfeld)
- Fragen des Mandanten
- 8
Den Abschluss genehmigen und unterschreiben
Woche 6 bis 7Geschäftsführer des Mandanten · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link bestätigt der Geschäftsführer, dass er den Abschluss genehmigt, den der Mandatsbetreuer in Schritt 7 geschickt hat, hält das Genehmigungsdatum fest und teilt einen Link zum unterschriebenen Abschluss und zur Vollständigkeitserklärung.
Auszufüllende Felder
- Genehmigt am (Pflichtfeld)
- Unterschrieben von (Pflichtfeld)
- Link zum unterschriebenen Abschluss (Pflichtfeld)
- 9
Den Abschluss einreichen und das Jahr abschließen
Woche 7Steuerfachangestellter · Team
Prüfen Sie die Unterschriften, reichen Sie den Abschluss ein, wo der Mandant dazu verpflichtet ist, tragen Sie die Salden ins neue Jahr vor und archivieren Sie die Arbeitspapiere.
Checkliste
- Unterschriebenen Abschluss geprüft
- Abschluss eingereicht, wo nötig
- Salden vorgetragen
- Arbeitspapiere archiviert
Auszufüllende Felder
- Eingereicht am
- Aktenzeichen der Einreichung
Fertig, wenn
Der Geschäftsführer hat den Abschluss genehmigt und unterschrieben, er ist eingereicht, wo das nötig ist, und die Salden sind ins neue Jahr vorgetragen.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Zusammenfassungs-Autor
Entwirft eine verständliche Zusammenfassung des Jahresabschlusses für den Mandanten.
Was er tut
- Liest Ergebnis, Einschätzungen und Veränderungen aus der Ausführung
- Folgt dem Format aus den Anweisungen seines Schritts
- Schreibt den Entwurf der Zusammenfassung in seinen Schritt
- Schließt seinen Schritt ab, damit die Durchsicht beginnen kann
Geprüft von: Der Mandatsbetreuer korrigiert die Zusammenfassung in Schritt 5, bevor der Partner den Abschluss in Schritt 6 freigibt.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Schicken Sie eine Jahresabschluss-Checkliste, die zum Unternehmen passt, und lassen Sie den Mandanten jede Unterlage an einem Ort abhaken und teilen. Schritt 1 versendet die Checkliste mit dem öffentlichen Link, und in Schritt 2 arbeitet der Mandant sie ab und beantwortet die Jahresfragen.
Trennen Sie die inhaltliche Durchsicht von der Freigabe durch den Partner. In Schritt 5 klärt der Mandatsbetreuer die Prüfpunkte mit dem Steuerfachangestellten, und Schritt 6 ist eine Freigabeprüfung, in der der Partner den Abschluss freigibt, bevor der Mandant ihn sieht.
Halten Sie jede Freigabe am Abschluss selbst fest, mit Name und Datum. Schritt 6 hält die Freigabe des Partners fest, und in Schritt 8 hält der Geschäftsführer das Genehmigungsdatum, seinen Namen und den Link zum unterschriebenen Abschluss fest.
Lassen Sie KI aus Zahlen und Einschätzungen eine verständliche Zusammenfassung entwerfen, und lassen Sie einen Menschen sie prüfen. In Schritt 4 entwirft der Zusammenfassungs-Autor den Text, und in Schritt 5 korrigiert der Mandatsbetreuer ihn, bevor er mit dem Abschluss hinausgeht.
Führen Sie den Abschluss jedes Mandanten als eigene Ausführung, mit Stichtag und Einreichungsfrist ab dem ersten Tag. Schritt 1 hält beide Termine fest, und die Ausführungen zeigen, welche Mandanten auf Unterlagen, auf die Durchsicht oder auf die Unterschrift des Geschäftsführers warten.
Machen Sie den unterschriebenen Abschluss zum Pflichtteil des Genehmigungsschritts des Mandanten. In Schritt 8 kann der Geschäftsführer den Schritt nicht ohne den Link zum unterschriebenen Abschluss erledigen, und in Schritt 9 prüft der Steuerfachangestellte die Unterschriften vor der Einreichung.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.