Steuerkanzlei · Personal
Onboarding von Saisonkräften
Machen Sie Saisonkräfte vor der Steuersaison einsatzbereit, ohne Mandantendaten oder die Qualität der Erklärungen zu gefährden. Die neue Kraft erledigt ihre Schritte vor dem Start über einen öffentlichen Link, erhält nur Zugang zu ihren Mandanten und arbeitet erst selbstständig, wenn ein Steuerberater sie freigibt.
- Dauer: 2 bis 3 Wochen
- Wie oft: Für jede Saison- oder Aushilfskraft
- Schritte: 8 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Saisonkräfte kommen am ersten Tag ohne Zugänge, ohne unterschriebene Erklärung und ohne Plan.
Aushilfen bekommen Zugang zu allen Mandanten der Kanzlei.
Neue Kräfte arbeiten ab der ersten Woche allein.
Jeder Betreuer arbeitet neue Leute auf seine Weise ein.
Mit der Vorlage
Die neue Kraft erledigt die Schritte vor dem Start über einen öffentlichen Link, noch vor dem ersten Tag.
Zugänge gibt es nur für die Mandanten, die die neue Kraft bearbeitet.
Die neue Kraft arbeitet erst allein, wenn der Steuerberater sie freigibt.
Ein KI-Agent entwirft den Schulungsplan nach dem Rahmen der Kanzlei, und der Steuerberater passt ihn an.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Eine Saisonkraft nimmt ein Angebot für die Steuersaison an. Die Büroleitung startet eine Ausführung mit Name, Funktion und Starttermin.
- 1
Start vorbereiten und den Link für die neue Kraft teilen
2 Wochen vor dem StartBüroleitung · Team
Halten Sie Funktion und Starttermin fest, benennen Sie den betreuenden Steuerberater und senden Sie der neuen Kraft den öffentlichen Link zur Ausführung mit dem, was sie vor dem ersten Tag erledigen soll.
Checkliste
- Öffentlichen Link an die neue Kraft gesendet
- Arbeitsplatz oder Homeoffice eingerichtet
Auszufüllende Felder
- Name der neuen Kraft (Pflichtfeld)
- Starttermin (Pflichtfeld)
- Funktion (Pflichtfeld)
- Betreuender Steuerberater (Pflichtfeld)
- 2
Angaben vor dem Start erledigen
Vor dem ersten TagSaisonkraft · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link bestätigt die neue Kraft ihre Angaben, liest die Richtlinien zu Verschwiegenheit und Datenschutz, teilt einen Link zur unterschriebenen Verschwiegenheitserklärung und nennt die Steuersoftware, die sie kennt.
Checkliste
- Verschwiegenheitsrichtlinie gelesen
- Datenschutzrichtlinie gelesen
- Kontaktdaten bestätigt
Auszufüllende Felder
- Link zur unterschriebenen Verschwiegenheitserklärung (Pflichtfeld)
- Bisher genutzte Steuersoftware
- Erfahrung mit Erklärungsarten
- 3
Zugänge einrichten
Tag 1IT-Administration · Team
Legen Sie Konten für Steuersoftware, Kanzleisoftware und Dokumentenablage an, mit Zugang nur zu den Mandanten, die die neue Kraft bearbeitet.
Checkliste
- Konto in der Steuersoftware angelegt
- Zugang zur Kanzleisoftware eingerichtet
- Zugang auf zugewiesene Mandanten begrenzt
- Zwei-Faktor-Anmeldung aktiv
Auszufüllende Felder
- Zugänge eingerichtet am (Pflichtfeld)
- 4
Schulungsplan entwerfen
Tag 1Schulungsplaner · KI-Agent
Der Schulungsplaner entwirft einen Plan für die ersten zwei Wochen aus Funktion, Software und Erfahrung, die die neue Kraft angegeben hat, nach dem Schulungsrahmen der Kanzlei in seinen Anweisungen.
Auszufüllende Felder
- Entwurf des Schulungsplans (Pflichtfeld)
Geprüft von: Der Steuerberater korrigiert den Plan in Schritt 5.
- 5
Schulungsplan festlegen
Tag 1Steuerberater · Team
Korrigieren Sie den Entwurf, wählen Sie die ersten Erklärungen, die die neue Kraft unter Betreuung erstellt, und gehen Sie die Prüfcheckliste der Kanzlei mit ihr durch.
Checkliste
- Plan passt zu Funktion und Erfahrung
- Checkliste zur Selbstprüfung enthalten
- Erste betreute Erklärungen ausgewählt
Auszufüllende Felder
- Erste betreute Erklärungen (Pflichtfeld)
- 6
Schulung absolvieren und betreute Erklärungen erstellen
Tag 2 bis 8Saisonkraft · Team
Arbeiten Sie den Schulungsplan durch und erstellen Sie die ersten Erklärungen unter Betreuung, mit der Checkliste zur Selbstprüfung bei jeder Erklärung.
Checkliste
- Softwareschulung absolviert
- Checkliste zur Selbstprüfung bei jeder Erklärung genutzt
- Erste betreute Erklärungen erstellt
Auszufüllende Felder
- Erstellte Erklärungen (Pflichtfeld)
- 7
Betreute Erklärungen prüfen und für eigene Arbeit freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetWoche 2Steuerberater · Team
Prüfen Sie die betreuten Erklärungen, besprechen Sie die Prüfpunkte mit der neuen Kraft und entscheiden Sie, welche Erklärungen sie allein erstellen darf.
Checkliste
- Prüfpunkte besprochen
- Checkliste zur Selbstprüfung jedes Mal genutzt
Auszufüllende Felder
- Freigegeben für (Pflichtfeld)
- Punkte zum Üben
Freigabe: Schritt 8 bleibt gesperrt, bis der Steuerberater die neue Kraft für eigene Erklärungen freigibt.
- 8
Arbeit für die Saison zuweisen
Woche 2Büroleitung · Team
Weisen Sie Erklärungen zu, die zur Freigabe der neuen Kraft passen, und planen Sie ein Gespräch zur Saisonmitte.
Checkliste
- Erklärungen zugewiesen
- Gespräch zur Saisonmitte geplant
Auszufüllende Felder
- Termin des Gesprächs zur Saisonmitte (Pflichtfeld)
Fertig, wenn
Die neue Kraft hat die Verschwiegenheitserklärung unterschrieben, hat Zugang zu ihren Mandanten, hat betreute Erklärungen erstellt und ist für eigene Arbeit freigegeben.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Schulungsplaner
Entwirft einen Schulungsplan für die ersten zwei Wochen einer Saisonkraft.
Was er tut
- Liest Funktion, Software und Erfahrung, die die neue Kraft angegeben hat
- Folgt dem Schulungsrahmen der Kanzlei aus den Anweisungen seines Schritts
- Schreibt den Planentwurf in seinen Schritt
Geprüft von: Der Steuerberater korrigiert den Plan in Schritt 5.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Beginnen Sie vor dem ersten Tag und enden Sie mit betreuter Arbeit, nicht mit einer Leseliste. Schritt 1 und 2 sammeln die Angaben über einen öffentlichen Link, Schritt 3 richtet die Zugänge ein, und die Schritte 5 bis 7 schulen und betreuen die ersten Erklärungen.
Vergeben Sie Zugänge von Anfang an pro Mandant, statt die ganze Kanzlei zu öffnen. Schritt 3 legt die Konten mit Zugang nur zu den zugewiesenen Mandanten und mit Zwei-Faktor-Anmeldung an.
Machen Sie sie zum Teil der Schritte vor dem Start, nicht zu einem Formular am ersten Tag. In Schritt 2 liest die neue Kraft die Richtlinien und teilt über den öffentlichen Link einen Link zur unterschriebenen Erklärung.
Lassen Sie sie eine erste Reihe von Erklärungen unter Betreuung erstellen, und prüfen Sie jede davon. Die Schritte 5 und 6 wählen und erstellen die betreuten Erklärungen, und Schritt 7 ist eine Freigabeprüfung, in der der Steuerberater die neue Kraft freigibt.
Lassen Sie KI aus Funktion und Erfahrung der neuen Kraft einen Schulungsplan entwerfen, und lassen Sie einen Steuerberater ihn anpassen. In Schritt 4 entwirft der Schulungsplaner den Plan, und in Schritt 5 korrigiert der Steuerberater ihn und wählt die ersten Erklärungen aus.
Entscheiden Sie nach der Prüfung ihrer betreuten Arbeit, und halten Sie fest, wofür sie freigegeben ist. Schritt 7 hält fest, wofür die neue Kraft freigegeben ist, und Schritt 8 weist passende Erklärungen zu.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.