Kundensupport-BPO · Finanzen
Monatliche Kundenabrechnung
Rechnen Sie jeden Supportkunden auf Basis geprüfter Zahlen ab, statt aus einer Tabelle, die nur eine Person versteht. Stunden, Volumen und SLA-Gutschriften werden gegen den Vertrag abgeglichen, die Finanzabteilung gibt die Rechnung frei, und der Kunde gibt die Belege über einen öffentlichen Link frei, bevor sie verschickt wird.
- Dauer: 5 bis 8 Arbeitstage
- Wie oft: Jeden Monat, pro Kunde
- Schritte: 7 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Abrechenbare Stunden kommen aus mehreren Berichten, die nie ganz übereinstimmen.
SLA-Gutschriften werden aus dem Gedächtnis berechnet, nicht anhand des Vertrags.
Der Kunde bestreitet die Rechnung, nachdem sie gebucht ist, und die Zahlung bleibt aus.
Jede Rechnung geht mit einer anderen Erläuterung raus, oder ganz ohne.
Mit der Vorlage
Der Workforce-Analyst gleicht die Stunden mit dem Schichtplan ab, bevor jemand sie bepreist.
Gutschriften werden gemäß Vertrag berechnet, aus den SLA-Ergebnissen in der Ausführung.
Der Kunde bekommt zuerst die Belege und gibt sie über einen öffentlichen Link frei, bevor die Rechnung verschickt wird.
Ein KI-Agent entwirft das Begleitschreiben, und die Finanzleitung gibt es mit der Rechnung frei.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Der Monat wird abgeschlossen. Die Fakturierung startet für jeden Kunden eine Ausführung mit dem Abrechnungsmonat.
- 1
Abrechenbare Stunden und Volumen abgleichen
Tag 1Workforce-Analyst · Team
Holen Sie die erfassten Stunden und bearbeiteten Kontakte des Monats, gleichen Sie die Stunden mit dem Schichtplan ab und trennen Sie Produktions-, Schulungs- und Überstunden.
Checkliste
- Erfasste Stunden passen zum Schichtplan
- Schulungsstunden von Produktionsstunden getrennt
- Vom Kunden genehmigte Überstunden aufgelistet
Auszufüllende Felder
- Abrechenbare Produktionsstunden (Pflichtfeld)
- Schulungsstunden
- Bearbeitete Kontakte (Pflichtfeld)
- Link zum Stundenbericht (Pflichtfeld)
- 2
SLA-Ergebnisse erfassen
Tag 2Operations Manager · Team
Erfassen Sie das Monatsergebnis für jeden Service Level im Vertrag, und notieren Sie jede Ausnahme, die der Vertrag erlaubt, etwa einen Ausfall auf Kundenseite.
Checkliste
- Jeder vereinbarte Service Level berichtet
- Ausnahmen gegen den Vertrag geprüft
Auszufüllende Felder
- SLA-Ergebnisse (Pflichtfeld)
- Verfehlte Service Level
- Link zum SLA-Bericht (Pflichtfeld)
- 3
Rechnung und SLA-Gutschriften berechnen
Tag 3Fakturierung · Team
Wenden Sie Vertragssätze, Mindestabnahmen und SLA-Gutschriften oder Boni auf Stunden und Volumen an, und erstellen Sie den Rechnungsentwurf.
Checkliste
- Vertragssätze angewendet
- Mindestabnahme geprüft
- SLA-Gutschriften gemäß Vertrag berechnet
- Durchlaufkosten ergänzt
Auszufüllende Felder
- Rechnungsbetrag vor Gutschriften (Pflichtfeld)
- SLA-Gutschriften (Pflichtfeld)
- Link zum Rechnungsentwurf (Pflichtfeld)
- 4
Begleitschreiben zur Rechnung entwerfen
Tag 3Rechnungserläuterer · KI-Agent
Der Rechnungserläuterer erklärt die Rechnungspositionen, die SLA-Ergebnisse und etwaige Gutschriften in einem kurzen Schreiben, das der Kunde mit den Belegen abgleichen kann.
Auszufüllende Felder
- Entwurf des Begleitschreibens (Pflichtfeld)
Geprüft von: Die Finanzleitung korrigiert das Begleitschreiben und gibt die Rechnung in Schritt 5 frei.
- 5
Rechnung freigeben
Tag 4Finanzleitung · Team
Prüfen Sie die Beträge gegen Stunden, SLA-Ergebnisse und Vertrag, korrigieren Sie das Begleitschreiben und geben Sie die Rechnung frei. Senden Sie danach Rechnungsentwurf, Begleitschreiben und Belege mit dem öffentlichen Link per E-Mail an den Lieferantenmanager des Kunden.
Checkliste
- Beträge passen zu Stunden und Vertrag
- Gutschriften passen zu den SLA-Ergebnissen
- Begleitschreiben korrigiert
Freigabe: Der Kunde sieht nichts, bis die Finanzleitung die Rechnung freigibt.
- 6
Kunde prüft die Rechnungsbelege
Tag 4 bis 6Lieferantenmanager des Kunden · Öffentlicher Link
Der Lieferantenmanager des Kunden prüft Rechnungsentwurf und Belege, die die Finanzleitung per E-Mail gesendet hat, gibt sie über den öffentlichen Link frei oder nennt die strittigen Positionen und trägt die Bestellnummer ein.
Auszufüllende Felder
- Entscheidung (Pflichtfeld)
- Strittige Positionen
- Bestellnummer
- 7
Rechnung verschicken
Tag 7Fakturierung · Team
Klären Sie strittige Positionen, verschicken Sie die Rechnung aus dem Buchhaltungssystem und erfassen Sie Rechnungsnummer und Zahlungsziel.
Checkliste
- Strittige Positionen geklärt
- Rechnung aus dem Buchhaltungssystem verschickt
Auszufüllende Felder
- Rechnungsnummer (Pflichtfeld)
- Zahlungsziel (Pflichtfeld)
Fertig, wenn
Die Rechnung ist verschickt, mit Stunden, Volumen und SLA-Gutschriften, die der Kunde bereits geprüft hat, und das Zahlungsziel ist erfasst.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Rechnungserläuterer
Schreibt das Begleitschreiben, das dem Kunden die Rechnungspositionen und etwaige SLA-Gutschriften erklärt.
Was er tut
- Liest die Stunden, Volumen, SLA-Ergebnisse und Gutschriften aus den Schritten 1 bis 3
- Erklärt jede Rechnungsposition und Gutschrift in einfacher Sprache
- Schreibt den Entwurf des Begleitschreibens in seinen Schritt
- Schließt seinen Schritt ab, damit die Finanzleitung ihn prüfen kann
Geprüft von: Die Finanzleitung korrigiert das Begleitschreiben und gibt die Rechnung in Schritt 5 frei.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Nehmen Sie jeden verfehlten Service Level aus den Monatsergebnissen und wenden Sie die Gutschrift an, die der Vertrag dafür vorsieht, nach den Ausnahmen, die der Vertrag erlaubt. Schritt 2 hält SLA-Ergebnisse und Ausnahmen fest, und Schritt 3 berechnet die Gutschriften gemäß Vertrag.
Gleichen Sie die erfassten Stunden mit dem Schichtplan ab und trennen Sie Produktions-, Schulungs- und Überstunden, bevor jemand sie bepreist. Schritt 1 erledigt das mit einer Checkliste und hält die Stunden und Kontakte fest, auf denen die Rechnung beruht.
Lassen Sie den Kunden Stunden, SLA-Ergebnisse und Gutschriften prüfen, bevor die Rechnung verschickt wird, mit einer Erläuterung zu jeder Position. Schritt 4 entwirft diese Erläuterung, Schritt 5 versendet sie nach der Freigabe mit den Belegen, und in Schritt 6 gibt der Kunde die Belege über einen öffentlichen Link frei oder nennt die strittigen Positionen.
Lassen Sie die KI die Rechnung in einfacher Sprache erläutern, und lassen Sie Beträge und Freigabe bei der Finanzabteilung. In Schritt 4 entwirft der Rechnungserläuterer das Begleitschreiben aus den erfassten Zahlen, und in Schritt 5 korrigiert die Finanzleitung es und gibt die Rechnung frei.
Setzen Sie eine Freigabe der Finanzabteilung zwischen Berechnung und Kunde. Schritt 5 ist eine Freigabeprüfung: Der Kunde sieht nichts, bis die Finanzleitung die Beträge geprüft und die Rechnung freigegeben hat.
Fragen Sie im selben Schritt danach, in dem der Kunde die Rechnungsbelege freigibt. In Schritt 6 trägt der Lieferantenmanager des Kunden die Bestellnummer über einen öffentlichen Link ein, bevor die Fakturierung die Rechnung in Schritt 7 verschickt.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.