Steuerkanzlei · Mandantenbetreuung
Onboarding neuer Mandanten
Bringen Sie einen neuen Mandanten vom unterschriebenen Auftrag bis zum ersten Monat laufender Arbeit, mit allen Unterlagen, Zugängen und Fristen. Der Mandant teilt, was Sie brauchen, über einen öffentlichen Link, und die Arbeit beginnt erst, wenn der Bilanzbuchhalter die Einrichtung freigibt.
- Dauer: 2 bis 3 Wochen
- Wie oft: Für jeden neuen Mandanten
- Schritte: 8 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Unterlagen vom bisherigen Berater kommen spät, nach mehrfachem Nachfragen.
Zugänge zur Buchhaltungssoftware und zu den Bankumsätzen werden Mail für Mail geklärt.
Die Arbeit beginnt mit Eröffnungssalden, die niemand geprüft hat.
Der Mandant erfährt von der Monatsroutine erst mit der ersten Erinnerung.
Mit der Vorlage
Übergabeanfrage und offene Erklärungen stehen schon in der ersten Woche in der Ausführung.
Der Mandant erteilt Zugänge und teilt Links über einen öffentlichen Link.
Der erste Monat bleibt gesperrt, bis der Bilanzbuchhalter die Einrichtung freigibt.
Der Mandant bestätigt die Routine und den Tag, an dem er jeden Monat seine Unterlagen teilt.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Der Auftrag ist unterschrieben. Der Mandatsbetreuer startet eine Ausführung mit Mandantenname und erster Frist.
- 1
Mandanten begrüßen und den Onboarding-Link teilen
Tag 1Mandatsbetreuer · Team
Senden Sie die Willkommensnachricht mit dem öffentlichen Link zur Ausführung, damit der Mandant sieht, was Sie bis wann von ihm brauchen.
Checkliste
- Willkommensnachricht gesendet
- Öffentlichen Link an die Ansprechperson gesendet
- Onboarding-Gespräch terminiert
Auszufüllende Felder
- Mandantenname (Pflichtfeld)
- E-Mail der Ansprechperson (Pflichtfeld)
- Erste Frist (Pflichtfeld)
- 2
Unterlagen teilen und Zugänge erteilen
Tag 1 bis 7Ansprechperson beim Mandanten · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link teilt der Mandant einen Link zu Vorjahresabschluss und Steuererklärungen, erteilt Zugang zur Buchhaltungssoftware und zu den Bankumsätzen und nennt seine Bankkonten, Darlehen und Lohnabrechnung.
Checkliste
- Zugang zur Buchhaltungssoftware erteilt
- Bankanbindung eingerichtet
- Bisherigen Berater zur Übergabe aufgefordert
Auszufüllende Felder
- Link zu Vorjahresabschluss und Steuererklärungen (Pflichtfeld)
- Bankkonten und Darlehen (Pflichtfeld)
- Lohnabrechnung: Anbieter und Zahl der Mitarbeitenden
- 3
Übergabe beim bisherigen Berater anfragen
Woche 1Mandatsbetreuer · Team
Bitten Sie den bisherigen Berater um die Schlusszahlen, die offenen Erklärungen und alles, was Sie vor Beginn wissen sollten, und halten Sie fest, was zurückkommt.
Checkliste
- Übergabeanfrage gesendet
- Summen- und Saldenliste zum Stichtag erhalten
- Offene Erklärungen aufgelistet
Auszufüllende Felder
- E-Mail des bisherigen Beraters
- Offene Erklärungen und Fristen (Pflichtfeld)
- 4
Prüfen, ob alles da ist
Woche 2Onboarding-Prüfer · KI-Agent
Der Onboarding-Prüfer vergleicht die abgehakte Checkliste und die Antworten des Mandanten mit der Onboarding-Liste aus seinen Anweisungen und listet auf, was fehlt und welche Fristen bisher bekannt sind, die früheste zuerst.
Auszufüllende Felder
- Fehlende Unterlagen (Pflichtfeld)
- Bisher bekannte Fristen
Geprüft von: Der Finanzbuchhalter bestätigt die Liste in Schritt 5, und der Bilanzbuchhalter gibt die Einrichtung in Schritt 6 frei.
- 5
Mandantenakte und Eröffnungssalden einrichten
Woche 2Finanzbuchhalter · Team
Bestätigen Sie die Fehlliste, richten Sie den Kontenrahmen ein und buchen Sie die Eröffnungssalden aus dem Vorjahresabschluss. Fehlt noch etwas, markieren Sie die Ausführung als blockiert und notieren Sie, was.
Checkliste
- Fehlliste bestätigt
- Kontenrahmen eingerichtet
- Eröffnungssalden stimmen mit dem Vorjahresabschluss überein
- Bankanbindung getestet
Auszufüllende Felder
- Link zur Mandantenakte (Pflichtfeld)
- 6
Einrichtung freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetWoche 2Bilanzbuchhalter · Team
Prüfen Sie Eröffnungssalden, Fristen und eingerichtete Leistungen gegen den Auftrag, und geben Sie den Mandanten für die laufende Arbeit frei.
Checkliste
- Eröffnungssalden stimmen
- Jede Frist im Kanzleikalender
- Leistungen passen zum Auftrag
Auszufüllende Felder
- Prüfnotizen
Freigabe: Der erste Monat laufender Arbeit beginnt erst, wenn der Bilanzbuchhalter die Einrichtung freigibt.
- 7
Onboarding-Gespräch führen und die Routine vereinbaren
Woche 3Mandatsbetreuer · Team
Gehen Sie mit dem Mandanten durch, wie die laufende Arbeit abläuft: was er jeden Monat teilt, bis zu welchem Tag und wer sein Ansprechpartner ist.
Checkliste
- Monatsroutine erklärt
- Ansprechpartner auf beiden Seiten bestätigt
Auszufüllende Felder
- Tag im Monat, an dem der Mandant Unterlagen teilt (Pflichtfeld)
- Gesprächsnotizen
- 8
Routine bestätigen
Woche 3Ansprechperson beim Mandanten · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link bestätigt der Mandant die im Gespräch vereinbarte Monatsroutine und die Ansprechpartner, bewertet das Onboarding und notiert, was gefehlt hat.
Auszufüllende Felder
- Routine bestätigt (Pflichtfeld)
- Bewertung des Onboardings
- Was gefehlt hat
Fertig, wenn
Die Kanzlei hat die Unterlagen, Zugänge und Eröffnungssalden, die sie braucht, die Fristen stehen im Kalender, und der Mandant hat die Monatsroutine bestätigt.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Onboarding-Prüfer
Vergleicht, was der Mandant geteilt hat, mit der Onboarding-Liste und listet auf, was fehlt und welche Fristen zuerst kommen.
Was er tut
- Liest die Onboarding-Liste aus den Anweisungen seines Schritts
- Liest die abgehakte Checkliste und die Antworten in der Ausführung
- Hält fehlende Unterlagen und Fristen in seinem Schritt fest
Geprüft von: Der Finanzbuchhalter bestätigt die Liste in Schritt 5, und der Bilanzbuchhalter gibt die Einrichtung in Schritt 6 frei.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Fordern Sie die Schlusszahlen und offenen Erklärungen schriftlich an, bevor Sie tätig werden, und halten Sie fest, was zurückkommt. Schritt 3 versendet die Übergabeanfrage und hält offene Erklärungen und Fristen fest, und Schritt 5 übernimmt die Eröffnungssalden aus dem Vorjahresabschluss.
Fragen Sie alles einmal und auf einer Liste ab statt in einer Reihe von E-Mails. In Schritt 2 teilt der Mandant über den öffentlichen Link Links und Zugänge und nennt Bankkonten, Darlehen und Lohnabrechnung, und Schritt 4 listet auf, was noch fehlt.
Stimmen Sie die Eröffnungssalden mit dem unterschriebenen Vorjahresabschluss ab, und lassen Sie eine zweite Person sie freigeben. Schritt 5 bucht und stimmt die Salden ab, und Schritt 6 ist eine Freigabeprüfung, in der der Bilanzbuchhalter die Einrichtung freigibt.
Halten Sie die erste Frist beim Start fest, und sammeln Sie bei der Übergabe jede offene Erklärung. Schritt 1 hält die erste Frist fest, Schritt 3 listet die offenen Erklärungen auf, und Schritt 6 prüft, ob jede Frist im Kanzleikalender steht.
Lassen Sie KI prüfen, was da ist und was fehlt, und lassen Sie die Entscheidungen zur Einrichtung bei Ihrem Team. In Schritt 4 listet der Onboarding-Prüfer fehlende Unterlagen und Fristen auf, und Finanzbuchhalter und Bilanzbuchhalter prüfen sie in Schritt 5 und 6.
Vereinbaren Sie die Routine im Gespräch, und lassen Sie den Mandanten sie schriftlich bestätigen. Schritt 7 hält fest, an welchem Tag im Monat der Mandant seine Unterlagen teilt, und in Schritt 8 bestätigt der Mandant die Routine über den öffentlichen Link.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.