Steuerkanzlei · Lohnbuchhaltung
Lohnabrechnung für Mandanten
Rechnen Sie die Löhne jedes Mandanten in jedem Zeitraum gleich ab, ohne Ein- und Austritten und Stunden per E-Mail hinterherzulaufen. Der Mandant meldet Änderungen und gibt die Abrechnung über einen öffentlichen Link frei, und nichts geht an den Mandanten, bevor die Leitung Lohnbuchhaltung die Berechnung freigibt.
- Dauer: 3 bis 5 Arbeitstage pro Abrechnungszeitraum
- Wie oft: In jedem Abrechnungszeitraum, für jeden Lohnmandanten
- Schritte: 8 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Ein- und Austritte und Stunden kommen bis zur letzten Minute per E-Mail, Telefon und Tabelle.
Fehlende Gehälter und Eintrittsdaten fallen erst während der Abrechnung auf.
Die Abrechnung geht ohne zweite Prüfung an den Mandanten.
Das OK des Mandanten ist eine Antwort irgendwo in einem E-Mail-Verlauf.
Mit der Vorlage
Der Mandant meldet jede Änderung des Zeitraums vor dem Meldeschluss über einen Link.
Ein KI-Agent listet fehlende Angaben vorab auf, und der Lohnbuchhalter klärt sie mit dem Mandanten.
Die Lohnauswertung wartet an der Freigabeprüfung der Leitung Lohnbuchhaltung.
Der Mandant gibt die Abrechnung mit Namen über den öffentlichen Link frei, bevor die Zahlungsdatei hinausgeht.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Der Meldeschluss des Abrechnungszeitraums naht. Der Lohnbuchhalter startet die Ausführung des Mandanten mit Abrechnungszeitraum und Zahltag.
- 1
Abrechnungszeitraum eröffnen und Änderungen anfordern
5 Arbeitstage vor dem ZahltagLohnbuchhalter · Team
Schließen Sie den letzten Zeitraum ab und senden Sie dem Mandanten den öffentlichen Link zur Ausführung mit dem Meldeschluss für die Änderungen dieses Zeitraums.
Checkliste
- Letzter Zeitraum abgeschlossen
- Öffentlichen Link an die Ansprechperson gesendet
- Meldeschluss mitgeteilt
Auszufüllende Felder
- Mandantenname (Pflichtfeld)
- Abrechnungszeitraum (Pflichtfeld)
- Zahltag (Pflichtfeld)
- 2
Lohnänderungen melden
Bis zum MeldeschlussAnsprechperson beim Mandanten · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link meldet der Mandant Eintritte, Austritte, Gehaltsänderungen, Stunden, Überstunden, Prämien und Fehlzeiten des Zeitraums oder bestätigt, dass es keine gibt.
Checkliste
- Eintritte mit Datum und Gehalt gemeldet
- Austritte mit letztem Arbeitstag gemeldet
- Stunden, Überstunden und Fehlzeiten eingetragen
Auszufüllende Felder
- Änderungen in diesem Zeitraum (Pflichtfeld)
- Link zu den Stundenzetteln
- Zahl der abzurechnenden Mitarbeitenden (Pflichtfeld)
- 3
Änderungen auf fehlende Angaben prüfen
Tag des MeldeschlussesÄnderungsprüfer · KI-Agent
Der Änderungsprüfer legt die Änderungen des Mandanten neben die Checkliste aus seinen Anweisungen und listet auf, was fehlt oder auffällt, etwa ein Eintritt ohne Datum oder Gehalt oder ein Austritt ohne letzten Arbeitstag.
Auszufüllende Felder
- Fehlende oder auffällige Punkte (Pflichtfeld)
Geprüft von: Der Lohnbuchhalter klärt die Liste in Schritt 4 mit dem Mandanten, und die Leitung Lohnbuchhaltung gibt die Abrechnung in Schritt 5 frei.
- 4
Löhne abrechnen
4 Arbeitstage vor dem ZahltagLohnbuchhalter · Team
Klären Sie die Liste des Änderungsprüfers mit dem Mandanten, erfassen Sie die Änderungen, rechnen Sie ab und erklären Sie danach jede Abweichung zum letzten Zeitraum. Hat der Mandant Fehlendes nicht geliefert, markieren Sie die Ausführung als blockiert und notieren Sie, was.
Checkliste
- Fehlende Punkte mit dem Mandanten geklärt
- Änderungen erfasst
- Abweichungen zum letzten Zeitraum erklärt
Auszufüllende Felder
- Summe Brutto (Pflichtfeld)
- Summe Netto (Pflichtfeld)
- Link zur Lohnauswertung (Pflichtfeld)
- Abweichungen zum letzten Zeitraum (Pflichtfeld)
- 5
Abrechnung prüfen und freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendet3 Arbeitstage vor dem ZahltagLeitung Lohnbuchhaltung · Team
Prüfen Sie die Lohnauswertung gegen die Änderungen des Mandanten und die erklärten Abweichungen, und geben Sie die Berechnung frei.
Checkliste
- Änderungen passen zur Meldung des Mandanten
- Ein- und Austritte richtig abgerechnet
- Abweichungen zum letzten Zeitraum erklärt
Auszufüllende Felder
- Prüfnotizen
Freigabe: Die Lohnauswertung geht erst an den Mandanten, wenn die Leitung Lohnbuchhaltung sie freigibt.
- 6
Abrechnung zur Zahlung freigeben
2 Arbeitstage vor dem ZahltagAnsprechperson beim Mandanten · Öffentlicher Link
Der Lohnbuchhalter schickt dem Mandanten die freigegebene Lohnübersicht per E-Mail. Über den öffentlichen Link gibt der Mandant sie zur Zahlung frei oder notiert, was zu korrigieren ist.
Auszufüllende Felder
- Entscheidung (Pflichtfeld)
- Freigegeben von (Pflichtfeld)
- Was zu korrigieren ist
- 7
Zahlungsdatei und Lohnabrechnungen senden
1 Arbeitstag vor dem ZahltagLohnbuchhalter · Team
Sobald Schritt 6 die Freigabe des Mandanten zeigt, senden Sie ihm die Zahlungsdatei zur Freigabe in seiner Bank und den Mitarbeitenden ihre Lohnabrechnungen.
Checkliste
- Freigabe des Mandanten in Schritt 6 geprüft
- Zahlungsdatei an den Mandanten gesendet
- Lohnabrechnungen an die Mitarbeitenden gesendet
Auszufüllende Felder
- Lohnabrechnungen gesendet am (Pflichtfeld)
- 8
Meldungen abgeben und den Zeitraum abschließen
Nach dem ZahltagLohnbuchhalter · Team
Geben Sie die Meldungen ab, die die Behörden verlangen, senden Sie die Lohnbuchungen an die Finanzbuchhaltung und schließen Sie den Zeitraum in der Lohnsoftware ab.
Checkliste
- Meldungen abgegeben
- Lohnbuchungen an die Finanzbuchhaltung gesendet
- Zeitraum in der Lohnsoftware abgeschlossen
Auszufüllende Felder
- Referenz der Meldung (Pflichtfeld)
Fertig, wenn
Der Mandant hat die Abrechnung freigegeben, die Mitarbeitenden haben ihre Lohnabrechnungen, die Zahlungsdatei liegt beim Mandanten, und die Meldungen sind abgegeben.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Änderungsprüfer
Prüft die Lohnänderungen des Mandanten auf fehlende Angaben, bevor abgerechnet wird.
Was er tut
- Liest die Änderungen und die abgehakte Checkliste des Mandanten in der Ausführung
- Prüft sie gegen die Liste der Pflichtangaben aus den Anweisungen seines Schritts
- Hält fehlende oder auffällige Punkte in seinem Schritt fest
Geprüft von: Der Lohnbuchhalter klärt die Liste in Schritt 4 mit dem Mandanten, und die Leitung Lohnbuchhaltung gibt die Abrechnung in Schritt 5 frei.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Geben Sie dem Mandanten einen Ort für alle Änderungen des Zeitraums, mit klarem Meldeschluss. Schritt 1 sendet den öffentlichen Link mit dem Meldeschluss, und in Schritt 2 meldet der Mandant Ein- und Austritte, Stunden und Prämien oder bestätigt, dass es keine gibt.
Erklären Sie jede Abweichung zum letzten Zeitraum, und lassen Sie eine zweite Person die Berechnung freigeben. In Schritt 4 hält der Lohnbuchhalter Summen und Abweichungen fest, und Schritt 5 ist eine Freigabeprüfung, in der die Leitung Lohnbuchhaltung die Abrechnung freigibt.
Fragen Sie die Freigabe über denselben Link ab, über den der Mandant die Änderungen gemeldet hat, mit Namen. In Schritt 6 gibt der Mandant die Abrechnung frei oder notiert, was zu korrigieren ist, und in Schritt 7 prüft der Lohnbuchhalter diese Freigabe, bevor die Zahlungsdatei hinausgeht.
Lassen Sie KI die gemeldeten Änderungen auf fehlende Angaben prüfen, und lassen Sie Berechnung und Freigaben bei Menschen. In Schritt 3 listet der Änderungsprüfer fehlende oder auffällige Punkte auf, und in Schritt 4 und 5 prüfen Lohnbuchhalter und Leitung Lohnbuchhaltung sie.
Fragen Sie im Schritt des Mandanten die Angaben ab, die jeder Ein- und Austritt braucht, und prüfen Sie sie vor der Abrechnung. Schritt 2 fragt Eintrittsdatum, Gehalt und letzten Arbeitstag ab, Schritt 3 listet auf, was fehlt, und Schritt 5 prüft, ob Ein- und Austritte richtig abgerechnet sind.
Führen Sie jeden Abrechnungszeitraum jedes Mandanten als eigene Ausführung, mit dem Zahltag von Anfang an. Schritt 1 hält den Zahltag fest, jeder Schritt ist in Arbeitstagen vor dem Zahltag geplant, und eine Ausführung, die auf den Mandanten wartet, wird in Schritt 4 als blockiert markiert.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.